Que le projet de la Commission américaine pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC) visant à réviser les rapports EEO-1 afin d'y inclure également les salaires et les heures travaillées aboutisse ou non, il est important de remplir des rapports EEO-1 précis, en particulier pour les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux.
Pourquoi la précision est-elle importante ?
Les employeurs sont tenus de certifier l'exactitude de leurs rapports EEO-1 et de confirmer qu'ils ont été préparés conformément aux instructions. Le fait de faire une fausse déclaration intentionnelle dans le rapport constitue une violation de la loi fédérale et est passible d'une amende ou d'une peine d'emprisonnement. En outre, l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) utilise les informations contenues dans les rapports EEO-1 pour sélectionner les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux qui feront l'objet d'évaluations de conformité (c'est-à-dire d'audits). De plus, lors d'une évaluation de conformité, l'OFCCP utilise les rapports EEO-1 des entrepreneurs pour effectuer des analyses de tendance sur l'évolution de la composition de la main-d'œuvre d'un entrepreneur en termes de minorités et de femmes, ou dans une catégorie d'emploi EEO particulière. Les changements importants inexpliqués (qu'il s'agisse d'une augmentation ou d'une diminution) donnent souvent lieu à une enquête plus approfondie de la part de l'OFCCP.
Qui doit remplir les rapports EEO-1 ?
Tous les employeurs américains ne sont pas tenus de remplir les rapports EEO-1. Seuls les employeurs privés soumis au titre VII de la loi sur les droits civils de 1964, telle que modifiée, qui répondent oui à une ou plusieurs des trois questions suivantes doivent remplir ces rapports :
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- L'ensemble de l'entreprise compte-t-il au moins 100 employés au cours de la période de paie pour laquelle vous effectuez votre déclaration ?
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- Votre entreprise est-elle affiliée, par le biais d'une propriété commune et/ou d'une gestion centralisée, à d'autres entités au sein d'une entreprise employant au total 100 personnes ou plus ?
- L'entreprise ou l'un de ses établissements : (a) compte-t-il 50 employés ou plus ET ; (b) n'est-il pas exempté conformément à la section 60-1.5 du titre 41 du Code of Federal Regulations (CFR) ; ET soit : (1) est un contractant principal du gouvernement ou un sous-traitant de premier rang, et a un contrat, un contrat de sous-traitance ou un bon de commande d'un montant égal ou supérieur à 50 000 dollars ; soit (2) sert de dépositaire de fonds publics, quel qu'en soit le montant, ou est une institution financière qui est un agent émetteur et payeur de bons d'épargne et de billets d'épargne américains ?
Il n'existe aucune exemption religieuse pour le dépôt des rapports EEO-1.
Qui sont considérés comme des « employés » ?
Le terme « employé » désigne toute personne figurant sur la liste des salariés d'un employeur et soumise au prélèvement des cotisations sociales. Cela inclut les employés à temps plein et à temps partiel, les apprentis et les stagiaires en formation. Le terme « employé » n'inclut pas les personnes embauchées de manière occasionnelle qui sont employées temporairement pour une durée déterminée ou pour la durée d'un travail spécifique. Les employés intérimaires sont des personnes mises à la disposition d'une entreprise par une agence de placement moyennant une rémunération. Les employés intérimaires doivent être inclus dans le rapport EEO-1 de l'agence de placement.
Quels employeurs sont exemptés de l'obligation de déclaration ?
Les employeurs qui ne sont pas soumis au titre VII de la loi sur les droits civils de 1964, telle que modifiée, ne sont pas tenus de déposer des rapports EEO-1. Ce groupe comprend tout employeur comptant moins de 15 employés pour chaque jour ouvrable pendant au moins 20 semaines civiles au cours de l'année civile en cours ou précédente. Les autres employeurs exemptés de cette obligation sont les suivants :
- Gouvernements nationaux et locaux
- Systèmes scolaires primaire et secondaire
- Établissements d'enseignement supérieur
- tribus indiennes
- Clubs privés à adhésion réservée exonérés d'impôt, autres que les organisations syndicales
- Entreprises dont le siège social est situé à Porto Rico, aux Îles Vierges et dans d'autres protectorats américains
Les sociétés mères et leurs filiales doivent produire une déclaration commune
Une « société mère » est définie comme une société qui détient la totalité ou la majorité d'une autre société. Chaque société mère et toutes ses filiales doivent déclarer ensemble par établissement.
Qu'est-ce qu'un « établissement » ?
Un « établissement » est une unité économique qui produit des biens ou des services, telle qu'une usine, un bureau ou un magasin. Un établissement est généralement un lieu physique unique qui exerce principalement un seul type d'activité économique.
Les entreprises situées à différents endroits physiques, même si elles exercent la même activité, doivent être déclarées comme des établissements distincts. Il existe des exceptions pour les secteurs de la construction, des transports, des communications, de l'électricité, des services sanitaires et du pétrole et du gaz, pour lesquels il n'est pas nécessaire de déclarer séparément chaque site, projet ou domaine. Ces secteurs sont uniquement tenus de déclarer comme établissements les sièges sociaux ou succursales, terminaux ou stations relativement permanents.
Les employeurs ayant plusieurs entreprises partageant la même adresse, le même code NAICS et le même numéro EIN doivent être regroupés dans un seul rapport d'établissement.
À compter du rapport EEO-1 2015, les employeurs possédant plusieurs entreprises situées à la même adresse et ayant le même numéro de code NAICS (North American Industry Code System) et le même numéro d'identification d'employeur (EIN) sont tenus de déclarer toutes ces entreprises dans le même rapport d'établissement, même si les différentes entreprises sont véritablement des entités juridiques distinctes.
Qu'est-ce qu'un EIN ? Qu'est-ce qu'un code NAICS ?
Un numéro d'identification d'employeur (EIN), également appelé numéro d'identification fédéral d'employeur (FEIN), est un numéro unique à neuf chiffres attribué par l'Internal Revenue Service (IRS) aux entités commerciales opérant aux États-Unis à des fins d'identification.
Les codes d'identification NAICS définissent les établissements en fonction des activités principales qu'ils exercent. Le NAICS est un système d'auto-attribution, ce qui signifie que les employeurs sélectionnent le code qui décrit le mieux leur activité. Vous pouvez déterminer le code approprié pour votre entreprise à l'aide de l'outil en ligne gratuit NAICS.
Où devez-vous déclarer les télétravailleurs et les employés sur le terrain ?
Les employés qui travaillent à domicile ou sur le terrain sont inclus dans le rapport du lieu ou de l'établissement auquel ils relèvent directement. De nombreux employeurs incluent tous les télétravailleurs et employés sur le terrain dans le rapport du siège social. Cependant, seuls les télétravailleurs et employés sur le terrain qui relèvent directement du siège social doivent être inclus dans le rapport du siège social.
Combien de rapports doivent être déposés ?
Les employeurs ayant un seul établissement ne déposent qu'un seul rapport (rapport de type 1). Les employeurs ayant plusieurs établissements déposent les rapports suivants :
- Rapport du siège social (rapport de type 3)
- Un rapport d'établissement pour chaque site comptant au moins 50 employés (rapport de type 4)
- Un rapport d'établissement pour chaque site comptant moins de 50 employés (rapport de type 8) ou un rapport incluant tous les employés des sites comptant moins de 50 employés (rapport de type 6), appelé liste ou grille d'établissements.
- Rapport consolidé
Les employeurs multi-établissements doivent déposer un rapport distinct pour leur siège social (rapport de type 3), même si celui-ci emploie moins de 50 salariés.
Les employeurs multi-établissements disposant de petits sites doivent remplir soit un rapport de type 6, soit un rapport de type 8, mais pas les deux.
Le rapport consolidé comprend les employés du rapport du siège social, ainsi que tous les rapports de type 4, 6 et/ou 8 déposés. Il est préparé automatiquement pour les employeurs qui déposent leur déclaration en ligne.
Que faire si vous perdez votre mot de passe et/ou vos informations de connexion ?
Envoyez un e-mail à [email protected] pour demander un nouveau mot de passe ou un identifiant. Les employeurs peuvent réinitialiser leur mot de passe ici : https://egov.eeoc.gov/eeo1/login.jsp.
Que faire si le contact au sein de votre entreprise change ?
Lorsque la personne à contacter au sein de votre entreprise change, vous devez envoyer une lettre au Comité mixte de déclaration EEO-1 (JRC) à l'adresse [email protected]. La lettre doit être imprimée sur du papier à en-tête de l'entreprise et signée par un représentant autorisé de l'entreprise. Elle doit indiquer le nom, le titre, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail de la nouvelle personne à contacter, ainsi que le numéro de votre entreprise.
Que faire si vous avez fusionné avec une autre entreprise depuis le dépôt de votre dernier rapport EEO-1 ?
Envoyez une notification par e-mail à [email protected], en indiquant les noms et numéros d'enregistrement de toutes les sociétés concernées par la fusion, le nom et l'adresse du siège social, ainsi que le nom de la nouvelle société. Attendez d'avoir reçu une réponse du JRC avant de déposer votre rapport EEO-1.
Que faire si vous avez acquis une nouvelle entreprise depuis votre dernière déclaration EEO-1 ?
Envoyez un e-mail à [email protected]. Votre notification par e-mail doit inclure le nom, l'adresse et les numéros d'entreprise des sociétés acquéreuses et acquises. Si une société a acquis une petite entreprise qui, autrement, ne serait pas tenue de déposer le rapport EEO-1, ou une société qui n'avait jamais déposé de rapport EEO-1 auparavant, la société acquéreuse peut procéder à l'ajout des établissements et au dépôt des nouveaux employés sans attendre la réponse du JRC.
Que se passe-t-il si votre entreprise a fait l'objet d'une scission depuis votre dernière déclaration EEO-1 ?
Envoyez un e-mail à [email protected]. Votre e-mail doit inclure le nom, l'adresse et le numéro d'entreprise de la société mère actuelle. De plus, indiquez l'établissement considéré comme le nouveau siège social qui doit être scindé dans la base de données EEO-1 de l'employeur, avec une liste de toutes les adresses physiques de la nouvelle société, puis attendez la réponse du JRC.
Que faire si vous avez besoin d'une prolongation pour remplir le rapport EEO-1 ?
Les employeurs bénéficieront automatiquement d'une prolongation unique de 30 jours en envoyant un e-mail à [email protected]. Il vaut mieux déposer sa déclaration en retard que de devoir corriger une déclaration incorrecte.
Erreurs courantes commises dans les rapports EEO-1
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- Omission d'indiquer l'origine ethnique ou le sexe des employés. Les employeurs doivent indiquer l'origine ethnique et le sexe de chaque employé dans leurs rapports EEO-1. L'auto-identification est la méthode privilégiée pour recueillir ces informations. Toutefois, si les employés refusent de s'auto-identifier, les employeurs peuvent obtenir ces informations à partir d'autres dossiers d'emploi ou sur la base d'une observation visuelle. Les employés qui s'identifient comme hispaniques ou latino-américains et d'une autre race doivent être classés comme hispaniques, et non comme appartenant à deux races ou plus. Les définitions des groupes raciaux EEO-1 figurent dans le livret d'instructions EEO-1, à la section 4/Identification raciale et ethnique.
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- Attribution d'une catégorie d'emploi EEO incorrecte. Il est important que les employés soient classés dans les catégories d'emploi EEO appropriées (par exemple, professionnels, techniciens, etc.) en fonction de leurs tâches. L'EEOC a créé un guide de classification des emplois EEO-1 pour aider les employeurs. Vous trouverez également des informations utiles dans le livret d'instructions EEO-1, à la section 5/Description des catégories d'emploi. Si vous apportez des modifications importantes aux catégories d'emploi EEO attribuées à vos intitulés de poste d'une année à l'autre, pensez à expliquer brièvement la raison de ces modifications dans la section F/Remarques.
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- Soumission de rapports pour les sous-traitants fédéraux de niveau inférieur au niveau 1. Seuls les entrepreneurs fédéraux et les sous-traitants de premier niveau comptant 50 employés ou plus sont tenus de déposer des rapports EEO-1.
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- Déclaration des contrats fédéraux d'une valeur inférieure à 50 000 $. Les entrepreneurs fédéraux et les sous-traitants de premier rang comptant 50 employés ou plus doivent détenir un contrat fédéral ou un contrat de sous-traitance d'une valeur minimale de 50 000 $. Les entrepreneurs ou sous-traitants ne sont pas tenus de regrouper plusieurs contrats fédéraux pour atteindre le seuil de 50 000 $.
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- Indiquer à tort que vous êtes un entrepreneur ou un sous-traitant fédéral. La section C, question 3, du rapport EEO-1 demande si l'entité déclarante détient un contrat fédéral ou un contrat de sous-traitance de premier rang. Il convient de répondre « oui » ou « non » à cette question pour chaque rapport déposé. La réponse à la question 3 sera automatiquement « oui » si une réponse affirmative a été fournie dans un rapport précédent. Si une entité déclarante n'est pas un entrepreneur fédéral ou un sous-traitant de premier rang, elle ne doit pas indiquer à tort qu'elle l'est, car elle serait alors identifiée comme un entrepreneur et susceptible d'être sélectionnée pour une évaluation de conformité (audit) par l'OFCCP. Il est beaucoup plus facile de répondre correctement à la question 3 que de consacrer du temps, de l'argent et de l'énergie à prouver à l'OFCCP que vous n'êtes pas un entrepreneur.
- Conservation des dossiers. Les employeurs privés qui n'ont pas de contrats fédéraux ou de contrats de sous-traitance de premier rang d'au moins 50 000 dollars doivent conserver les copies certifiées conformes de leurs rapports EEO-1 pendant un an. Les entrepreneurs fédéraux et les sous-traitants de premier rang ayant des contrats d'une valeur de 50 000 dollars ou plus doivent conserver les copies de leurs rapports certifiés conformes et les données sous-jacentes utilisées pour préparer les rapports pendant au moins trois ans. Les rapports sont actuellement conservés dans le système pendant 10 ans.
Conclusion
Les employeurs ne seront pas tenus de remplir les rapports EEO-1 en 2017, dans l'attente du sort réservé aux révisions proposées concernant les exigences en matière de rapports EEO-1. Les employeurs devraient toutefois profiter de cette période pour examiner leurs données afin de s'assurer que chaque employé se voit attribuer une race/ethnicité et un sexe et est affecté à la catégorie d'emploi EEO appropriée en fonction de ses fonctions. Quel que soit l'avenir, ces informations seront essentielles pour remplir des rapports EEO-1 précis.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
