Optimice su proceso de gestión financiera y garantice el cumplimiento normativo con la automatización del flujo de trabajo de autoservicio.
Una encuesta reciente reveló que los trabajadores dedican al menos el 25 % de la semana laboral (más de dos horas al día) a buscar la información que necesitan para realizar su trabajo. Este reto se agrava en el mundo de la contabilidad, donde la falta de información puede obligarle a buscar en hojas de cálculo o correos electrónicos antiguos, especialmente en la temporada de declaración de impuestos.
Si necesita una forma sencilla y conforme a la normativa para gestionar los registros financieros y los gastos de su empresa (sin todas las funciones superfluas del software fiscal tradicional), la automatización del flujo de trabajo puede serle de ayuda.
Buscar las piezas que faltan causa estrés innecesario.
Cuando la recopilación de datos es lenta, onerosa o propensa a errores, los datos se pierden y faltan piezas. Estas piezas que faltan pueden ser de todo tipo. Es fácil que se omitan o se olviden preguntas, especialmente porque cada pregunta puede dar lugar a muchas más, y a menudo lo hace. Los formularios de admisión contienen muchas posibilidades: cada fuente de ingresos, tipo de activo, deducción, etc., abre un flujo fiscal completamente nuevo que debe seguirse escrupulosamente para garantizar que la empresa de contabilidad pueda aprovechar sus conocimientos y habilidades especializados.
Estas piezas que faltan causan fricciones en la admisión cuando los contables van y vienen, ya sea internamente o con el cliente, pero también pueden ser una fuente de problemas durante las revisiones anuales. Por ejemplo, obtener las declaraciones anuales de todos los clientes puede requerir una enorme cantidad de energía y generar muchas posibilidades de error. Los intercambios de correos electrónicos causan retrasos y, a menudo, el proceso se comprueba con hojas de cálculo que pueden transmitir fácilmente diferentes errores que provocan problemas cuando se carga la firma electrónica.
Automatización del flujo de trabajo: el héroe olvidado de su estrategia de gestión financiera
La automatización del flujo de trabajo es a menudo el héroe olvidado de una gestión financiera y unas operaciones presupuestarias eficientes y estratégicas. El software de flujo de trabajo le permite reunir toda la información necesaria en un mismo lugar, lo que facilita la validación y verificación de que toda la información relevante se ha recopilado y procesado con precisión. En lugar de esperar a que se complete la información que falta y hacer un seguimiento, la automatización del flujo de trabajo garantiza que el cliente sepa exactamente lo que se le pide. Los campos obligatorios hacen que sea imposible saltarse un paso, y las condiciones de los formularios integrados garantizan que, cuando un dato desbloquea una serie de flujos fiscales adicionales, esos flujos adicionales se pongan en cola y se solicite la información adicional necesaria.
La automatización del flujo de trabajo no solo se utiliza para la admisión, sino también para las revisiones anuales. En lugar de enviar correos electrónicos individuales a cada cliente, las plataformas de automatización del flujo de trabajo suelen permitir a los usuarios solicitar información de forma masiva. Por ejemplo, en lugar de enviar manualmente un correo electrónico a cada cliente para solicitarle la información necesaria para su declaración de impuestos anual, imagínese ejecutar un sencillo script que envíe «masivamente» cientos o miles de correos electrónicos a la vez. Cada correo electrónico podría proporcionar un formulario de autoservicio para la información del cliente y, con las mismas preguntas condicionales, garantizar que todo se resuelva a la primera. Por último, el proceso de firma electrónica puede integrarse fácilmente en el marco de flujo de trabajo más amplio, de modo que, en lugar de gestionar AdobeSign o DocuSign por separado para cada cliente, el flujo de trabajo puede enviar automáticamente los formularios correctos para su firma.
Los impuestos son complicados, pero la automatización del flujo de trabajo simplifica los procesos de admisión y anuales para garantizar que los profesionales puedan dedicar menos tiempo a buscar la información adecuada y más tiempo a ofrecer asesoramiento experto y soluciones basadas en datos.
No es necesario ser un profesional de los impuestos para que el flujo de trabajo le ayude con sus sistemas de gestión financiera y presupuestaria. Otros flujos de trabajo en el sector incluyen:
Descubra cómo la automatización del autoservicio permite a los empleados de todos los niveles de su organización agilizar, estandarizar y mejorar los procesos, en todos los departamentos y en todo el mundo.
