La Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) de la Administración Trump y su director, Craig Leen, resucitaron la Verificación de Cumplimiento, lo que en algunos círculos se conoce como una evaluación de cumplimiento «ligera». Una Verificación de Cumplimiento es una herramienta que la OFCCP afirma que utilizará para determinar si un contratista o subcontratista federal ha mantenido los registros requeridos relacionados con el cumplimiento de la acción afirmativa. Básicamente, una verificación de cumplimiento es un indicador inicial de si un contratista ha desarrollado algunos de los elementos básicos y fundamentales para cumplir con las obligaciones de acción afirmativa.
Breve historia de los controles de cumplimiento normativo
Aunque no es tan intrusiva como una evaluación de cumplimiento completa, una verificación de cumplimiento no debe tomarse a la ligera, ya que superarla con éxito implicará mucho más trabajo del que muchos contratistas federales pueden creer. No superar la verificación podría acarrear graves consecuencias, como una evaluación de cumplimiento completa, si la OFCCP considera que el incumplimiento es una razón neutra para programar una auditoría más profunda.
Tal y como se concibió y aplicó inicialmente a principios de la Administración Clinton, una comprobación de cumplimiento era lo que se denominaba una «conversación de café», es decir, una breve reunión cara a cara de media hora entre un responsable de cumplimiento de la OFCCP y un contratista federal para examinar algunos elementos básicos del cumplimiento de la acción afirmativa. El responsable de cumplimiento examinaba un elemento de cada una de las «leyes» que aplica la OFCCP: la Orden Ejecutiva 11246, la Sección 503 de la Ley Federal de Rehabilitación y la Ley de Asistencia para la Readaptación de los Veteranos de la Era de Vietnam (VEVRAA).
Las verificaciones de cumplimiento fueron esencialmente eliminadas durante la administración Bush (II) por ser demasiado costosas de implementar. Esto era especialmente cierto en las zonas rurales de Estados Unidos, donde los funcionarios encargados del cumplimiento tenían que realizar largos desplazamientos solo para mantener una conversación de 30 minutos in situ. En 2005, la OFCCP publicó una norma definitiva que eliminaba el requisito de que un responsable de cumplimiento de la agencia realizara una visita física a las instalaciones de un contratista para llevar a cabo una inspección de cumplimiento. Este cambio normativo permite actualmente a los contratistas federales elegir entre una visita personal a sus instalaciones o el envío de materiales a la OFCCP como forma de inspección de cumplimiento «desde el escritorio». En los últimos años, la administración Obama ha abandonado por completo las inspecciones de cumplimiento como herramienta de auditoría.
¿Por qué es importante?
La Lista de Anuncios de Programación Corporativa (CSAL) de marzo de 2019 de la OFCCP, publicada en el sitio web de la agencia, identificó unos 3500 establecimientos seleccionados para algún tipo de revisión de cumplimiento, incluidas 500 verificaciones de cumplimiento. Estos establecimientos suelen tener un número menor de empleados y fueron seleccionados a nivel regional por la OFCCP. Además, según su justificación de abril de 2019 a la Oficina de Gestión y Presupuesto (OMB) en la que proponía cartas de programación nuevas y revisadas, la OFCCP prevé realizar hasta 1000 comprobaciones de cumplimiento al año. Por lo tanto, para justificar su asignación presupuestaria y lograr un aumento considerable del número total de evaluaciones de cumplimiento con su personal cada vez más reducido, la OFCCP debe aumentar significativamente el uso de las comprobaciones de cumplimiento.
¿En qué consiste una comprobación de cumplimiento?
Una verificación de cumplimiento implica la documentación de que un contratista federal ha cumplido al menos un elemento importante de cada una de las fuentes de no discriminación aplicadas por la OFCCP:
- Orden ejecutiva 11246(así como la sección 503 y la VEVRAA): resultados del plan de acción afirmativa del año anterior.
- VEVRAA: ejemplos de anuncios de empleo, incluidas las listas de las agencias estatales de servicios de empleo.
- Sección 503: Ejemplos de adaptaciones para personas con discapacidades.
A primera vista, lo que exige una verificación de cumplimiento a un contratista parece bastante básico. Después de todo, la justificación de la carta de programación de la OFCCP a la OMB estima que cada contratistasolotardarádos (2) horasen reunir los materiales aplicables para una verificación de cumplimiento. Sin embargo, echemos un vistazo a lo que realmente implica.
- Resultados del AAP del año anterior (Orden Ejecutiva, Sección 503, VEVRAA)
Este primer elemento de la verificación de cumplimiento exige esencialmente que el contratista haya preparado ya el análisis estadístico completo del plan de acción afirmativa de la Orden Ejecutiva del año anterior, incluyendo el análisis de disponibilidad, el análisis de utilización y los objetivos de colocación. Lo único que no es necesario en una verificación de cumplimiento son los informes narrativos del AAP, que a menudo contienen una cierta cantidad de lenguaje «estándar». Para los AAP de la Sección 503 y la VEVRAA, esto también requiere un seguimiento completo de la discapacidad de los empleados y la demografía de los veteranos, así como la creación de un análisis de utilización (los objetivos para las personas con discapacidad) y un análisis de referencia (los objetivos para los veteranos protegidos). Por lo tanto, a pesar del aparente alcance limitado de la información que realmente hay que presentar, llegar a ese punto seguirá siendo una «carrera frenética» si el contratista aún no ha completado sus planes de acción afirmativa. La OFCCP cree que un número considerable de contratistas federales no preparan sus AAP hasta recibir una carta de programación, momento en el que comienza la loca carrera.La carta de programación de la verificación de cumplimiento de la OFCCP y las preguntas frecuentes también indican que la agencia exigirá a los contratistas que presenten información sobre los esfuerzos de buena fe realizados para alcanzar los objetivos de colocación de su AAP de la Orden Ejecutiva, así como una evaluación completa de la eficacia de los esfuerzos de reclutamiento y divulgación dirigidos a personas con discapacidades y veteranos protegidos. En definitiva, este primer elemento de la verificación de cumplimiento abarca una cantidad considerable de documentación y datos que, de otro modo, se exigirían en la lista detallada para una evaluación completa del cumplimiento. - Ejemplos de anuncios de empleo, incluyendo listados con el ESDS estatal
Si un contratista no ha publicado sus vacantes en el Sistema de Prestación de Servicios de Empleo (ESDS) correspondiente, este segundo elemento de la verificación de cumplimiento será realmente problemático. Un contratista no podrá proporcionar retroactivamente la documentación de los anuncios publicados en las agencias de empleo. En otras palabras, un contratista no puede «reinventar la rueda» y presentar ahora anuncios en el ESDS para puestos vacantes que ya han sido cubiertos y para los que no se realizó ningún anuncio en el ESDS. Los responsables de cumplimiento de la OFCCP suelen comprobar esto antes de iniciar una auditoría. Esto por sí solo es una buena razón para que los contratistas federales utilicen un proveedor externo que pueda actuar como «centro de intercambio de información» para enviar anuncios de vacantes tanto a organizaciones de defensa de intereses especiales como a las agencias ESDS pertinentes. - Ejemplos de adaptaciones realizadas para personas con discapacidad
Se desconoce con exactitud cuántos «ejemplos» serán suficientes para satisfacer a un responsable de cumplimiento de la OFCCP en relación con este tercer elemento de la verificación de cumplimiento. Sin embargo, con un poco de memoria y la documentación existente, es probable que se puedan crear ejemplos de adaptaciones y resultados de forma retroactiva sin demasiada dificultad. Al fin y al cabo, por ahora se trata simplemente de «ejemplos» y no del conjunto completo de solicitudes de adaptación. Es posible que ya exista documentación en recursos humanos relacionada con el cumplimiento de otras leyes federales, como la Ley de Estadounidenses con Discapacidades o la Ley de Licencia Médica Familiar. La información sobre las adaptaciones laborales puede estar aún más fácilmente disponible si un contratista utiliza un proveedor de servicios externo para la gestión de las bajas y las discapacidades.
El próximo horizonte
Aunque aún no ha sido aprobada, la carta revisada propuesta por la OFCCP a la OMB para programar la verificación de cumplimiento contiene algunos cambios sutiles, pero significativos. En primer lugar, si un contratista decide no someterse a una visita in situ, la carta de programación de la verificación de cumplimiento propuesta exige que todos los datos y materiales se presenten por vía electrónica. En segundo lugar, deben presentarse los planes de acción afirmativa reales elaborados de conformidad con la Orden Ejecutiva 11246, la Sección 503 y la VEVRAA, y no solo los«resultados del año anterior». En tercer lugar, se exigirán todas las solicitudes de adaptación para personas con discapacidad (y las medidas adoptadas), y no solo«ejemplos». En esta fase preliminar, no hay motivos para creer que las propuestas de la OFCCP no vayan a ser aprobadas por la OMB.
Conclusión
Es evidente que una verificación de cumplimiento no es tan intrusiva ni tan compleja como una evaluación de cumplimiento «tradicional». Tampoco es probable que se prolongue indefinidamente como una revisión completa del establecimiento. Sin embargo, una verificación de cumplimiento no es algo que deba descartarse, ya que implica un número considerable de elementos de la lista detallada que, de otro modo, se requerirían en una auditoría completa. La verificación de cumplimiento también debe tomarse en serio porque un cumplimiento deficiente, o la falta total de cumplimiento, puede proporcionar a la OFCCP una justificación objetiva para someter al contratista a una evaluación de cumplimiento completa en el futuro.
Gary Chamberlin es el presidente del grupo de práctica de Acción Afirmativa y Contratistas Gubernamentales de Miller Johnson. Si tiene alguna pregunta sobre este artículo, o sobre la OFCCP/acción afirmativa y cuestiones de cumplimiento de los contratistas gubernamentales, no dude en ponerse en contacto con Gary directamente en[email protected]o en el (616) 831-1709. Hay otros recursos disponibles en el sitio web de Miller Johnson (www.millerjohnson.com).
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
