Las normas que implementan la Orden Ejecutiva 13706, que exige a los empleadores afectados proporcionar hasta 56 horas de baja remunerada por enfermedad al año a determinados empleados, entraron en vigor el 1 de enero de 2017. Aunque aún está por ver si la Administración Trump retirará o modificará la Orden Ejecutiva y sus normas de implementación, esta lleva más de tres meses en vigor. A pesar de la fecha de entrada en vigor, muchos contratistas y subcontratistas del Gobierno no están sujetos a la Orden y a las normas, y muchos otros que podrían estarlo, actualmente no se ven afectados. Examinemos qué contratos/subcontratos no están cubiertos. En cuanto a los que sí lo están, veamos qué empleados están sujetos al requisito de acumulación y uso, y cuáles son los parámetros de acumulación y uso de las bajas.
Cobertura
Existen amplias exclusiones de determinados acuerdos y contratos entre el gobierno federal y los empleadores. Por ejemplo, las subvenciones y los acuerdos de cooperación no están sujetos a los requisitos. Los contratos con una agencia reguladora independiente del gobierno federal (por ejemplo, la Corporación Federal de Seguros de Depósitos, la Comisión de Bolsa y Valores y la Comisión Federal de Comunicaciones) no están cubiertos. Del mismo modo, los contratos o subcontratos relacionados con la fabricación y/o el suministro de materiales, contratos normalmente cubiertos por la Ley de Contratos Públicos Walsh-Healey, tampoco están cubiertos. Por último, los contratos y subcontratos de servicios que están exentos de la cobertura de la Ley de Contratos de Servicios (SCA) tampoco están cubiertos (por ejemplo, muchos contratos de transporte de mercancías, contratos de servicios de mantenimiento de vehículos, contratos con hoteles/moteles para conferencias, contratos de servicios inmobiliarios y contratos de transporte de personas por transportistas públicos, si cumplen determinados criterios).
Si bien la mayoría de los contratos y subcontratos federales para servicios, construcción o concesiones están cubiertos, es importante recordar que si una empresa no ha realizado una o más de las siguientes acciones a partir del 1 de enero de 2017, no tiene obligaciones actuales de acumulación de licencias por enfermedad según las regulaciones: 1) ha celebrado un nuevo contrato o subcontrato para el cual se emitieron licitaciones a partir del 1 de enero de 2017; 2) para un contrato adjudicado fuera del proceso de licitación, ha celebrado un nuevo contrato o subcontrato; 3) ha renovado un contrato mediante negociación bilateral; 4) ha prorrogado un contrato existente (excepto mediante una prórroga a corto plazo prevista en el contrato); o 5) ha modificado un contrato existente. Cuando una empresa realiza cualquiera de las acciones anteriores, se aplica la acumulación de bajas por enfermedad, pero solo a los empleados que trabajan en el nuevo contrato, renovado, prorrogado o modificado, o en relación con él, y no a los empleados que trabajan en contratos o subcontratos preexistentes, o en relación con ellos.
Incluso si (o cuando) los empleados de un contratista o subcontratista queden sujetos a la normativa, no todos los empleados estarán cubiertos. Mientras que los empleados que trabajen en contratos cubiertos siempre estarán sujetos a la acumulación de bajas por enfermedad, los empleados que trabajen en relación con contratos cubiertos solo acumularán bajas por enfermedad si dedican el 20 % o más de las horas trabajadas en una semana laboral a contratos cubiertos. Además, si el trabajo cubierto está sujeto a un convenio colectivo (CBA) ratificado antes del 30 de septiembre de 2016 y este prevé la acumulación de bajas por enfermedad, los requisitos no se aplicarán hasta la expiración del CBA o el 1 de enero de 2020, lo que ocurra primero. (Si las condiciones del contrato prevén menos de 56 horas de acumulación anual, la normativa exige la acumulación de la diferencia).
Por último, los empleadores solo deben permitir el uso de las bajas por enfermedad acumuladas durante los periodos en los que el empleado esté trabajando en contratos cubiertos o relacionados con ellos. Sin embargo, restringir el uso a estos casos probablemente suponga una carga administrativa mayor de lo que vale la pena.
Uso de la licencia por enfermedad remunerada
Los empleados pueden utilizar las bajas remuneradas por enfermedad para una amplia variedad de fines. Al igual que en la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA), pueden tomarse tiempo libre por su propia enfermedad u otras necesidades de atención médica, incluida la atención preventiva, y para el cuidado de un familiar o ser querido que esté enfermo o necesite atención médica, incluida la atención preventiva. Sin embargo, la baja remunerada por enfermedad amplía la definición de «familia» para incluir también a aquellas personas que tienen una relación similar a la familiar con el empleado, como un vecino de toda la vida o un amigo íntimo. La baja remunerada también se puede utilizar para cuestiones relacionadas con la violencia doméstica, la agresión sexual o el acoso, cuando el empleado o un familiar o ser querido es la víctima (por ejemplo, para obtener asesoramiento, buscar un nuevo lugar de residencia, recibir ayuda de una organización de servicios a las víctimas o emprender acciones legales).
El criterio para determinar si una enfermedad, lesión u otro evento está cubierto por esta norma es muy amplio. En el caso de lesiones o enfermedades, la norma establece específicamente que podría incluir una amplia variedad de situaciones, como un resfriado común, un malestar estomacal, un dolor de cabeza, un esguince de tobillo y dolencias similares, mucho más allá de las afecciones graves cubiertas por la FMLA.
El empleado puede solicitar verbalmente la baja remunerada por enfermedad. Si la baja solicitada es de tres o más días consecutivos, los empleadores pueden exigir que un profesional sanitario expida un certificado, pero solo si la baja se debe a una enfermedad física o mental, una lesión o una afección médica del empleado; a la obtención de un diagnóstico, atención o cuidados preventivos por parte de un profesional sanitario por parte del empleado; o al cuidado del hijo, padre, madre, cónyuge, pareja de hecho o cualquier otra persona relacionada por consanguinidad o afinidad del empleado. No es necesario que el empleado o la persona atendida haya sido vista por el profesional sanitario para que el certificado sea válido. Si la baja remunerada por enfermedad se utiliza para una ausencia derivada de violencia doméstica, agresión sexual o acoso, la documentación o el certificado aceptables pueden proceder de diversas fuentes. Pueden proceder de un profesional sanitario, un consejero, un representante de una organización de servicios a las víctimas, un abogado, un miembro del clero, un familiar o incluso un amigo cercano. De hecho, también se permite la autocertificación.
Independientemente del nivel de certificación obtenido, el empleador debe ser consciente de que cualquier registro que reciba relacionado con el historial médico debe conservarse como información confidencial. Además, los empleadores tienen prohibido revelar cualquier información de verificación y, del mismo modo, están obligados a mantener la confidencialidad sobre casos de violencia doméstica, agresión sexual o acoso, a menos que el empleado dé su consentimiento o que la ley exija su divulgación.
Tasas de devengo
Los empleadores deben proporcionar una hora de acumulación de licencia por enfermedad por cada 30 horas de trabajo cubierto, hasta un máximo de 56 horas al año. La norma definitiva ofrece a los empleadores la opción de proporcionar a los empleados al menos 56 horas de licencia por enfermedad remunerada al comienzo de cada año de acumulación, en lugar de permitir que los empleados acumulen licencia en función de las horas trabajadas. Proporcionar las 56 horas al comienzo del año de acumulación puede ser más fácil desde el punto de vista administrativo. De esta manera, los empleadores no tienen que preocuparse por el seguimiento de fracciones de horas y también es más fácil proporcionar el estado del saldo de permisos que exigen las regulaciones. Conceder el permiso de una sola vez también significa que el empleador no tiene que invertir tiempo y energía en hacer un seguimiento de las horas trabajadas en los contratos específicos que darían derecho al empleado a disfrutar del permiso. Sin embargo, el empleador corre el riesgo de permitir que un empleado disfrute de las vacaciones y posteriormente rescinda su contrato antes de haber acumulado la totalidad de las vacaciones disfrutadas. También proporciona más vacaciones pagadas de las que se requerirían para los empleados que trabajan menos del 80 % del tiempo en contratos cubiertos o relacionados con ellos. No obstante, es probable que muchos empleadores elijan la opción de conceder las 56 horas de vacaciones pagadas por enfermedad al comienzo del año de acumulación.
Aunque las certificaciones de la FMLA pueden satisfacer las certificaciones de baja remunerada por enfermedad, la baja remunerada por enfermedad está disponible en circunstancias en las que la FMLA no lo está.
Un contratista no puede utilizar las bajas remuneradas por enfermedad exigidas por la normativa para cumplir con sus obligaciones en virtud de la SCA o la Ley Davis Bacon. Además, las obligaciones de un contratista no afectan a sus obligaciones de cumplir con la FMLA ni a su capacidad para actuar de conformidad con ella. La baja remunerada por enfermedad puede sustituir (es decir, puede coincidir) a la baja no remunerada de la FMLA, y todas las notificaciones y certificaciones que cumplan los requisitos de la FMLA satisfarán los requisitos de solicitud de baja y certificación de las nuevas normas. Aunque las certificaciones de la FMLA pueden satisfacer las certificaciones de baja remunerada por enfermedad, la baja remunerada por enfermedad está disponible en circunstancias en las que la FMLA no lo está. Por lo tanto, los empleadores no pueden limitarse a basarse en el proceso de certificación de la FMLA y deben establecer nuevos procedimientos para certificar la baja remunerada por enfermedad si pretenden exigir certificaciones para las bajas por enfermedad que no entran en el ámbito de aplicación de la FMLA.
La política actual de tiempo libre remunerado (PTO) de un empleador puede cumplir con los requisitos de licencia por enfermedad remunerada de las regulaciones, siempre y cuando proporcione a los empleados al menos los mismos derechos y beneficios que exigen las regulaciones. En otras palabras, si un empleador ofrece 56 horas de PTO que cumplen los requisitos descritos en la normativa y los empleados pueden utilizar el permiso para cualquier fin previsto en la normativa, el empleador no tiene que ofrecer un permiso remunerado por enfermedad independiente, incluso si un empleado utiliza todo el tiempo para vacaciones. Si una política de PTO existente ofrece más de 56 horas de permiso, el empleador puede optar por permitir que todo el PTO se utilice para fines que cumplan con los requisitos de la normativa, o bien llevar un registro que refleje la cantidad de tiempo libre remunerado que un empleado utiliza para los fines descritos en la normativa. En ese caso, el empleador solo tendrá que proporcionar, por cada año de acumulación, hasta 56 horas de PTO que el empleado solicite utilizar para fines que cumplan con los requisitos de la normativa.
Medidas a tomar
Debe revisar cuidadosamente sus políticas de permisos remunerados para confirmar si los permisos pueden utilizarse para los fines contemplados en la normativa sobre permisos remunerados por enfermedad. De no ser así, los motivos contemplados en la normativa sobre permisos remunerados por enfermedad deben añadirse a sus políticas.
Será importante formar a los directivos y supervisores de primera línea para que sepan que la baja remunerada por enfermedad puede solicitarse verbalmente. Además, aunque algunas de las certificaciones de la FMLA son similares, la certificación para la baja remunerada por enfermedad no es idéntica, ni tampoco lo es el requisito de certificación. Si bien las certificaciones de la FMLA cumplirán con el requisito de la baja remunerada por enfermedad, la certificación de la FMLA no debe exigirse a menos que sea por una razón que cumpla los requisitos de la FMLA. Es fácil prever una situación en la que un gerente o supervisor sin la formación adecuada escuche una solicitud verbal de baja por enfermedad y responda al empleado que debe rellenar un formulario de certificación de la FMLA. Esto sería adecuado según la FMLA, pero no necesariamente cierto para la baja remunerada por enfermedad, a menos que la baja sea de tres o más días laborables consecutivos y sea por un motivo que cumpla los requisitos de la FMLA.
Debe considerar si desea otorgar las 56 horas al comienzo del año de acumulación, lo cual es una opción, o si prefiere permitir la acumulación de 1 hora por cada 30 horas trabajadas en o en relación con los contratos cubiertos, tal como lo establecen las regulaciones, como otra opción. Una tercera opción sería permitir la acumulación de todas las horas trabajadas, independientemente de si son en relación con contratos cubiertos o no, para facilitar el mantenimiento de registros. Si bien la primera opción puede ser más fácil desde el punto de vista administrativo, también puede dar lugar a abusos. La tercera opción permitirá una acumulación más rápida para los empleados que trabajan en más de contratos cubiertos, pero es más fácil de gestionar desde el punto de vista administrativo.
Por último, si aún no lo hace, debería considerar si desea conceder bajas remuneradas por enfermedad a los empleados que no trabajan en contratos cubiertos o relacionados con ellos, en aras de las relaciones laborales, sopesando ese interés con el coste que supone conceder bajas remuneradas por enfermedad adicionales a aquellos trabajadores que no tienen necesariamente derecho a ellas en virtud de la nueva normativa.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
