Catholic United Financial exploite la puissance de la technologie d'automatisation documentaire HotDocs pour fournir efficacement des assurances vie, des plans de retraite et d'épargne à plus de 72 000 de ses clients membres.
La technologie HotDocs a permis à Catholic United de convertir ses formulaires de police en modèles HotDocs dynamiques et de transformer un processus de production de documents coûteux, chronophage et gourmand en papier en une solution quasi sans papier. Les documents de police finalisés sont désormais facilement accessibles par le personnel et les clients via des portails Web en temps réel.
Avant la mise en œuvre de HotDocs, Catholic United produisait tous ses documents relatifs aux polices d'assurance vie et de rente à l'aide d'une technologie mainframe et de processus manuels. Bien que le système fût robuste, il nécessitait beaucoup de papier, était difficile à entretenir et coûteux.
Dans le but d'offrir un meilleur service à ses membres tout en améliorant ses processus internes, Catholic United s'est tourné vers HotDocs pour faciliter une refonte complète du processus de production de documents de l'organisation.
Catholic United avait trois exigences clés pour réussir cette transformation. La première consistait à créer une solution permettant de fournir de manière simple et pratique les documents électroniques relatifs aux polices d'assurance vie et de rente au personnel du siège social, à la force de vente et à ses membres. La deuxième consistait à confier la création, la gestion et le contrôle des modèles de documents à l'entreprise afin de faciliter la gestion du processus de génération des polices. Enfin, il fallait intégrer électroniquement les formulaires de police HotDocs à FAST, une plateforme SaaS de gestion des polices d'assurance basée sur le cloud, et à OnBase, un système d'imagerie documentaire qui stocke et indexe tous les documents finalisés au format PDF.
Maintenant que toutes les exigences ont été satisfaites et que le système est pleinement opérationnel, tous les services de Catholic United en ont tiré profit. Le service informatique a éliminé sa charge de travail liée à la production de documents. Les employés ont désormais un accès rapide et facile aux documents électroniques en temps réel grâce à un portail web FAST. Les modèles de documents sont facilement gérés grâce à un système simple et convivial. Et les équipes des ventes, du service aux membres, de la souscription et du soutien aux nouvelles activités peuvent désormais consulter facilement la correspondance des membres en temps réel grâce à un processus sans papier.
La mise en œuvre de HotDocs a apporté un avantage supplémentaire : la génération de documents standardisés avec une apparence et une ergonomie modernisées. Les documents finalisés sont désormais accessibles aux membres clients via un portail membre en ligne sécurisé sur le site Web de Catholic United, où les membres peuvent facilement se connecter pour consulter tous leurs documents de police en temps réel et les télécharger ou les imprimer facilement chez eux.
Au sujet du succès de la mise en œuvre de HotDocs, Steve Miller, responsable du programme HotDocs et FAST, a déclaré : « Nous avons complètement transformé notre façon de créer nos documents relatifs aux politiques. Notre processus est désormais beaucoup plus efficace, ce qui nous permet d'économiser des centaines d'heures de travail chaque mois tout en améliorant la qualité de nos documents. Nos clients bénéficient directement de ces changements et apprécient le niveau de service amélioré qui leur est offert grâce à notre nouveau portail en ligne réservé aux membres. »
Avant HotDocs, il fallait environ 35 minutes pour générer une police type. Après la refonte du système, ces documents peuvent désormais être produits en 3 minutes.
Gary Eunson, directeur commercial chez HotDocs, a déclaré : « Même si la réduction de 90 % du temps de production de documents complexes chez Catholic United semble presque trop belle pour être vraie, elle est tout à fait représentative du succès rencontré par d'autres clients de HotDocs en termes de gain de temps et d'amélioration de la précision. »
Pour consulter l'étude de cas complète, rendez-vous sur le site Web de HotDocs.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
