Catholic United Financial nutzt die Leistungsfähigkeit der Dokumentenautomatisierungstechnologie von HotDocs, um mehr als 72.000 seiner Kunden effizient Lebensversicherungen, Altersvorsorge- und Sparpläne anzubieten.
Dank der HotDocs-Technologie konnte Catholic United seine Versicherungsformulare in dynamische HotDocs-Vorlagen umwandeln und einen kostspieligen, zeitaufwändigen und papierintensiven Dokumentenerstellungsprozess in eine nahezu papierlose Lösung verwandeln. Fertige Versicherungsdokumente sind nun für Mitarbeiter und Kunden über webbasierte Echtzeit-Portale leicht zugänglich.
Vor der Einführung von HotDocs erstellte Catholic United alle Dokumente für Renten- und Lebensversicherungen mithilfe von Mainframe-Technologie und manuellen Prozessen. Das System war zwar robust, aber sehr papierintensiv, schwer zu warten und kostspielig.
Um seinen Mitgliedern einen besseren Service zu bieten und gleichzeitig die internen Prozesse zu verbessern, wandte sich Catholic United an HotDocs, um eine umfassende Überarbeitung des Dokumentenerstellungsprozesses der Organisation zu ermöglichen.
Catholic United hatte drei wichtige Anforderungen, um diese Umstellung erfolgreich zu gestalten. Erstens sollte eine Lösung geschaffen werden, die eine einfache und bequeme Zustellung von elektronischen Renten- und Lebensversicherungspolicen an die Mitarbeiter in der Zentrale, den Außendienst und die Mitglieder ermöglicht. Zweitens sollte die Erstellung, Verwaltung und Kontrolle der Dokumentvorlagen in die Hände des Unternehmens gelegt werden, um den Prozess der Policenerstellung einfacher zu gestalten. Drittens sollten die HotDocs-Versicherungsformulare elektronisch in FAST, eine cloudbasierte SaaS-Plattform für die Verwaltung von Versicherungspolicen, und in OnBase, ein Dokumenten-Imaging-System, das alle fertiggestellten Dokumente im PDF-Format speichert und indexiert, integriert werden.
Nachdem nun alle Anforderungen erfüllt sind und das System voll funktionsfähig ist, profitieren alle Abteilungen von Catholic United davon. Die IT-Abteilung hat ihren Arbeitsaufwand für die Dokumentenerstellung eliminiert. Die Mitarbeiter haben nun über ein webbasiertes FAST-Portal schnellen und einfachen Zugriff auf elektronische Dokumente in Echtzeit. Dokumentvorlagen lassen sich über ein einfaches, benutzerfreundliches System leicht verwalten. Und die Teams für Vertrieb, Mitgliederservice, Underwriting und Neugeschäft können nun die Korrespondenz mit den Mitgliedern über einen papierlosen Prozess in Echtzeit leicht überprüfen.
Die Implementierung von HotDocs hat den zusätzlichen Vorteil gebracht, dass standardisierte Dokumente mit einem aktualisierten Erscheinungsbild erstellt werden können. Fertige Dokumente sind nun für Kundenmitglieder über ein sicheres Online-Mitgliederportal auf der Website von Catholic United zugänglich, wo sich Mitglieder einfach anmelden können, um alle ihre Versicherungsunterlagen in Echtzeit einzusehen und bequem zu Hause herunterzuladen oder auszudrucken.
Steve Miller, Programmmanager des HotDocs- und FAST-Projekts, äußerte sich zum Erfolg der HotDocs-Implementierung wie folgt: „Wir haben die Art und Weise, wie wir unsere Versicherungsunterlagen erstellen, komplett umgestellt. Unser Prozess ist jetzt wesentlich effizienter, wodurch wir jeden Monat Hunderte von Arbeitsstunden einsparen und gleichzeitig die Qualität unserer Dokumente verbessern konnten. Unsere Kunden profitieren direkt von diesen Änderungen und schätzen den verbesserten Service, den sie über unser neues Online-Mitgliederportal erhalten.“
Vor der Einführung von HotDocs dauerte die Erstellung einer typischen Police etwa 35 Minuten. Nach der Systemüberarbeitung können diese Dokumente nun in 3 Minuten erstellt werden.
Gary Eunson, Commercial Director bei HotDocs, erklärte: „Obwohl die 90-prozentige Reduzierung der Produktionszeit für komplexe Dokumente bei Catholic United fast zu gut erscheint, um wahr zu sein, ist sie doch absolut repräsentativ für den Erfolg, den andere HotDocs-Kunden in Bezug auf Zeitersparnis und Genauigkeitsverbesserungen erzielt haben.“
Die vollständige Fallstudie finden Sie auf der HotDocs-Website.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf HotDocs.com veröffentlicht. Im Juni 2024 übernahm Mitratech die Advanced Document Automation Platform, HotDocs. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
