Catholic United Financial está aprovechando el poder de la tecnología de automatización de documentos HotDocs para proporcionar de manera eficiente seguros de vida, planes de jubilación y planes de ahorro a más de 72 000 de sus clientes miembros.
La tecnología HotDocs ha permitido a Catholic United convertir sus formularios de pólizas en plantillas dinámicas de HotDocs y transformar un proceso de producción de documentos costoso, lento y con un gran consumo de papel en una solución casi sin papel. Ahora, el personal y los clientes pueden acceder fácilmente a los documentos de pólizas finalizados a través de portales web en tiempo real.
Antes de implementar HotDocs, Catholic United producía todos sus documentos de pólizas de seguro de vida y rentas vitalicias utilizando tecnología de mainframe y procesos manuales. Aunque el sistema era robusto, consumía mucho papel, era difícil de mantener y resultaba costoso.
En un esfuerzo por brindar un mejor servicio a sus miembros y mejorar al mismo tiempo los procesos internos, Catholic United recurrió a HotDocs para facilitar una revisión integral del proceso de producción de documentos de la organización.
Catholic United tenía tres requisitos clave para que esta transformación fuera un éxito. En primer lugar, crear una solución que permitiera entregar de forma sencilla y cómoda la documentación electrónica de las pólizas de seguro de vida y de rentas vitalicias al personal de la oficina central, al equipo de ventas y a sus miembros. En segundo lugar, poner la creación, la gestión y el control de las plantillas de documentos en manos de la empresa para facilitar la gestión del proceso de generación de pólizas. En tercer lugar, se trataba de integrar electrónicamente los formularios de pólizas de HotDocs con FAST, una plataforma SaaS de administración de pólizas basada en la nube, y con OnBase, un sistema de digitalización de documentos que almacena e indexa todos los documentos finalizados en formato PDF.
Ahora que se han cumplido todos los requisitos y el sistema está plenamente operativo, todos los departamentos de Catholic United se han beneficiado. El departamento de TI ha eliminado su carga de trabajo de producción de documentos. Los empleados ahora tienen acceso rápido y fácil a los documentos electrónicos en tiempo real a través de un portal web FAST. Las plantillas de documentos se gestionan fácilmente a través de un sistema sencillo y fácil de usar. Y los equipos de ventas, atención al cliente, suscripción y apoyo a nuevos negocios ahora pueden revisar fácilmente la correspondencia de los miembros en tiempo real a través de un proceso sin papel.
La implementación de HotDocs ha proporcionado la ventaja adicional de generar documentos estandarizados con un aspecto renovado. Ahora, los clientes pueden acceder a los documentos completados a través de un portal seguro para miembros en el sitio web de Catholic United, donde pueden iniciar sesión fácilmente para ver todos sus documentos de pólizas en tiempo real y descargarlos o imprimirlos cómodamente en casa.
Al hablar sobre el éxito de la implementación de HotDocs, Steve Miller, director del programa del proyecto HotDocs y FAST, afirmó: «Hemos transformado por completo la forma en que creamos nuestra documentación sobre políticas. Nuestro proceso es mucho más eficiente, lo que nos permite ahorrar cientos de horas de trabajo cada mes y, al mismo tiempo, aumentar la calidad de nuestros documentos. Nuestros clientes se benefician directamente de estos cambios y están encantados con la mejora del nivel de servicio que se les ofrece a través de nuestro nuevo portal online para miembros».
Antes de HotDocs, se tardaba unos 35 minutos en generar una póliza típica. Tras la renovación del sistema, estos documentos se pueden producir ahora en 3 minutos.
Gary Eunson, director comercial de HotDocs, afirmó: «Aunque la reducción del 90 % en el tiempo de producción de documentos complejos de Catholic United parece casi demasiado buena para ser verdad, es totalmente representativa del éxito que otros clientes de HotDocs han experimentado en cuanto a ahorro de tiempo y mejoras en la precisión».
Para ver el caso práctico completo, visite el sitio web de HotDocs.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la Plataforma Avanzada de Automatización de Documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
