Tras recibir más de 35 000 comentarios, el Departamento de Trabajo introdujo muy pocos cambios sustantivos en la norma propuesta, y la carga administrativa que esta norma supondrá para los contratistas afectados es considerable. Aunque no podemos abarcar aquí todos los detalles de los nuevos requisitos, esta descripción general revela en parte lo complicado y difícil que será cumplir con ellos.
¿Qué contratistas están cubiertos?
En general, los mismos contratistas que están cubiertos por las regulaciones que implementan la Orden Ejecutiva que establece un salario mínimo para los contratistas estarán cubiertos por estos nuevos requisitos. Específicamente, los empleadores con los siguientes contratos estarán obligados a proporcionar licencia por enfermedad remunerada a sus empleados cubiertos:
- Contratos de adquisición para obras de construcción cubiertos por la Ley Davis-Bacon (DBA)
- Contratos de servicio cubiertos por la Ley de Contratos de Servicio (SCA)
- Contratos de concesión, incluidos los contratos de concesión excluidos de la SCA.
- Contratos relacionados con propiedades o terrenos federales y relacionados con la prestación de servicios a empleados federales, sus dependientes o el público en general.
La Norma definitiva aclara que los contratos con el Servicio Postal de los Estados Unidos (USPS) pueden estar cubiertos por la Norma definitiva. Dado que el USPS no fue excluido expresamente por la Orden ejecutiva, el Departamento de Trabajo dedujo que los contratos de servicios con el USPS están cubiertos.
Los contratos no están cubiertos si están sujetos únicamente a las Leyes relacionadas con la DBA, son subvenciones, se celebran con tribus indígenas o están sujetos a la Ley Walsh-Healy de Contratos Públicos, es decir, contratos para la fabricación o el suministro de materiales, suministros, artículos o equipos al gobierno. Además, los requisitos solo se aplican a aquellos contratos, o partes de contratos, que se ejecutan en los Estados Unidos.
Los umbrales en dólares establecidos en la DBA y la SCA deben cumplirse antes de que un contratista principal quede cubierto (2000 dólares para la DBA y 2500 dólares para la SCA). Para otros contratos de adquisición, el umbral de cobertura es de 3500 dólares. Sin embargo, no existe un umbral monetario de cobertura para los contratos no relacionados con adquisiciones para concesiones o para subcontratos de contratos cubiertos.
¿Cuándo estarán cubiertos los contratistas?
La obligación de proporcionar baja remunerada por enfermedad a los empleados cubiertos se aplica a los nuevos contratos y a las sustituciones de contratos que expiran como resultado de licitaciones emitidas a partir del 1 de enero de 2017. Además, la norma se aplicará a los contratos vigentes antes del 1 de enero de 2017 si se renuevan, prorrogan o modifican a partir del 1 de enero de 2017.
¿Qué empleados tienen derecho a baja remunerada por enfermedad?
Los empleados que «realicen trabajos relacionados con» un contrato cubierto tendrán derecho a acumular y utilizar bajas por enfermedad remuneradas en determinadas circunstancias. Para estar cubiertos, los salarios de los empleados deben regirse por la DBA, la SCA o la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), incluidos aquellos empleados que estén exentos de los requisitos de horas extras de la FLSA.
Los empleados realizan trabajos «en relación con» un contrato cubierto si su trabajo implica los servicios específicos descritos en el contrato. Los empleados realizan un trabajo «en relación con» un contrato cubierto si sus actividades laborales son necesarias para el cumplimiento de dicho contrato, pero no participan directamente en los servicios específicos descritos en el contrato. Los ejemplos proporcionados por el Departamento de Trabajo (DOL) de empleados que realizan un trabajo «en relación con» un contrato son un guardia de seguridad que patrulla un sitio cubierto por la DBA y un empleado de nóminas que procesa los salarios de los empleados de la SCA.
La norma establece una excepción para los empleados que realizan trabajos «relacionados con» un contrato cubierto si dedican menos del 20 % de sus horas trabajadas en una semana laboral concreta a realizar trabajos relacionados con contratos cubiertos. Dichos empleados no tienen derecho a la prestación por baja remunerada por enfermedad. Sin embargo, esta exclusión no se aplica a los empleados que realizan trabajos «en» un contrato cubierto en cualquier momento durante una semana laboral.
¿Cuántos días de baja remunerada por enfermedad se deben conceder a los empleados cubiertos?
Los contratistas deben proporcionar al menos 1 hora de baja remunerada por enfermedad por cada 30 horas trabajadas en relación con un contrato cubierto, hasta un máximo de 56 horas al año (siete días de 8 horas). Aunque el Departamento de Trabajo propuso que se exigiera a los contratistas calcular la acumulación de baja remunerada por enfermedad de cada empleado «como mínimo al final de cada semana laboral», modificó el texto normativo para exigir la acumulación de baja remunerada por enfermedad solo al final de cada período de pago o de cada mes, lo que sea más corto. La baja remunerada por enfermedad se transfiere de un año de acumulación a otro, pero los contratistas no están obligados a permitir una acumulación total de más de 56 horas a la vez. Además, cualquier baja transferida no cuenta para las 56 horas del siguiente año de acumulación.
El uso de la baja por enfermedad remunerada depende del contratista, y no del contrato...
Por lo general, los empleados que son recontratados en el plazo de un año tienen derecho a que se les restituya el saldo de sus bajas remuneradas por enfermedad en el momento de la separación. Los contratistas no están obligados a pagar a los empleados que abandonan la empresa por las bajas por enfermedad no disfrutadas, pero si lo hacen, no se aplica la obligación de restituir el saldo de las bajas remuneradas por enfermedad. Además, el Departamento de Trabajo eliminó el requisito propuesto de que los contratistas sucesores asumieran el saldo de las bajas acumuladas por el empleado con el empleador anterior.
Además, la Norma definitiva no se aplica de forma inmediata a determinados empleados cubiertos por un convenio colectivo. Si un empleado trabaja bajo un convenio colectivo (CBA) que fue ratificado antes de la fecha en que se emitió la Norma definitiva (30 de septiembre de 2016) y el CBA proporciona al menos 56 horas de baja por enfermedad remunerada al año, los requisitos de la Norma definitiva no se aplican hasta que el CBA termine o hasta el 1 de enero de 2020, lo que ocurra primero. Sin embargo, si el CBA establece menos de 56 horas de baja remunerada por enfermedad, el contratista tendría que proporcionar una «complementación» de baja remunerada suficiente para igualar las 56 horas y poder beneficiarse de esta excepción temporal.
- Los empleados solo acumularán vacaciones pagadas por enfermedad cuando realicen trabajos «en» o «en relación con» un contrato cubierto. Por lo tanto, el tiempo dedicado a proyectos no cubiertos no dará lugar a la acumulación de vacaciones pagadas por enfermedad. Por supuesto, los contratistas estarán obligados a mantener registros adecuados para diferenciar dónde ha trabajado cada empleado.
- En el caso de los empleados que trabajan «en relación con» un contrato cubierto, los contratistas pueden utilizar una estimación de dicho tiempo para calcular la cantidad de baja por enfermedad remunerada acumulada, siempre que la estimación sea «razonable y se base en información verificable». «Por ejemplo, un contratista podría estimar que una recepcionista que atiende las llamadas entrantes para un grupo de otros empleados que trabajan en contratos cubiertos durante, en promedio, un tercio de su tiempo de trabajo, también dedica un tercio de sus horas trabajadas en relación con los contratos cubiertos».
- La definición de «horas trabajadas» se modificó con respecto a la norma propuesta, que establecía que abarcaría todo el tiempo por el que se paga o se debería pagar a un empleado, incluido el tiempo que un empleado utiliza como baja por enfermedad remunerada o cualquier otro permiso remunerado concedido por el empleador. En la norma definitiva, «horas trabajadas» es coherente con la FLSA, por lo que no incluye los permisos remunerados.
- Si los contratistas no llevan un registro de las horas trabajadas por los empleados exentos, pueden permitir que los empleados acumulen vacaciones pagadas como si trabajaran 40 horas semanales en un contrato cubierto.
- Los contratistas pueden optar por proporcionar a los empleados cubiertos 56 horas de baja remunerada por enfermedad al comienzo del año de acumulación.
- Los contratistas deben notificar por escrito a cada empleado cubierto sobre las vacaciones por enfermedad acumuladas pero no disfrutadas. La notificación debe proporcionarse al menos una vez por período de pago o por mes, cualquiera que sea el período más corto. Dichas notificaciones también deben entregarse al momento de la separación del empleado y, si el saldo de la licencia no se pagó al momento de la separación, cuando el empleado sea recontratado dentro del plazo de un año. Estos requisitos de notificación pueden cumplirse proporcionando acceso en línea, por ejemplo, a través de un portal de autoservicio para empleados.
- Un contratista no está obligado a «permitir que un empleado acumule licencia por enfermedad remunerada en incrementos inferiores a 1 hora por completar cualquier fracción de 30 horas trabajadas. Cualquier fracción de horas trabajadas se añadirá a las horas trabajadas para el mismo contratista en períodos de pago posteriores hasta alcanzar las siguientes 30 horas trabajadas, siempre que el siguiente período de pago en el que el empleado trabaje en o en relación con un contrato cubierto se produzca dentro del mismo año de acumulación».
¿Cuándo se puede utilizar la baja remunerada por enfermedad?
Un empleado tendrá derecho a utilizar la baja remunerada por enfermedad durante el tiempo que trabaje en un contrato cubierto o en relación con él, si la ausencia está relacionada con
- Una enfermedad física o mental, una lesión o una afección médica.
- Obtener diagnóstico, atención o cuidados preventivos de un proveedor de atención médica.
- Cuidar a un hijo, padre, cónyuge, pareja de hecho o cualquier otra persona con la que exista un vínculo sanguíneo o de afinidad, cuya estrecha relación con el empleado sea equivalente a una relación familiar, y que padezca alguna de las afecciones o necesite alguno de los cuidados o tratamientos preventivos mencionados anteriormente, o que, por cualquier otro motivo, requiera cuidados.
- Violencia doméstica, agresión sexual o acoso, si la ausencia se debe a cualquiera de las condiciones o necesidades mencionadas en los dos primeros puntos, o para obtener asesoramiento o asistencia de una organización de servicios a las víctimas, buscar reubicación, emprender acciones legales o ayudar a una persona relacionada con el empleado a tomar cualquiera de estas medidas.
- Si los empleados trabajan tanto en trabajos cubiertos como no cubiertos, tendrían derecho a utilizar la baja remunerada por enfermedad solo durante el tiempo que trabajaran en el contrato cubierto o en relación con él. Sin embargo, si un empleado trabaja en más de un contrato cubierto, el contratista no puede limitar el uso de la baja remunerada por enfermedad al tiempo dedicado a un contrato específico: «el uso de la baja remunerada por enfermedad es específico del contratista, y no del contrato...».
- Si el contratista calcula el tiempo que un empleado trabaja «en relación con» un contrato cubierto a efectos de acumulación, ese empleado puede utilizar la baja remunerada por enfermedad durante cualquier horario laboral.
- Una «enfermedad física o mental, lesión o afección médica» se define como «cualquier enfermedad, dolencia, trastorno o discapacidad, o cualquier traumatismo, del cuerpo o la mente». No es necesario recibir tratamiento por parte de un profesional sanitario, y algunos ejemplos son «un resfriado común, una infección de oído, malestar estomacal, úlcera, gripe, dolor de cabeza, migraña, esguince de tobillo, fractura de brazo o episodio depresivo».
- Los empleados tienen una «estrecha afinidad» con cualquier persona con la que tengan un vínculo personal significativo, similar a una relación familiar, y a la que consideren como un miembro de su familia. La norma «no permite una intromisión significativa en la vida personal [de los empleados] por parte de sus empleadores», y «el empleado solo tiene que afirmar que existe una relación familiar o similar...».
- La cantidad de baja por enfermedad utilizada no puede exceder las horas que el empleado habría trabajado realmente si no estuviera de baja en ese momento. Sin embargo, la Norma definitiva establece una «excepción limitada» para los empleados cuyo trabajo hace físicamente imposible ausentarse o regresar al trabajo durante un turno, como es el caso de los auxiliares de vuelo.
¿Cómo pueden los empleados solicitar una baja por enfermedad remunerada?
Los empleados pueden solicitar permisos de forma oral o por escrito, y en persona, por teléfono o por correo electrónico. Las solicitudes de permiso deben realizarse con al menos 7 días naturales de antelación cuando la necesidad del permiso sea previsible. Si no es previsible, se espera que los empleados lo notifiquen con la mayor antelación posible según las circunstancias. Aunque la solicitud de permiso debe incluir una estimación del tiempo que necesitará el empleado, «el contratista no puede obligar al empleado a cumplir la estimación proporcionada en la solicitud».
Los contratistas deben responder a una solicitud de permiso tan pronto como sea posible. El Departamento de Trabajo sugiere que esto suele ocurrir «de inmediato o en unas pocas horas». Si un contratista deniega una solicitud de permiso, la denegación debe hacerse por escrito y debe incluir una explicación del motivo. Si la denegación se debe a información insuficiente, el contratista está obligado a dar al empleado la oportunidad de presentar una solicitud corregida. Si la denegación se basa en una solicitud para utilizar el permiso remunerado por enfermedad durante un periodo en el que el empleado no está trabajando en un contrato cubierto, la denegación debe estar respaldada por registros que muestren el tiempo que el empleado ha dedicado al trabajo cubierto y al no cubierto.
¿Cuándo puede un contratista exigir documentación que justifique la necesidad de una baja remunerada por enfermedad?
El único caso en el que un contratista puede exigir documentación a un proveedor de atención médica (u otra documentación si la baja está relacionada con violencia doméstica, agresión sexual o acoso) es cuando un empleado está ausente durante tres o más días laborables completos consecutivos. Además, dicha documentación solo puede exigirse cuando el empleador informa al empleado de la necesidad de dicha información antes de que este regrese al trabajo. Dicho aviso debe realizarse «de una manera razonablemente calculada para proporcionar un aviso real del requisito a los empleados». Por ejemplo, se puede notificar a los empleados dicho requisito mediante recordatorios periódicos por correo electrónico o una notificación destacada en una página web donde los empleados puedan solicitar la baja. Es probable que una política general o una disposición del manual se considere suficiente solo si los empleados pueden consultarla «en fechas posteriores», lo que presumiblemente significa que tienen acceso a su propio manual del empleado o que está disponible en línea.
- Un contratista puede exigir que un empleado presente la documentación justificativa en un plazo de 30 días a partir de la fecha de inicio de la baja.
- Un contratista que deniegue la licencia basándose en la documentación deberá tomar dicha decisión en un plazo de 10 días naturales a partir de la recepción de la documentación o de 10 días naturales a partir de la fecha límite de presentación si no se proporciona documentación.
- Si la documentación es insuficiente, el contratista debe notificar al empleado la deficiencia y concederle un plazo de 5 días para presentar la información complementaria.
- Un contratista solo puede ponerse en contacto con un proveedor de atención médica para autenticar o aclarar el contenido de la certificación. No puede solicitar información sobre la afección, pedir una segunda opinión ni cuestionar el contenido de la certificación.
- Un contratista no puede exigir a un empleado que acuda realmente a un proveedor de atención médica como condición para aceptar la certificación.
- Las certificaciones y la documentación proporcionadas por los empleados deben mantenerse confidenciales.
- Si la ausencia está relacionada con violencia doméstica o una razón similar, la «autocertificación» es una forma de documentación admisible por parte del empleado.
¿Puede un contratista utilizar su política de PTO existente?
Sí, siempre y cuando la política de tiempo libre remunerado cumpla con todos los requisitos reglamentarios. El preámbulo de la Norma definitiva analiza este tema en profundidad y proporciona numerosos ejemplos. En resumen, si un contratista ofrece 56 horas de tiempo libre remunerado que pueden utilizarse para cualquier fin, no tiene que proporcionar una baja por enfermedad remunerada por separado, incluso si el empleado utiliza el tiempo libre remunerado para fines no cubiertos por la Norma, como vacaciones. Sin embargo, en el caso de las políticas de tiempo libre remunerado que ofrecen más de 56 horas de permiso remunerado, los contratistas deben «(1) proporcionar todo el tiempo libre remunerado utilizado para los fines descritos en la Norma definitiva, de conformidad con todos los requisitos de la Norma, o (2) realizar un seguimiento y crear y mantener registros que reflejen la cantidad de tiempo libre remunerado que un empleado utiliza para los fines descritos en la norma, en cuyo caso el contratista solo tendrá que proporcionar, por cada año de acumulación, hasta 56 horas de PTO que el empleado solicite utilizar para fines que cumplan con los requisitos de la norma, como la certificación, la documentación y el mantenimiento de registros». En otras palabras, si el contratista no realiza un seguimiento del tiempo que se utiliza como baja remunerada por enfermedad —en contraposición a las vacaciones u otras bajas— y no adopta todos los requisitos de la Norma para ese tiempo, entonces «todas las solicitudes de los empleados para utilizar el tiempo libre remunerado... deben proporcionarse de conformidad con» la Norma definitiva (énfasis añadido).
Los contratistas tienen la opción de modificar las políticas de PTO existentes para cumplir con los nuevos requisitos o adoptar políticas separadas de licencia por enfermedad remunerada.
¿Existe alguna disposición contra las represalias?
Sí. Los contratistas tienen prohibido interferir en los derechos de los empleados o en el uso de sus permisos, así como tomar represalias. Las siguientes acciones se considerarían interferencia:
- Cálculo erróneo de la cantidad de baja por enfermedad remunerada acumulada por un empleado.
- Denegar o retrasar injustificadamente una respuesta a una solicitud de baja remunerada por enfermedad.
- Desalentar a un empleado a utilizar la licencia por enfermedad remunerada.
- Reducir las vacaciones pagadas acumuladas por enfermedad de un empleado por encima de la cantidad realmente utilizada.
- Trasladar a un empleado para que trabaje en contratos no cubiertos con el fin de evitar el uso o la acumulación de bajas remuneradas por enfermedad.
Además, los contratistas no pueden despedir ni discriminar a un empleado por
- Utilizar o intentar utilizar la baja por enfermedad remunerada.
- Presentar una queja, iniciar cualquier procedimiento o hacer valer de cualquier otra forma los derechos previstos en el Decreto Ejecutivo o en la normativa.
- Cooperar en cualquier investigación o testificar en un procedimiento en virtud del Decreto Ejecutivo o los reglamentos.
- Informar a otra persona de sus derechos en virtud del Decreto Ejecutivo o las regulaciones.
Además, considerar cualquiera de los factores anteriores como un factor negativo en cualquier decisión de empleo, incluido el recuento de las bajas por enfermedad remuneradas en el marco de una política de asistencia sin culpa, es ilegal.
¿Cómo se aplicarán las normas?
Ni la Orden Ejecutiva ni la Norma Definitiva crean una causa de acción privada. Por lo tanto, la División de Salarios y Horas del Departamento de Trabajo investigará el cumplimiento y determinará si se ha producido una infracción. Dependiendo del tipo de infracción, las posibles soluciones incluyen las siguientes:
- Pago o prestaciones denegados o perdidos
- Pérdida monetaria real sufrida como consecuencia de la infracción.
- Indemnización por daños y perjuicios
- Retención de los pagos adeudados en virtud del contrato
- Reincorporación de un empleado despedido injustamente
- Otra reparación adecuada o equitativa.
¿Qué idioma debe incluirse en los contratos?
La cláusula contractual completa puede incorporarse por referencia en los contratos y subcontratos federales con el siguiente texto: «La Orden Ejecutiva 13706, por la que se establece la baja remunerada por enfermedad para los contratistas federales, y sus reglamentos de aplicación, incluida la cláusula contractual aplicable, se incorporan por referencia al presente contrato como si estuvieran plenamente establecidos en él». También debe citarse la página web que incluye la cláusula contractual completa o la disposición aplicable del Código de Regulaciones Federales (CFR) o del Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR).
¿Qué registros deben conservar los contratistas afectados?
Los contratistas deben conservar los siguientes registros de cada empleado durante la vigencia del contrato cubierto y durante los tres años posteriores:
- Nombre, dirección y número de la Seguridad Social.
- Ocupación o clasificación
- Tasa(s) de salarios pagados
- Número de horas trabajadas diarias y semanales
- Cualquier deducción del salario
- Total de salarios pagados en cada período de pago
- Notificaciones a los empleados sobre el importe de las bajas por enfermedad remuneradas acumuladas.
- Solicitudes de los empleados para utilizar la baja remunerada por enfermedad
- Fechas y cantidades de baja por enfermedad remunerada utilizadas
- Denegaciones por escrito de solicitudes para utilizar la baja por enfermedad remunerada, incluidas las explicaciones.
- Registros relacionados con la certificación y documentación requerida y proporcionada.
- Registros que muestran el seguimiento o los cálculos relacionados con la acumulación o el uso de las bajas por enfermedad remuneradas de un empleado.
- Salario y prestaciones habituales que se proporcionan a un empleado por cada uso de la baja por enfermedad remunerada.
- Cualquier pago financiero realizado por las bajas por enfermedad remuneradas no disfrutadas tras la separación del empleado.
- Contratos cubiertos
¿Los contratistas tienen que notificarlo a los empleados?
Sí. Los contratistas están obligados a notificar a todos los empleados que realicen trabajos relacionados con un contrato cubierto los requisitos relativos al permiso remunerado por enfermedad. El Departamento de Trabajo ha publicado un cartel que debe colocarse en un lugar visible en el lugar de trabajo. Si el contratista suele publicar los avisos de forma electrónica, puede cumplir el requisito de notificación publicando el aviso en un sitio web que se utilice habitualmente para publicar avisos a los empleados sobre sus condiciones de empleo.
Conclusión
Incluso si un contratista ya ofrece 56 horas o más de baja remunerada por enfermedad, debe revisar su política junto con los requisitos de la Norma definitiva para asegurarse de que cumple con la gran cantidad de obligaciones adicionales. Si un contratista trabaja en áreas donde las leyes estatales o locales regulan la baja remunerada por enfermedad, debe asegurarse de que cumple con las obligaciones más generosas y que también satisface los mandatos de la Norma definitiva. Aunque los requisitos de baja remunerada por enfermedad no afectarán a todos los contratistas a partir del 1 de enero de 2017, aquellos contratistas que no sigan de cerca las fechas de los contratos nuevos o modificados pueden optar por aplicar los nuevos requisitos de forma voluntaria antes del 1 de enero. Algunos contratistas también tendrán que decidir si se adhieren a la aplicación estricta de la Norma y conceden la baja por enfermedad solo a aquellos empleados que trabajen «en o en relación con» los contratos cubiertos, o si, por razones de moral (y quizás para facilitar la administración), la conceden a todos los empleados independientemente de la cobertura real.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
