Flujo de trabajo de la semana: Agilizar la evaluación de riesgos en la incorporación de socios

¿Una de las razones por las que los socios pueden tardar más en incorporarse? Es posible que se les considere arriesgados. Quizás en el pasado, este socio no pudo cumplir los términos del contrato, o tal vez tiene oficinas en una región políticamente inestable. Las oficinas situadas en lugares donde el gobierno local tiene acceso a sus datos o patentes, por ejemplo, también podrían considerarse más arriesgadas. Estos socios deben ser objeto de un mayor escrutinio, ser atendidos por gestores de socios sénior o ser rechazados. 

Cuando los socios de riesgo pasan por el proceso de incorporación sin avisar al equipo de socios, el propio equipo de socios se pone en riesgo. Y lo que es más importante, su condición de «riesgo» a menudo ralentiza el proceso y al equipo, ya que los detalles y los siguientes pasos se resuelven de forma ad hoc. Sin embargo, con la automatización del flujo de trabajo, los socios de alto riesgo serán rechazados rápidamente en función de los criterios aprobados, y los socios de riesgo medio-alto serán remitidos a los gerentes para que se ocupen de ellos. Dependiendo del tipo de riesgo y de la gravedad del mismo, estas relaciones se clasificarán y se enviarán automáticamente al responsable adecuado, ya sea un gestor de socios o un miembro del equipo jurídico y de riesgos.  

La incorporación de socios tiene mucho en común con la la incorporación de empleadosy, al igual que esta, puede optimizarse y mejorarse considerablemente mediante la automatización de los flujos de trabajo. Pero a diferencia de la incorporación de empleados, que comienza en el momento de la contratación, la incorporación de socios implica una evaluación de riesgos. Solo después de superar la evaluación de riesgos puede comenzar la incorporación a pleno rendimiento. 

Saber qué constituye un riesgo puede ser especialmente complicado en casos puntuales y, sin la automatización del flujo de trabajo, está sujeto a errores humanos. Sin un flujo de trabajo que calcule el riesgo basándose en los factores disponibles, saber qué socios son arriesgados es como dar palos en la oscuridad. Sin embargo, con una herramienta de plataforma robusta, las diferentes variables que conducen a un resultado de alto riesgo se pueden calcular automáticamente en el back-end, sin que nadie de su equipo tenga que sacar la calculadora. El flujo de trabajo tiene en cuenta una combinación de factores para calcular una «puntuación de riesgo», que determina lo que sucederá a continuación con el socio en cuestión. Algunos de los factores son: 

• Ubicación
• Antecedentes
• Tamaño de la empresa
• Restricciones legales

Cuando los socios superan la evaluación de riesgos con éxito, el resto del proceso de incorporación puede desarrollarse fácilmente. Un formulario de evaluación de riesgos de socios permitirá a los socios de bajo riesgo pasar rápidamente por el proceso de incorporación, proporcionándoles el contrato, el MSA y/o el NDA adecuados, configurándoles el acceso al portal de socios y asegurándose de que disponen de las credenciales para los sistemas a los que necesitan acceder. Algunas plataformas de flujo de trabajo incluso permiten iniciar flujos de trabajo adicionales desde el flujo de trabajo principal: por ejemplo, la evaluación de riesgos puede integrarse en un flujo de trabajo de incorporación que, de otro modo, sería independiente. 

Por otro lado, los socios más arriesgados pueden ser guiados hacia vías de escalamiento automático, en las que los expertos del equipo de socios o de riesgos supervisan y confirman el mejor enfoque. Los resultados son replicables, defendibles y pueden actualizarse o reconfigurarse a medida que el equipo de socios se adapta a nuevas situaciones. 

La automatización del flujo de trabajo es muy apreciada para gestionar procesos repetitivos, manuales y propensos a errores; incorporar a cualquier persona en cualquier momento siempre será un buen ejemplo de uso del flujo de trabajo. Pero el flujo de trabajo también es una herramienta increíblemente potente para gestionar los casos extremos que rodean la vía más común. No solo puede gestionar una gran cantidad de casos de incorporación simultáneamente, planteando las preguntas adecuadas en función de las entradas anteriores y enviando la información a los actores adecuados, sino que también es una forma excelente de gestionar casos con complejidades replicables, como las evaluaciones de riesgos.