Independientemente de la dirección que tome la Administración Trump con respecto a la OFCCP, parece probable que la divulgación significativa para los veteranos y las personas con discapacidades siga siendo una prioridad. Los contratistas del Gobierno deben tener en cuenta lo que exigen las normativas en cuanto a la evaluación de dicha divulgación, qué pruebas es probable que solicite la OFCCP en una auditoría y cómo pueden los contratistas cumplir con estas obligaciones.
Antecedentes e introducción de los requisitos de evaluación
Una de las secciones normativas que la OFCCP reforzó en sus revisiones de 2014 de las normas sobre veteranos y discapacitados fue la relativa a la difusión y divulgación externas. Antes de marzo de 2014, las normas sobre veteranos del artículo 41 CFR 60-300.44(f) o las normas sobre discapacidad del artículo 41 CFR 60-741.44(f) no contenían ningún requisito de que un contratista realizara una evaluación de sus esfuerzos de divulgación. Durante las revisiones de cumplimiento bajo el antiguo marco, la OFCCP solía pedir al contratista que demostrara que había realizado actividades de divulgación, y era relativamente fácil proporcionar a la OFCCP una lista de los sitios web en los que se habían distribuido los anuncios de empleo, o una lista de las ferias de empleo centradas en los veteranos o en las personas con discapacidad a las que había asistido el empleador. El responsable de cumplimiento podía solicitar pruebas o verificaciones de que el empleador había participado efectivamente en dichas actividades de divulgación mediante copias de correos electrónicos o documentación que demostrara que el empleador se había inscrito para asistir a la feria de empleo, entre otros. Esta prueba era unidireccional. Simplemente exigía al contratista que llevara un control de sus propias comunicaciones externas, sin requerir ninguna evaluación de los resultados de dicha divulgación.
Esa obligación normativa cambió cuando las normas revisadas de la OFCCP sobre veteranos y discapacitados entraron en vigor en la primavera de 2014, y continuó a lo largo de 2015, ya que cada vez más ciclos de datos del AAP de los contratistas del gobierno les exigían empezar a cumplir con las nuevas normas. Recordemos que la obligación de divulgación se incluye en la «Subparte C» de las normas de la OFCCP, por lo que el cumplimiento no fue instantáneo el 24 de marzo de 2014. A medida que se renovaba el ciclo de datos del AAP del contratista, se esperaba que este comenzara a cumplir con las nuevas normas. Por lo tanto, no todos los empleadores comenzaron a cumplir en 2014. Algunos no tuvieron que empezar a cumplir hasta marzo de 2015. Por esa razón, en el año natural 2015 la OFCCP apenas aplicó la normativa en este ámbito. La OFCCP cumplió su promesa a la comunidad de contratistas de que daría a los empleadores la oportunidad de ponerse al día y cumplir con estas nuevas normativas de divulgación y evaluación, y se centró en la asistencia para el cumplimiento durante este periodo.
Como era de esperar, en el año natural 2016 se produjo un aumento en el número de preguntas que la OFCCP comenzó a formular durante las evaluaciones de cumplimiento sobre el cumplimiento por parte del contratista de la nueva normativa de evaluación. Este artículo tiene por objeto ayudar a los contratistas a cumplir con sus obligaciones reglamentarias, proporcionándoles algunos consejos y herramientas para realizar una evaluación eficaz de sus actividades de divulgación.
¿Qué exige la normativa?
Dado que las regulaciones de la OFCCP sobre veteranos y discapacitados son idénticas entre sí, aquí solo citaremos la regulación sobre veteranos, conocida como (f)(3):
Hay mucho contenido en esa normativa, por lo que la vamos a desglosar en sus subpartes, incluyendo una explicación de algunas de las otras secciones de la normativa a las que se hace referencia cruzada.
- La obligación de autoevaluarse es una obligación anual. Se supone que el contratista ha llevado un registro preciso de cada iniciativa que ha emprendido en los últimos 12 meses. Por lo tanto, lo más recomendable sería desarrollar una herramienta interna que ayude a los reclutadores, que están en primera línea de la divulgación, a realizar un seguimiento de lo que hacen a medida que lo hacen. Siempre es más fácil hacerlo sobre la marcha que intentar recordar lo que se hizo hace un año. (Tenemos una herramienta, si la desea). Además, si los reclutadores no realizan un seguimiento sobre la marcha y luego el reclutador dimite o es despedido, se encontrará con un problema.
- Debe desarrollar los criterios que utilizará para evaluar la eficacia, y los datos que recopile sobre los solicitantes y los contratados (la referencia cruzada al párrafo (k)) son solo uno de esos criterios; pero dado que la OFCCP considera que los datos son un criterio importante, merece una mayor atención:
- Para poder recopilar los datos del párrafo (k) sobre quiénes se identificaron a sí mismos como veteranos protegidos o personas con discapacidades, primero debe invitar a los solicitantes a identificarse a sí mismos.
- A continuación, además de invitarles a identificarse como solicitantes, debe volver a plantearles la pregunta de autoidentificación después de la oferta o en el momento de la contratación (antes de que la persona comience a trabajar).
- Si ha hecho ambas cosas y los solicitantes y empleados responden a las invitaciones de autoidentificación, debería disponer de datos sobre el número total de solicitantes, el número de solicitantes que se autoidentificaron como veteranos protegidos y personas con discapacidad, el número total de contrataciones que realizó a lo largo del año y el número total de contrataciones que se autoidentificaron como veteranos protegidos y personas con discapacidad, lo que le permitirá realizar algunas comparaciones o análisis de tendencias.
- Es importante que también preguntes en la solicitud y nuevamente en el momento de la contratación: «¿Cómo se enteró de nosotros?» o, de alguna manera u otra, solicite la fuente de reclutamiento. Si la persona se identifica a sí misma como discapacitada, pero no te dice cuál de tus fuentes de divulgación utilizó para conectarse contigo, eso no te ayuda a evaluar la eficacia de cada iniciativa de divulgación.
- Pero el hecho de que no hayas contratado a esa persona no significa que tu iniciativa haya sido ineficaz, y la OFCCP lo expresó claramente en sus comentarios a la comunidad de contratistas del gobierno cuando publicó su norma definitiva:
«Con respecto al comentario que sugiere que el número de veteranos contratados era el «único» criterio para analizar la eficacia de la divulgación, la OFCCP respetuosamente discrepa. La norma propuesta deja claro que el número de veteranos contratados debe ser un factor primordial a tener en cuenta, dado el objetivo declarado de la VEVRAA de «contratar y promover en el empleo» a los veteranos protegidos, pero está lejos de ser el único parámetro utilizado para analizar los esfuerzos externos de divulgación y contratación. Más bien, la norma propuesta exigía que el contratista tuviera en cuenta todos los parámetros exigidos por el artículo 60-300.44(k) (que incluye los datos de los solicitantes y de las contrataciones), pero también permite claramente al contratista tener en cuenta cualquier otro criterio, incluidos «una serie de factores que son exclusivos de un establecimiento contratista concreto», a la hora de determinar la eficacia de su divulgación, siempre que estos criterios, sean cuales sean, sean razonables y estén documentados para que los responsables de cumplimiento de la OFCCP puedan comprenderlos. El objetivo de la autoevaluación es simplemente garantizar que el contratista reflexione de forma crítica sobre cómo evaluar y mejorar sus esfuerzos de contratación y divulgación con el fin de maximizar sus conexiones con los veteranos protegidos que buscan empleo».
- No pierda de vista algunas de las cuestiones macroeconómicas al realizar su autoevaluación.
- Sí importa el porcentaje de empleados que se autoidentifican. Si invita a los solicitantes y empleados a autoidentificarse por discapacidad o condición de veterano, pero solo el 10 % decide responder a la autoidentificación voluntaria, resulta más difícil evaluar la eficacia de la divulgación. Considere la posibilidad de incluir el porcentaje de respuesta a la encuesta en su evaluación.
- ¿Está invitando a los veteranos a identificarse únicamente como veteranos protegidos, o está solicitando información sobre todas las categorías de veteranos? Aunque solo informe sobre los veteranos protegidos en sus formularios VETS-4212, si invita a todos los veteranos a identificarse, esto le permitirá evaluar la eficacia de su programa de acercamiento a todos los veteranos incluidos en su AAP, y no solo a los veteranos protegidos. (El punto de referencia de la OFCCP para la contratación de veteranos se estableció utilizando datos sobre un conjunto más amplio de veteranos, y no solo sobre los veteranos protegidos).
- Considere si su sector se presta a atraer a veteranos y personas con discapacidad.
- Por lo tanto, independientemente de si contrató al candidato o no, y de si sus solicitantes y empleados están respondiendo a los formularios de autoidentificación, ofrecemos otras sugerencias que nuestros clientes han tenido en cuenta con el fin de ayudarle a evaluar la eficacia de «cualquier otro criterio», incluidos los factores que pueden ser exclusivos de su establecimiento:
- Ferias de empleo
- ¿Cuántos empleadores participaron en total?
- ¿Era la primera vez que probabas esto o ya habías participado antes en esta misma feria de empleo?
- ¿Los organizadores de la feria de empleo aceptaron inscripciones en línea o contaron el número total de personas que asistieron?
- ¿Tuviste que pagar para tener una mesa o una cabina?
- ¿Cuántas personas dirías que se detuvieron junto a la mesa?
- ¿Con cuántas personas hablaste?
- ¿Recopiló currículos? (¡Tenga cuidado aquí! Si realmente está considerando candidatos para puestos vacantes, la OFCCP esperará que solicite información sobre raza, género, discapacidad y condición de veterano en la feria de empleo; si solo se trata de información y no se les está considerando para un puesto vacante en particular, es posible que aún no exista la obligación de solicitarla).
- ¿Tienes idea de cuántas personas, de las que conociste en la feria de empleo, enviaron realmente una solicitud o se presentaron online a una oferta de trabajo real?
- Sitios web sobre diversidad
- ¿Puede el sitio web realizar un seguimiento del número de «clics» que reciben sus ofertas de empleo?
- ¿Pueden los propietarios del sitio web decirte si tus ofertas de empleo están recibiendo más, menos o aproximadamente la misma cantidad de tráfico que otros empleadores que utilizan su sitio web?
- ¿Puedes rastrear a alguno de tus candidatos o empleados hasta su primer contacto en alguno de estos sitios web?
- Consejeros de rehabilitación vocacional/Agencias de recolocación de veteranos
- ¿Qué tan cerca o lejos está su lugar de trabajo de los edificios físicos donde trabajan los representantes estatales o locales y realizan sus tareas de derivación? (Es decir, ¿qué tan práctico es para ellos visitar su lugar de trabajo?)
- ¿Alguna vez les has invitado a visitar tu lugar de trabajo?
- ¿Han aceptado alguna vez esa invitación?
- ¿Alguna vez te han enviado candidatos cualificados?
- Reclutamiento universitario
- ¿Obtuviste una lista de los clubes del campus antes de tu visita?
- ¿Identificaste alguna organización que parezca tener una mayor probabilidad de contar con miembros con discapacidades o veteranos? ¿Algún grupo militar o ROTC?
- ¿Te pusiste en contacto con ellos? ¿Por correo electrónico? ¿Por teléfono?
- ¿Reconocieron su acercamiento? ¿Hicieron un seguimiento?
- Cuando llegaste al campus, ¿intentaste conocer a los representantes de su organización?
- ¿Te ha resultado útil o provechoso?
- ¿Qué medidas, si es que hay alguna, está tomando la oficina de orientación profesional de la universidad para llegar a sus propias comunidades de veteranos y personas con discapacidad antes de la visita?
- Empresas de búsqueda de ejecutivos/agencias de contratación externas
- Lo primero es lo primero: la obligación de participar en la divulgación recae (en todo momento) en usted, el empleador contratista del gobierno. Si decide contratar a un agente externo para que le ayude con esta iniciativa, es su prerrogativa. Pero si va a confiar en ellos para que se encarguen de la divulgación por usted, es mejor que lo deje muy claro desde el principio. «Se nos olvidó decírselo» o «La agencia de trabajo temporal no nos facilita sus registros» no son excusas válidas.
- ¿Ha dejado claro, como parte de su compromiso con ellos, cuáles son sus obligaciones de divulgación con respecto a las comunidades protegidas de veteranos y discapacitados y, por lo tanto, qué espera de ellos?
- ¿Saben que les vas a pedir sus registros para ayudarte a demostrar que has realizado la divulgación requerida a través de ellos?
- ¿Sabe qué registros mantienen sobre usted y qué tipo de registros no están dispuestos a compartir con usted? No querrá someterse a una auditoría de la OFCCP y descubrir a mitad de la revisión de cumplimiento que su agencia de trabajo temporal sostiene que sus fuentes de divulgación son privadas y confidenciales, y que no pueden o no quieren compartirlas con usted.
- Recurrir al argumento de «propiedad exclusiva y confidencialidad»: ¿Podrían elaborar un resumen de algunas de las actividades de divulgación que están llevando a cabo con organizaciones de veteranos y discapacitados sin revelar los nombres y direcciones de correo electrónico de la red de propiedad exclusiva que les ha costado años de tiempo y dinero construir?
- Ferias de empleo
En resumen, para cada iniciativa de divulgación llevada a cabo en los últimos 12 meses, el contratista debe evaluarla como «eficaz» o «ineficaz»: ¿la volvería a realizar o es necesario buscar otra alternativa eficaz? Tenga en cuenta que, si el contratista la califica como «ineficaz», la normativa exige que «identifique y aplique las medidas alternativas enumeradas en los apartados (f)(1) o (f)(2) de esta sección para cumplir con sus obligaciones». La normativa utiliza la palabra «deberá» (obligatorio), no «debería» o «podría» (permisivo). La lista de fuentes enumeradas en la sección (f)(2) sobre veteranos incluye:
(B) La oficina regional del Departamento de Asuntos de Veteranos más cercana al establecimiento del contratista;
(C) Los asesores y coordinadores de veteranos («Vet-Reps») en los campus universitarios;
(D) Los oficiales de servicio de los grupos nacionales de veteranos activos en el área del establecimiento del contratista;
(E) Los grupos locales de veteranos y los centros de servicio a veteranos cercanos al establecimiento del contratista;
(F) El Programa de Asistencia para la Transición (TAP) del Departamento de Defensa, o cualquier programa posterior que, en su totalidad o en parte, pueda sustituir al TAP; y
(G) Cualquier organización que figure en la sección «Recursos para empleadores» del Directorio Nacional de Recursos (http://www.nationalresourcedirectory.gov/), o cualquier servicio futuro que lo sustituya o complemente.
La lista de fuentes de discapacidad que figuran en la sección (f)(2) sobre discapacidad incluye:
(B) El Centro de Empleo One-Stop (One-Stop) o el Centro Americano de Empleo más cercano al establecimiento del contratista;
(C) La Oficina Regional del Departamento de Asuntos de Veteranos más cercana al establecimiento del contratista (www.va.gov);
(D) Entidades financiadas por el Departamento de Trabajo que prestan servicios de contratación o formación a personas con discapacidad, como los servicios que presta actualmente la Red de Asistencia y Recursos para Empleadores (EARN) [www.askearn.org];
(E) Organizaciones de la Red Local de Empleo (EN) (distintas del contratista, si este es una EN) que figuran en el Directorio de la Red de Empleo Ticket to Work de la Administración de la Seguridad Social (www.yourtickettowork.com/endir);
(F) Grupos locales de personas con discapacidad, organizaciones o Centros para la Vida Independiente (CIL) cercanos al establecimiento del contratista;
(G) Oficinas de colocación o de orientación profesional de instituciones educativas especializadas en la colocación de personas con discapacidad; y
(H) Fuentes de contratación privadas, como organizaciones profesionales o servicios de colocación laboral especializados en la colocación de personas con discapacidad.
Por lo tanto, parece haber un incentivo para tratar de encontrar fuentes de divulgación que sean eficaces.
Auditoría interna, presentación de informes y mantenimiento de registros
Sería negligente por nuestra parte no mencionar que la evaluación de estas obligaciones de divulgación no puede considerarse de forma aislada desde el punto de vista normativo. También existen (1) obligaciones correspondientes de auditoría interna y presentación de informes y (2) obligaciones de conservación de registros más prolongadas. La OFCCP no solo reforzó la noción de participar en una divulgación significativa al redactar la nueva sección (f)(3) que trata de la eficacia de la divulgación, sino que (a) reforzó las regulaciones que tratan de la auditoría interna de forma periódica para ver qué funciona y qué no funciona y (b) amplió la obligación de conservación de registros solo para estos documentos de divulgación y el recuento de solicitantes y contrataciones en virtud de la sección (k) a tres años.
En virtud de la obligación de la política de igualdad en el empleo, al identificar al máximo responsable ejecutivo del contratista gubernamental en dicha política, este ha aceptado que su organización lleve a cabo una auditoría interna anual sobre la eficacia del programa de acción afirmativa. Lo que a su vez plantea la pregunta: ¿qué pruebas está generando la organización para cumplir con esa obligación de auditoría interna? Si se supone que debe haber pruebas de una auditoría interna que mida la eficacia de todo el programa de acción afirmativa del contratista, parecería que la evaluación del contratista de la divulgación en virtud del apartado (f)(3) también ayudaría a cumplir su obligación en virtud de la auditoría interna y la obligación de informar (subapartado (h)). Dicho de otro modo, si el contratista no está elaborando la evaluación, es posible que la OFCCP cite al contratista por tres infracciones (divulgación, auditoría interna y mantenimiento de registros), y no solo por una.
En cuanto a la obligación de llevar registros, la normativa (conocida como (f)(4)) establece lo siguiente: «El contratista deberá documentar todas las actividades que realice para cumplir con las obligaciones de esta sección y conservar dichos documentos durante un periodo de tres (3) años».
Conclusión
En conclusión, nuestra recomendación es que los contratistas (a) desarrollen una herramienta que les ayude a realizar un seguimiento de su labor de divulgación; (b) formen a los responsables de la contratación sobre la importancia de cumplimentarla al mismo tiempo que se lleva a cabo la actividad, en relación con algunos de los criterios que pueden utilizar para evaluar la eficacia; (c) evalúen la eficacia de una manera que también cumpla con los requisitos reglamentarios de auditoría interna y presentación de informes; y (d) se aseguren de que estos registros se conserven durante al menos tres años a partir de la fecha de su creación o de la decisión de personal en cuestión.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
