Après avoir reçu plus de 35 000 commentaires, le DOL n'a apporté que très peu de changements substantiels par rapport à la règle proposée, et les charges administratives que cette règle imposera aux entrepreneurs couverts sont considérables. Bien qu'il ne soit pas possible de couvrir ici tous les détails des nouvelles exigences, cette vue d'ensemble révèle en partie à quel point la mise en conformité sera compliquée et difficile.
Quels sont les entrepreneurs couverts ?
D'une manière générale, les mêmes contractants que ceux couverts par les règlements d'application du décret établissant un salaire minimum pour les contractants seront couverts par ces nouvelles exigences. Plus précisément, les employeurs ayant conclu les contrats suivants seront tenus d'accorder des congés de maladie rémunérés à leurs employés concernés :
- Marchés publics de construction couverts par le Davis-Bacon Act (DBA)
- Marchés de services couverts par la loi sur les marchés de services (SCA)
- Contrats de concession, y compris les contrats de concession exclus de l'ACS
- Contrats liés à la propriété ou aux terrains fédéraux et relatifs à l'offre de services pour les employés fédéraux, leurs dépendants ou le grand public.
La règle finale précise que les contrats avec le service postal américain (USPS) peuvent être couverts par la règle finale. L'USPS n'étant pas expressément exclu par le décret, le DOL en a déduit que les contrats de service avec l'USPS étaient couverts.
Les contrats ne sont pas couverts s'ils sont soumis uniquement aux DBA-Related Acts, s'il s'agit de subventions, s'ils sont conclus avec des tribus indiennes ou s'ils sont soumis au Walsh-Healy Public Contracts Act - c'est-à-dire les contrats de fabrication ou de fourniture de matériaux, de fournitures, d'articles ou d'équipements au gouvernement. En outre, les exigences ne s'appliquent qu'aux contrats, ou parties de contrats, qui sont exécutés aux États-Unis.
Les seuils en dollars prévus dans le DBA et le SCA doivent être atteints avant qu'un maître d'œuvre ne soit couvert (2 000 dollars pour le DBA et 2 500 dollars pour le SCA). Pour les autres marchés publics, le seuil de couverture est de 3 500 dollars. Il n'y a cependant pas de seuil monétaire pour la couverture des contrats hors marchés publics pour les concessions ou pour les contrats de sous-traitance des marchés couverts.
Quand les entrepreneurs seront-ils couverts ?
L'obligation de fournir des congés de maladie payés aux employés couverts s'applique aux nouveaux contrats et aux remplacements de contrats arrivant à expiration qui résultent de sollicitations émises le 1er janvier 2017 ou après cette date. En outre, la règle s'appliquera à un contrat en vigueur avant le 1er janvier 2017, s'il est renouvelé, prolongé ou modifié à partir du 1er janvier 2017.
Quels sont les salariés qui ont droit à un congé de maladie rémunéré ?
Les employés qui "effectuent un travail sur ou en relation avec" un contrat couvert auront le droit d'accumuler et d'utiliser des congés de maladie payés dans certaines circonstances. Pour être couverts, les salaires des employés doivent être régis par le DBA, le SCA ou le Fair Labor Standards Act (FLSA), y compris les employés qui sont exemptés des exigences de la FLSA en matière d'heures supplémentaires.
Les salariés effectuent un travail "dans le cadre" d'un contrat couvert si leur travail implique les services spécifiques décrits dans le contrat. Les employés effectuent un travail "en rapport avec" un contrat couvert si leurs activités professionnelles sont nécessaires à l'exécution de ce contrat, mais qu'ils ne sont pas directement engagés dans les services spécifiques décrits dans le contrat. Le DOL donne comme exemples d'employés effectuant un travail "en rapport avec" un contrat un garde de sécurité patrouillant sur un site couvert par le DBA et un employé chargé du traitement des salaires pour les employés du SCA.
La règle prévoit une exception pour les employés qui effectuent un travail "en rapport avec" un contrat couvert s'ils consacrent moins de 20 % de leurs heures de travail au cours d'une semaine de travail donnée à un travail en rapport avec des contrats couverts. Ces employés n'ont pas droit à l'indemnité de congé de maladie payé. Cette exclusion ne s'applique toutefois pas aux salariés qui effectuent un travail "dans le cadre" d'un contrat couvert à un moment quelconque de la semaine de travail.
Quelle est la durée des congés de maladie payés qui doivent être accordés aux salariés couverts par le régime ?
Les entrepreneurs doivent accorder au moins une heure de congé de maladie rémunéré pour chaque tranche de 30 heures travaillées dans le cadre d'un contrat couvert, jusqu'à concurrence de 56 heures par an (sept journées de 8 heures). Bien que le DOL ait proposé que les contractants soient tenus de calculer l'accumulation des congés de maladie payés de chaque employé "pas moins fréquemment qu'à la fin de chaque semaine de travail", il a modifié le texte réglementaire pour imposer l'accumulation des congés de maladie payés uniquement à la fin de chaque période de paie ou de chaque mois, la plus courte de ces deux périodes étant retenue. Les congés de maladie payés sont reportés d'une année d'accumulation à l'autre, mais les contractants ne sont pas tenus d'autoriser une accumulation totale de plus de 56 heures à la fois. En outre, les congés reportés ne sont pas pris en compte dans le calcul des 56 heures pour l'année d'accumulation suivante.
l'utilisation des congés de maladie payés est spécifique au contractant, plutôt qu'au contrat...
En règle générale, les employés qui sont réembauchés dans un délai d'un an ont droit au rétablissement de leur solde de congés de maladie payés au moment de la cessation d'emploi. Les contractants ne sont pas tenus de payer aux employés qui quittent l'entreprise les congés de maladie non utilisés, mais s'ils le font, l'obligation de rétablir le solde des congés de maladie payés ne s'applique pas. En outre, le DOL a supprimé l'exigence proposée selon laquelle les contractants qui succèdent à un employé prennent en charge le solde des congés accumulés par ce dernier auprès de l'employeur précédent.
En outre, la règle finale ne s'applique pas immédiatement à certains employés couverts par une convention collective. Si un employé travaille dans le cadre d'une convention collective (CBA) qui a été ratifiée avant la date de publication de la règle finale (30 septembre 2016) et que la CBA prévoit au moins 56 heures de congé de maladie payé par an, les exigences de la règle finale ne s'appliquent pas jusqu'à ce que la CBA prenne fin ou jusqu'au 1er janvier 2020, selon la première de ces deux éventualités. Toutefois, si le CBA prévoit moins de 56 heures de congés de maladie payés, l'entrepreneur devra fournir des congés payés "complémentaires" d'une durée égale à 56 heures pour bénéficier de cette exception temporaire.
- Les salariés ne doivent accumuler des congés de maladie payés que lorsqu'ils travaillent "sur" ou "en rapport avec" un contrat couvert. Ainsi, le temps passé à travailler sur des projets non couverts ne nécessitera pas l'accumulation de congés de maladie payés. Bien entendu, les entrepreneurs seront tenus de tenir des registres adéquats permettant de différencier le lieu de travail d'un employé.
- Pour les employés qui travaillent "en rapport avec" un contrat couvert, les entrepreneurs sont autorisés à utiliser une estimation de ce temps pour calculer le montant des congés de maladie payés acquis, à condition que l'estimation soit "raisonnable et fondée sur des informations vérifiables". "Par exemple, un entrepreneur peut estimer qu'une réceptionniste qui traite les appels entrants pour un groupe d'autres employés qui travaillent sur des contrats couverts pendant, en moyenne, un tiers de leur temps de travail, consacre également un tiers de ses heures de travail à des contrats couverts.
- La définition des "heures travaillées" a été modifiée par rapport à la proposition de règlement, qui prévoyait qu'elle englobe toutes les heures pour lesquelles un employé est ou devrait être payé, y compris les heures pendant lesquelles un employé utilise un congé de maladie rémunéré ou tout autre congé rémunéré accordé par l'employeur. Dans la règle finale, le terme "heures travaillées" est conforme à la FLSA et n'inclut donc pas les congés payés.
- Si les entrepreneurs ne tiennent pas de registre des heures travaillées par les employés exonérés, ils peuvent permettre à ces derniers d'accumuler des congés payés comme s'ils travaillaient 40 heures par semaine dans le cadre d'un contrat couvert.
- Les entrepreneurs peuvent choisir de fournir aux employés couverts 56 heures de congés de maladie payés au début de l'année d'accumulation.
- Les contractants doivent informer par écrit chaque employé couvert par le régime des congés de maladie accumulés mais non utilisés. La notification doit être faite au moins une fois par période de paie ou par mois, la période la plus courte étant retenue. Cette notification doit également être faite au moment de la cessation d'emploi et, si le solde des congés n'a pas été payé au moment de la cessation d'emploi, lorsque l'employé est réembauché dans un délai d'un an. Ces exigences en matière de notification peuvent être satisfaites en fournissant un accès en ligne, par exemple par le biais d'un portail libre-service pour les employés.
- Un entrepreneur n'est pas tenu de "permettre à un employé d'accumuler des congés de maladie rémunérés par tranches de moins d'une heure pour l'accomplissement d'une fraction de 30 heures de travail. Cette fraction d'heures travaillées doit être ajoutée aux heures travaillées pour le même entrepreneur au cours des périodes de paie suivantes pour atteindre les 30 heures travaillées suivantes, à condition que la période de paie suivante au cours de laquelle l'employé travaille pour un contrat couvert ou en rapport avec celui-ci se situe au cours de la même année d'accumulation".
Quand les congés de maladie payés peuvent-ils être utilisés ?
Un salarié a le droit d'utiliser un congé de maladie rémunéré pour le temps passé à travailler sur ou en relation avec un contrat couvert si l'absence est liée à
- Une maladie physique ou mentale, une blessure ou un état pathologique
- Obtention d'un diagnostic, de soins ou de soins préventifs auprès d'un prestataire de soins de santé
- S'occuper d'un enfant, d'un parent, d'un conjoint, d'un partenaire domestique ou de toute autre personne liée par le sang ou par affinité, dont la relation étroite avec le salarié équivaut à une relation familiale, qui présente l'une des conditions ou l'un des besoins de diagnostic, de soins ou de soins préventifs susmentionnés, ou qui a besoin de soins d'une autre manière.
- Violence domestique, agression sexuelle ou harcèlement, si l'absence est motivée par l'une des conditions ou l'un des besoins mentionnés dans les deux premières puces, ou pour obtenir des conseils ou de l'aide auprès d'une organisation d'aide aux victimes, chercher à se reloger, intenter une action en justice ou aider une personne liée à l'employé à entreprendre l'une de ces actions.
- Si les employés travaillent à la fois dans le cadre d'un contrat couvert et d'un contrat non couvert, ils n'ont le droit d'utiliser les congés de maladie payés que pendant la période où ils travaillent dans le cadre du contrat couvert ou en rapport avec celui-ci. Toutefois, si un employé travaille sur plus d'un contrat couvert, l'entrepreneur ne peut pas limiter l'utilisation des congés de maladie payés au temps passé sur un contrat spécifique - "l'utilisation des congés de maladie payés est spécifique à l'entrepreneur, plutôt qu'au contrat..."
- Si l'entrepreneur estime le temps de travail d'un employé "en rapport avec" un contrat couvert à des fins d'accumulation, cet employé peut utiliser son congé de maladie rémunéré pendant toute la durée de son travail.
- Une "maladie physique ou mentale, une blessure ou un état pathologique" est définie comme "toute maladie, tout trouble, toute déficience ou tout traumatisme du corps ou de l'esprit". Le traitement par un prestataire de soins de santé n'est pas obligatoire, et les exemples incluent "un rhume, une infection de l'oreille, des maux d'estomac, un ulcère, une grippe, des maux de tête, une migraine, une entorse de la cheville, un bras cassé ou un épisode dépressif".
- Les employés ont des "affinités étroites" avec toute personne avec laquelle ils ont un lien personnel significatif qui s'apparente à une relation familiale et qu'ils considèrent comme un membre de leur famille. La règle "ne permet pas à l'employeur de s'immiscer de manière significative dans la vie personnelle [des employés]" et "il suffit à l'employé d'affirmer qu'il existe une relation familiale ou de type familial...".
- Le nombre de congés de maladie utilisés ne peut dépasser le nombre d'heures que l'employé aurait effectivement travaillées s'il n'avait pas été en congé à ce moment-là. Toutefois, la règle finale crée une "exception restreinte" pour les employés dont le travail rend physiquement impossible de quitter ou de rejoindre leur poste pendant une période de travail, comme c'est le cas pour les hôtesses de l'air.
Comment les salariés peuvent-ils demander un congé de maladie rémunéré ?
Les salariés peuvent demander un congé oralement ou par écrit, en personne, par téléphone ou par courrier électronique. Les demandes de congé doivent être présentées au moins sept jours civils à l'avance lorsque la nécessité du congé est prévisible. S'il n'est pas prévisible, les salariés sont censés donner un préavis aussi long que possible compte tenu des circonstances. Bien que la demande de congé doive inclure une estimation du temps nécessaire à l'employé, "le contractant ne peut pas obliger un employé à se conformer à l'estimation fournie dans la demande".
Les entrepreneurs doivent répondre à une demande de congé dès que possible. Le DOL suggère que cela se fera souvent "immédiatement ou dans les quelques heures qui suivent". Si un entrepreneur refuse une demande de congé, il doit le faire par écrit et en expliquer les raisons. Si le refus est motivé par un manque d'informations, l'entrepreneur doit donner à l'employé la possibilité de soumettre une demande corrigée. Si le refus est fondé sur une demande d'utilisation d'un congé de maladie rémunéré à un moment où l'employé ne travaille pas dans le cadre d'un contrat couvert, le refus doit être étayé par des documents indiquant le temps passé par l'employé dans le cadre d'un travail couvert et d'un travail non couvert.
Quand un entrepreneur peut-il exiger des documents justifiant la nécessité d'un congé de maladie rémunéré ?
Le seul cas où un entrepreneur peut exiger des documents d'un prestataire de soins de santé (ou d'autres documents si le congé est lié à la violence domestique, à l'agression sexuelle ou au harcèlement) est celui où l'employé est absent pendant au moins trois jours de travail complets consécutifs. En outre, ces documents ne peuvent être exigés que si l'employeur informe l'employé de la nécessité d'obtenir ces informations avant qu'il ne reprenne le travail. Cette notification doit être faite "d'une manière raisonnablement calculée pour que les employés soient effectivement informés de l'obligation". Par exemple, les salariés peuvent être informés de cette obligation par des rappels périodiques envoyés par courrier électronique ou par un affichage bien visible sur une page web où les salariés peuvent demander des congés. Une disposition générale de politique ou de manuel ne sera probablement considérée comme suffisante que si les employés peuvent s'y référer "ultérieurement", ce qui signifie vraisemblablement qu'ils ont accès à leur propre manuel d'employé ou que celui-ci est disponible en ligne.
- Un entrepreneur peut exiger que l'employé fournisse des pièces justificatives dans les 30 jours suivant la date de début du congé.
- Un contractant qui refuse un congé sur la base de la documentation devra prendre cette décision dans les 10 jours civils suivant la réception de la documentation ou dans les 10 jours civils suivant la date limite de soumission si aucune documentation n'est fournie.
- Si la documentation est insuffisante, le contractant doit informer l'employé de cette insuffisance et lui accorder un délai de 5 jours pour fournir des informations complémentaires.
- Un contractant ne peut contacter un prestataire de soins de santé que pour authentifier ou clarifier le contenu de la certification. Il ne peut pas demander d'informations sur l'état de santé, solliciter un deuxième avis ou remettre en question le contenu de l'attestation.
- Un entrepreneur ne peut pas exiger d'un employé qu'il se rende effectivement chez un prestataire de soins de santé comme condition d'acceptation de la certification.
- Les certifications et les documents fournis par les employés doivent rester confidentiels.
- Si l'absence est liée à des violences domestiques ou à une raison similaire, l'"auto-certification" est une forme autorisée de documentation de la part de l'employé.
Un entrepreneur peut-il utiliser sa politique existante en matière de PTO ?
Oui, à condition que la politique en matière de temps libre rémunéré satisfasse à toutes les exigences réglementaires. Le préambule de la règle finale aborde ce sujet en détail et fournit de nombreux exemples. En résumé, si un entrepreneur fournit 56 heures de PTO qui peuvent être utilisées à n'importe quelle fin, il n'est pas tenu de fournir un congé de maladie payé séparé, même si l'employé utilise le PTO à des fins non couvertes par la règle, telles que les vacances. Toutefois, pour les politiques de PTO qui prévoient plus de 56 heures de congés payés, les contractants doivent soit "1) fournir tous les PTO utilisés aux fins décrites dans la règle finale, conformément à toutes les exigences de la règle, soit 2) suivre, établir et conserver des registres reflétant la quantité de congés payés qu'un employé utilise aux fins décrites dans la règle", Dans ce cas, l'entrepreneur doit seulement fournir, pour chaque année d'accumulation, jusqu'à 56 heures de PTO que l'employé demande à utiliser à ces fins et qui sont conformes aux exigences de la Règle, telles que la certification, la documentation et la tenue de registres." En d'autres termes, si le contractant n'assure pas le suivi du temps utilisé comme congé de maladie rémunéré - par opposition aux vacances ou autres congés - et n'adopte pas toutes les exigences de la règle pour ce temps, alors "toutes les demandes d'un employé pour utiliser des congés rémunérés. .. doivent être fournies conformément à" la règle finale (soulignement ajouté).
Les contractants ont la possibilité de modifier les politiques existantes en matière de congés payés pour se conformer aux nouvelles exigences ou d'adopter des politiques distinctes en matière de congés de maladie payés.
Existe-t-il une disposition anti-représailles ?
Oui. Il est interdit aux contractants d'interférer avec les droits ou l'utilisation des congés des employés et d'exercer des représailles. Les actions suivantes sont considérées comme des ingérences :
- Mauvais calcul du nombre de congés de maladie payés accumulés par un employé
- Refuser ou retarder de manière déraisonnable une réponse à une demande de congé de maladie rémunéré
- Décourager un employé d'utiliser un congé de maladie rémunéré
- la réduction des congés de maladie accumulés d'un salarié au-delà du montant effectivement utilisé
- le transfert d'un salarié vers des contrats non couverts afin d'empêcher l'utilisation ou l'accumulation de congés de maladie rémunérés.
En outre, les entrepreneurs ne peuvent pas licencier ou discriminer un employé pour les raisons suivantes
- Utilisation ou tentative d'utilisation d'un congé de maladie rémunéré
- déposer une plainte, entamer une procédure ou faire valoir de toute autre manière les droits prévus par le décret ou les règlements
- Coopérer à toute enquête ou témoigner dans le cadre d'une procédure en vertu du décret ou des règlements.
- Informer une autre personne de ses droits en vertu du décret ou des règlements.
En outre, il est illégal de considérer l'un des éléments susmentionnés comme un facteur négatif dans une décision d'emploi, y compris le décompte des congés de maladie payés dans le cadre d'une politique d'assiduité sans faute.
Comment les règlements seront-ils appliqués ?
Ni le décret ni la règle finale ne créent une cause d'action privée. Par conséquent, la division "Wage and Hour" du ministère du travail enquêtera sur la conformité et déterminera s'il y a eu violation. Selon le type de violation, les recours possibles sont les suivants :
- Rémunération ou avantages refusés ou perdus
- Perte pécuniaire réelle subie du fait de l'infraction
- Dommages-intérêts liquidés
- Retenue des paiements dus au titre du contrat
- Réintégration d'un salarié licencié à tort
- Toute autre mesure appropriée ou équitable.
Quelles sont les mentions obligatoires dans les contrats ?
La clause contractuelle complète peut être incorporée par référence dans les contrats et sous-contrats fédéraux avec la formulation suivante : "Le décret 13706 - Establishing Paid Sick Leave for Federal Contractors, et ses règlements d'application, y compris la clause contractuelle applicable, sont incorporés par référence dans le présent contrat comme s'ils y figuraient intégralement. La page web qui contient la clause contractuelle dans son intégralité ou la disposition applicable du Code of Federal Regulations (CFR) ou du Federal Acquisition Regulation (FAR) doit également être citée.
Quels documents doivent être conservés par les entrepreneurs couverts ?
Les registres suivants doivent être conservés par les contractants pour chaque employé pendant la durée du contrat couvert et pendant trois ans par la suite :
- Nom, adresse et numéro de sécurité sociale
- Profession ou classification
- Taux des salaires versés
- Nombre d'heures de travail quotidiennes et hebdomadaires
- Toutes les retenues sur les salaires
- Total des salaires versés à chaque période de paie
- Notification aux employés du nombre de congés de maladie accumulés
- Demandes d'utilisation des congés de maladie payés par les salariés
- Dates et montants des congés de maladie payés utilisés
- Refus écrit des demandes d'utilisation des congés de maladie rémunérés, y compris des explications
- Dossiers relatifs à la certification et à la documentation requise et fournie
- Registres indiquant le suivi ou les calculs relatifs à l'accumulation ou à l'utilisation des congés de maladie payés d'un employé
- Rémunération régulière et avantages accordés à un salarié pour chaque utilisation d'un congé de maladie rémunéré
- Tout paiement financier effectué pour des congés de maladie payés non utilisés lors de la cessation d'activité d'un employé
- Contrats couverts
Les entrepreneurs doivent-ils avertir les employés ?
Oui. Les entrepreneurs sont tenus d'informer tous les employés travaillant dans le cadre d'un contrat couvert des exigences en matière de congés de maladie payés. Le DOL a publié une affiche qui doit être placée bien en vue sur le lieu de travail. Si l'entrepreneur a l'habitude de publier des avis par voie électronique, il peut satisfaire à l'obligation de notification en publiant l'avis sur un site web qui est normalement utilisé pour les avis aux employés concernant leurs conditions d'emploi.
Conclusion
Même si un entrepreneur offre déjà 56 heures ou plus de congés de maladie payés, il doit revoir sa politique en fonction des exigences de la règle finale afin de s'assurer qu'elle est conforme à la myriade d'obligations supplémentaires. Si un entrepreneur travaille dans des régions où des lois étatiques ou locales régissent les congés de maladie payés, il doit s'assurer qu'il respecte les obligations les plus généreuses et qu'il satisfait également aux exigences de la règle finale. Bien que les exigences en matière de congés de maladie payés ne concernent pas tous les contractants à partir du 1er janvier 2017, les contractants qui ne suivent pas de près les dates des nouveaux contrats ou des contrats modifiés peuvent choisir de mettre en œuvre les nouvelles exigences volontairement d'ici le 1er janvier. Certains entrepreneurs devront également décider s'ils adhèrent à l'application stricte de la règle et n'accordent des congés de maladie qu'aux employés travaillant "sur ou en relation avec" des contrats couverts ou, pour des raisons de moral (et pour faciliter l'administration, peut-être), s'ils les accordent à tous les employés, quelle que soit leur couverture réelle.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
