特朗普政府的联邦合同合规项目办公室（OFCCP）及其主任克雷格-莱恩（Craig Leen）复活了合规检查（Compliance Check）--在某些圈子里被称为合规评估 "灯"。合规性检查是 OFCCP 声称将用来确定联邦承包商或分包商是否保存了与平权行动合规性有关的必要记录的一种工具。从根本上说，合规性检查是一个初步指标，表明承包商是否已经制定了遵守平权行动义务的一些基本和基础要素。
合规性检查简史
虽然合规性检查的侵入性远不如全面合规性评估，但也不能掉以轻心，因为成功通过合规性检查所涉及的工作要比许多联邦承包商可能认为的多得多。如果 OFCCP 认为不合规是安排更深入审计的中性理由，那么未能通过审查可能会导致严重后果，例如全面合规性评估。
按照最初的设想并在克林顿政府初期实施，合规检查是一种所谓的 "咖啡谈话"--OFCCP 合规官员与联邦承包商之间短暂的半小时面对面会议，检查平权行动合规的一些基本要素。合规官员将检查 OFCCP 所执行的每项 "法律 "中的一个项目：第 11246 号行政命令、《联邦康复法》第 503 条和《越战退伍军人调整援助法》（VEVRAA）。
由于实施成本过高，合规检查在布什（二世）政府时期基本上被取消了。在美国的农村地区尤其如此，合规官员需要长途跋涉，仅仅是为了进行 30 分钟的现场谈话。2005 年，联邦公平竞争和消费者保护署发布了一项最终规则，取消了机构合规官员为进行合规检查而亲自访问承包商机构的要求。目前，这项规则的修改允许联邦承包商选择亲自访问其机构，或向 OFCCP 寄送材料，作为 "案头审核 "合规检查的一种形式。近年来，奥巴马政府完全放弃了将合规检查作为一种审计工具。
为什么这很重要？
OFCCP 在其网站上公布了 2019 年 3 月的企业日程安排公告清单 (CSAL)，确定了约 3,500 家企业将接受某种形式的合规审查，包括 500 次合规检查。这些单位的雇员人数一般较少，将在 OFCCP 的地区一级进行选择。此外，根据其 2019 年 4 月向管理和预算办公室（OMB）提出新的和修订的日程安排函的理由，外国公平竞争办公室预计每年将进行多达 1,000 次合规检查。因此，为了证明其预算拨款的合理性，并在人员不断减少的情况下大幅增加合规性评估的总数，联邦公平竞争办公室必须大幅增加合规性检查的使用。
合规检查涉及哪些内容？
合规性检查涉及联邦承包商遵守 OFCCP 所执行的不歧视规定中每一规定的至少一项重要内容的证明文件：
- 第 11246 号行政命令（以及第 503 节和 VEVRAA 节） - 前一年平权行动计划的结果
- VEVRAA- 招聘广告范例，包括州就业服务机构的列表
- 第 503 条- 为残疾人提供便利的实例
从表面上看，合规检查对承包商的要求似乎相当基本。毕竟，OFCCP 提交给 OMB 的日程安排说明中估计，每个承包商只需花两（2）个小时来收集合规检查所需的适用材料。然而，让我们来看看真正涉及的内容。
- 前一年的 AAP 结果（行政命令、第 503 节、VEVRAA）
合规性检查的第一项内容基本上要求承包商已经准备好前一年完整的行政命令平权行动计划统计分析，包括可用性分析、利用率分析和安置目标。在合规性检查中，唯一不需要的步骤就是 AAP 的叙述性报告，这通常涉及一定量的 "模板 "语言。对于第 503 条和 VEVRAA AAP，这还要求对员工的残疾和退伍军人人口统计数据进行全面跟踪，并创建 "利用率分析"（针对残疾人士的目标）和 "基准分析"（针对受保护退伍军人的目标）。因此，尽管实际需要提交的信息表面上范围有限，但如果承包商尚未完成其平权行动计划，要达到这一点仍将是一个 "急刹车"。OFCCP 的 "合规检查 "日程安排信和 "常见问题 "还表明，该机构将要求承包商提交有关为实现其行政命令 "平权行动计划 "中的 "安置目标 "而付出的真诚努力的信息，以及对针对残疾人和受保护退伍军人的招聘和推广工作的有效性的全面评估。总而言之，第一项合规性检查要素包含了大量的文件和数据提交，而这些文件和数据提交是全面合规性评估所要求的。 - 招聘广告示例，包括在州就业服务系统（ESDS）中的列表
如果承包商没有在适用的 "就业服务提供系统"（ESDS）中列出空缺职位，那么第二项 "合规性检查 "要素就会出现问题。承包商将无法追溯性地提供在就业服务机构的列表文件。换句话说，承包商不能 "重起炉灶"，现在就提交 ESDS 列表，以填补已经填补但未在 ESDS 上列表的职位空缺。无论如何，OFCCP 合规官员通常会在审计开始前检查这一点。仅凭这一点，联邦承包商就有充分的理由使用第三方供应商，将其作为 "信息交换中心"，向特殊利益倡导组织发送职位空缺通知，并在适用的 ESDS 机构进行列表。 - 为残疾人提供便利的实例
究竟有多少 "示例 "足以让 OFCCP 合规官员满意这第三个 "合规性检查 "要素，目前还不得而知。不过，只要稍加记忆并查阅现有文件，就可能不费吹灰之力就能追溯到为残疾人提供的便利和取得的成果。毕竟，目前这些只是 "示例"，而不是所有的便利请求。人力资源部门可能已经存在与遵守其他联邦法律（如《美国残疾人法案》或《家庭医疗休假法案》）相关的文件。如果承包商使用第三方服务提供商进行休假和残疾管理，那么有关工作便利的信息可能更容易获得。
下一个地平线
OFCCP 提交给 OMB 的拟议修订版合规检查日程安排函虽然尚未获得批准，但包含了一些微妙但重要的变化。首先，如果承包商选择不进行现场访问，拟议的合规检查日程安排函要求以电子方式提交所有数据和材料。其次，必须提交根据第 11246 号行政命令、第 503 条和 VEVRAA 制定的实际书面平权行动计划，而不仅仅是"上一年的结果"。第三，必须提交为残疾人提供便利的所有请求（以及所采取的行动），而不仅仅是"例子"。在目前的初步阶段，没有理由认为 OFCCP 的建议不会得到 OMB 的批准。
结论
显然，合规检查不像 "传统 "合规评估那样具有侵入性或涉及面广。它也不可能像全面机构审查那样无休止地拖下去。但是，合规性检查并不能被忽视，因为它涉及到大量的逐项清单要素，而这些要素是全面审核所要求的。合规性检查也应认真对待，因为合规性检查做得不好，或完全没有做到合规性检查，可能会为 OFCCP 提供客观理由，使其在将来对承包商进行全面的合规性评估。
Gary Chamberlin 是 Miller Johnson 的平等权利行动和政府承包商业务团队的主席。如对本文或 OFCCP/平权行动和政府承包商合规事宜有任何疑问，请随时通过[email protected]或 (616) 831-1709 直接与 Gary 联系。其他资源请访问 Miller Johnson 网站(www.millerjohnson.com)。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
