Independientemente de si el plan de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) de Estados Unidos de revisar los informes EEO-1 para exigir también la declaración de los salarios y las horas trabajadas llega a buen puerto, es importante presentar informes EEO-1 precisos, especialmente para los contratistas y subcontratistas federales.
¿Por qué es importante la precisión?
Los empleadores deben certificar la exactitud de sus informes EEO-1 y que estos se han elaborado de conformidad con las instrucciones. Realizar declaraciones falsas de forma deliberada en el informe constituye una infracción de la ley federal, y dicha falsificación se castiga con multas o penas de prisión. Además, la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) utiliza la información incluida en los informes EEO-1 para seleccionar a los contratistas y subcontratistas federales para las evaluaciones de cumplimiento (es decir, auditorías). Además, durante una evaluación de cumplimiento, la OFCCP utiliza los informes EEO-1 de los contratistas para realizar análisis de tendencias sobre la dirección de los cambios en la composición de las minorías y las mujeres en la plantilla de un contratista o en una categoría de trabajo EEO concreta. Los cambios significativos inexplicables (ya sea de expansión o contracción) suelen dar lugar a una investigación más profunda por parte de la OFCCP.
¿Quién debe presentar los informes EEO-1?
No todos los empleadores estadounidenses están obligados a presentar informes EEO-1. Solo los empleadores privados sujetos al Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964, en su versión modificada, que respondan afirmativamente a una o más de las tres preguntas siguientes deben presentarlos:
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- ¿Tiene toda la empresa al menos 100 empleados en el período de nómina sobre el que está informando?
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- ¿Su empresa está afiliada a otras entidades de una empresa con una plantilla total de 100 o más empleados a través de una propiedad común y/o una gestión centralizada?
- ¿La empresa o alguno de sus establecimientos: (a) tiene 50 o más empleados Y; (b) no está exento según lo dispuesto en 41 C.F.R. Sección 60-1.5; Y además: (1) es un contratista principal del gobierno o un subcontratista de primer nivel, y tiene un contrato, subcontrato u orden de compra por un importe de 50 000 dólares o más; o (2) actúa como depositario de fondos del gobierno por cualquier importe o es una institución financiera que actúa como agente emisor y pagador de bonos y pagarés de ahorro de los Estados Unidos?
No existe ninguna exención religiosa para presentar los informes EEO-1.
¿Quiénes se consideran «empleados»?
El término «empleado» se define como cualquier persona que figure en la nómina de un empleador y que sea empleado a efectos de la retención de impuestos de la Seguridad Social. Esto incluye a los empleados a tiempo completo y a tiempo parcial, los aprendices y los becarios en prácticas. El término «empleado» no incluye a las personas contratadas de forma ocasional que trabajan temporalmente durante un periodo específico o mientras dura un trabajo concreto. Los empleados cedidos son personas que una agencia de empleo proporciona a una empresa a cambio de una tarifa. Los empleados cedidos deben incluirse en el informe EEO-1 de la agencia de empleo.
¿Qué empleadores están exentos de presentar la declaración?
Los empleadores que no están sujetos al Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964, en su versión modificada, no están obligados a presentar informes EEO-1. Este grupo incluye a cualquier empleador con menos de 15 empleados por cada día laborable en cada una de las 20 o más semanas naturales del año natural actual o anterior. Otros empleadores exentos de la presentación de informes son:
- Gobiernos estatales y locales
- Sistemas de enseñanza primaria y secundaria
- Instituciones de educación superior
- tribus indias
- Clubes privados exentos de impuestos, distintos de las organizaciones sindicales.
- Empresas con sede en Puerto Rico, las Islas Vírgenes y otros protectorados estadounidenses.
Las empresas matrices y sus filiales deben presentar la declaración conjuntamente.
Una «empresa matriz» se define como una empresa que posee la totalidad o la mayoría de otra empresa. Cada empresa matriz y todas sus filiales deben presentar informes conjuntamente por establecimiento.
¿Qué es un «establecimiento»?
Un «establecimiento» es una unidad económica que produce bienes o servicios, como una fábrica, una oficina o una tienda. Un establecimiento suele ser un único lugar físico dedicado principalmente a un tipo de actividad económica.
Las empresas ubicadas en diferentes lugares físicos, aunque se dediquen al mismo negocio, deben declararse como establecimientos independientes. Existen excepciones para los sectores de la construcción, el transporte, las comunicaciones, la electricidad, los servicios sanitarios y el petróleo y el gas, en los que no es necesario declarar por separado cada emplazamiento, proyecto o campo. Estos sectores solo están obligados a declarar como establecimientos las oficinas principales o sucursales, terminales o estaciones relativamente permanentes.
Los empleadores con varias empresas que compartan la misma dirección, código NAICS y número EIN deben combinarse en un único informe de establecimiento.
A partir del informe EEO-1 de 2015, los empleadores con varias empresas ubicadas en la misma dirección y que tengan el mismo número de código del Sistema de Clasificación Industrial Norteamericano (NAICS) y el mismo número de identificación del empleador (EIN) deben informar sobre todas estas empresas en el mismo informe de establecimiento, incluso si las diferentes empresas son entidades jurídicas realmente independientes.
¿Qué es un EIN? ¿Qué es un código NAICS?
El número de identificación del empleador (EIN), también conocido como número de identificación federal del empleador (FEIN), es un número único de nueve dígitos asignado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) a las entidades comerciales que operan en los Estados Unidos con fines de identificación.
Los códigos de identidad NAICS definen los establecimientos en función de las actividades a las que se dedican principalmente. NAICS es un sistema de autoasignación, lo que significa que los empleadores seleccionan el código que mejor describe su negocio. Puede determinar el código adecuado para su empresa utilizando la herramienta gratuita en línea de NAICS.
¿Dónde se informa sobre los teletrabajadores y los empleados que trabajan sobre el terreno?
Los empleados que trabajan desde casa o sobre el terreno se incluyen en el informe correspondiente a la ubicación o establecimiento al que reportan directamente. Muchos empleadores incluyen a todos los teletrabajadores y empleados sobre el terreno en el informe de la sede central. Sin embargo, solo deben incluirse en el informe de la sede central aquellos teletrabajadores y empleados sobre el terreno que reportan directamente a la sede central.
¿Cuántos informes deben presentarse?
Los empleadores con un solo establecimiento presentan un solo informe (informe de tipo 1). Los empleadores con múltiples establecimientos presentan los siguientes informes:
- Informe de la sede central (informe de tipo 3)
- Un informe de establecimiento para cada ubicación con al menos 50 empleados (informe de tipo 4).
- Un informe de establecimiento para cada ubicación con menos de 50 empleados (informe de tipo 8) o un informe que incluya a todos los empleados de las ubicaciones con menos de 50 empleados (informe de tipo 6), conocido como lista o cuadrícula de establecimientos.
- Un informe consolidado
Los empleadores con múltiples establecimientos deben presentar un informe de sede central independiente (informe de tipo 3), incluso si la sede central emplea a menos de 50 empleados.
Los empleadores con múltiples establecimientos y ubicaciones pequeñas deben presentar un informe de tipo 6 o de tipo 8, pero no ambos.
El informe consolidado incluye a los empleados del informe de la sede central, además de todos los informes de tipo 4, tipo 6 y/o tipo 8 presentados. Se prepara automáticamente para los empleadores que presentan sus informes en línea.
¿Qué pasa si pierde su contraseña y/o información de inicio de sesión?
Envíe un correo electrónico a [email protected] para solicitar una nueva contraseña o iniciar sesión. Los empleadores pueden restablecer sus contraseñas aquí: https://egov.eeoc.gov/eeo1/login.jsp.
¿Qué ocurre si cambia la persona de contacto de su empresa?
Cuando cambie la persona de contacto de su empresa, deberá enviar una carta al Comité Conjunto de Informes EEO-1 (JRC) a [email protected]. La carta deberá estar impresa en papel con membrete de la empresa y firmada por un representante autorizado de la misma, indicando el nombre, cargo, número de teléfono y dirección de correo electrónico de la nueva persona de contacto, así como el número de su empresa.
¿Qué ocurre si se ha fusionado con otra empresa desde la presentación de su último informe EEO-1?
Envíe una notificación por correo electrónico a [email protected], incluyendo los nombres y números de todas las empresas afectadas por la fusión, el nombre y la dirección de la sede central de la empresa y el nombre de la nueva empresa. Espere a presentar su informe EEO-1 hasta que reciba una respuesta del JRC.
¿Qué sucede si ha adquirido una nueva empresa desde la última vez que presentó su informe EEO-1?
Envíe un correo electrónico a [email protected]. Su notificación por correo electrónico debe incluir el nombre, la dirección y los números de empresa tanto de la empresa adquirente como de la adquirida. Si una empresa ha adquirido una pequeña empresa que, de otro modo, no estaría obligada a presentar el informe EEO-1, o una empresa que no había presentado anteriormente un informe EEO-1, la empresa adquirente puede proceder a añadir los establecimientos y presentar la solicitud para los nuevos empleados sin esperar la respuesta del JRC.
¿Qué ocurre si su empresa ha experimentado una escisión desde la última vez que presentó su informe EEO-1?
Envíe un correo electrónico a [email protected]. Su correo electrónico debe incluir el nombre, la dirección y el número de empresa de la empresa matriz actual. Además, incluya el establecimiento considerado como la nueva sede que debe escindirse en la base de datos EEO-1 del empleador con una lista de todas las direcciones físicas de la nueva empresa y espere a recibir una respuesta del JRC.
¿Qué pasa si necesita una prórroga para presentar el informe EEO-1?
Los empleadores recibirán una prórroga automática única de 30 días enviando un correo electrónico a [email protected]. Es mejor presentar la declaración tarde que tener que corregir un informe incorrecto.
Errores comunes en los informes EEO-1
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- No indicar la raza o el género de los empleados. Los empleadores deben indicar la raza/etnia y el género de cada empleado en sus informes EEO-1. La autoidentificación es el método preferido para recopilar esta información. Sin embargo, si los empleados se niegan a autoidentificarse, los empleadores pueden obtener esta información de otros registros laborales o basándose en la observación visual. Los empleados que se autoidentifican como hispanos o latinos y de otra raza deben clasificarse como hispanos, no como de dos o más razas. Las definiciones de los grupos raciales del EEO-1 se incluyen en el folleto de instrucciones del EEO-1, en la sección 4/Identificación racial y étnica.
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- Asignación incorrecta de la categoría laboral EEO. Es importante que los empleados sean clasificados en las categorías laborales EEO correctas (por ejemplo, profesionales, técnicos, etc.) en función de sus funciones laborales. La EEOC ha creado una Guía de clasificación laboral EEO-1 para ayudar a los empleadores. También hay información útil en el folleto de instrucciones EEO-1, en la sección 5/Descripción de las categorías laborales. Si realiza cambios significativos en las categorías laborales EEO asignadas a sus puestos de trabajo de un año a otro, considere explicar brevemente el motivo de los cambios en la sección F/Observaciones.
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- Presentación de informes para subcontratistas federales por debajo del nivel 1. Solo los contratistas federales y los subcontratistas de primer nivel con 50 o más empleados están obligados a presentar informes EEO-1.
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- Presentación de informes cuando los contratos federales son inferiores a 50 000 dólares. Los contratistas federales y los subcontratistas de primer nivel con 50 o más empleados deben tener un contrato o subcontrato federal vigente por un importe mínimo de 50 000 dólares. Los contratistas o subcontratistas no están obligados a sumar varios contratos federales para alcanzar el umbral de 50 000 dólares.
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- Indicar incorrectamente que usted es un contratista o subcontratista federal. La sección C, pregunta 3, del informe EEO-1 pregunta si la entidad informante tiene un contrato federal o un subcontrato de primer nivel. Esta pregunta debe responderse con «sí» o «no» para cada informe presentado. La respuesta a la pregunta 3 se establecerá automáticamente en «sí» si se proporcionó una respuesta afirmativa en cualquier informe anterior. Si una entidad informante no es un contratista federal o un subcontratista de primer nivel, no querrá indicar erróneamente que lo es, ya que entonces se la identificará como contratista y estará sujeta a una posible selección para una evaluación de cumplimiento (auditoría) por parte de la OFCCP. Es mucho más fácil responder correctamente a la pregunta 3 que gastar tiempo, dinero y energía en demostrar a la OFCCP que no es un contratista.
- Conservación de registros. Los empleadores privados sin contratos federales o subcontratos de primer nivel por un valor mínimo de 50 000 dólares deben conservar copias certificadas de sus informes EEO-1 durante un año. Los contratistas federales y los subcontratistas de primer nivel con contratos por un valor igual o superior a 50 000 dólares deben conservar copias de sus informes certificados y los datos subyacentes utilizados para preparar los informes durante al menos tres años. Actualmente, los informes se conservan en el sistema durante 10 años.
Conclusión
Los empleadores no estarán obligados a presentar informes EEO-1 en 2017, ya que estamos a la espera del resultado de las revisiones propuestas a los requisitos de presentación de informes EEO-1. No obstante, los empleadores deberían aprovechar este tiempo para revisar sus datos y asegurarse de que a cada empleado se le haya asignado una raza/etnia y un género, y que se le haya asignado la categoría laboral EEO correcta en función de sus funciones laborales. Independientemente de lo que depare el futuro, esta información será fundamental para presentar informes EEO-1 precisos.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
