En apoyo al esfuerzo continuo del presidente Obama por combatir la discriminación salarial, la OFCCP anunció el 6 de agosto de 2014 una Notificación de Propuesta de Reglamentación (NPRM) que modificará las regulaciones para exigir a los contratistas y subcontratistas federales que presenten un Informe de Igualdad Salarial (EPR) anual sobre la remuneración de los empleados.
Aunque los detalles del EPR aún no se han concretado, la NPRM ofrece una generosa vista previa de lo que les espera a los contratistas y subcontratistas federales. A continuación, se incluyen algunos aspectos importantes que conviene conocer y tener en cuenta mientras esperamos los detalles definitivos del EPR:
- ¿A quiénes afecta la NPRM?
- ¿Qué es el nuevo EPR?
- ¿Qué espera lograr la OFCCP con el nuevo EPR?
- ¿Cómo afectará la NPRM a los contratistas y subcontratistas federales?
Responderemos a cada punto en el siguiente debate:
Punto 1: ¿A quiénes afecta la NPRM?
Las regulaciones propuestas solo se aplicarán a los contratistas federales y subcontratistas de primer nivel con 100 empleados o más y que tengan contratos o subcontratos federales por un valor de 50 000 dólares o más durante al menos 30 días, lo que supone un respiro para los contratistas/subcontratistas más pequeños.
Punto 2: ¿Qué es el nuevo Informe sobre Igualdad Salarial (EPR)?
El nuevo EPR es, en esencia, el Informe de Información del Empleador (Informe EEO-1) ampliado con información sobre remuneraciones. A continuación se ofrecen algunos detalles:
- El período de presentación de informes propuesto para el EPR es del 1 de enero al 31 de marzo de cada año, utilizando los ingresos del año anterior.
- Los empleadores estarían obligados a presentar dos (2) datos adicionales sobre los empleados:
- Un resumen de los salarios W-2 de todos los trabajadores en cada categoría laboral de EEO desglosados por raza, etnia y sexo.
- El número de horas trabajadas por todos los empleados en cada categoría laboral de EEO, desglosadas por raza, etnia y sexo.
Punto 3: ¿Qué espera lograr la OFCCP con el nuevo EPR?
- Oficialmente, el objetivo de esta NPRM es:
- Maximizar la eficiencia y eficacia de los programas de cumplimiento de la OFCCP en materia de remuneración, dirigiendo sus esfuerzos hacia aquellas organizaciones cuyos datos presentados muestren posibles discriminaciones salariales.
- Fomentar un mayor cumplimiento voluntario de la ley, brindando a los contratistas federales la oportunidad de analizar sus políticas y prácticas de remuneración, así como la oportunidad de realizar los ajustes salariales necesarios fuera de una evaluación de cumplimiento.
- Minimizar la carga impuesta a los pequeños contratistas federales y a los contratistas sin ánimo de lucro centrándose únicamente en los contratistas con 100 empleados o más.
- En la práctica, está claro que la OFCCP espera tener más éxito a la hora de identificar y obtener medidas coercitivas satisfactorias en las auditorías relacionadas con la remuneración. La OFCCP espera lograrlo realizando comparaciones de la remuneración total (salario W-2) a nivel de categoría laboral EEO-1, lo que añadirá dos métodos adicionales a su arsenal coercitivo:
- Amplían el alcance de sus investigaciones iniciales sobre remuneración y, por lo tanto, también tienen más probabilidades de «detectar» a los contratistas que incumplen la normativa. La OFCCP espera que las diferencias salariales por categorías EEO-1 sean más indicativas de la posible disparidad salarial que los grupos de puestos, las bandas salariales, etc.
- Realice comparaciones de compensaciones entre contratistas con códigos NAICS similares del sector.1 e identificar y analizar las tendencias del sector. La OFCCP propuso que las diferencias salariales dentro de una categoría EEO-1 entre empresas del mismo sector (código NAICS) pueden ser un indicio de discriminación salarial.
- En última instancia, el nuevo EPR tendrá poco efecto en el éxito de la aplicación si la OFCCP no aumenta los conocimientos técnicos de su personal. ¿Por qué? Los resultados de una investigación basada en el EPR son insuficientes para establecer un caso de discriminación salarial. En cambio, el EPR está desperdiciando recursos y desviando la atención de la OFCCP de métodos importantes, aplicables y viables de investigación de la remuneración. Véase «Conclusión» más abajo.
Punto 4: ¿Cómo afectará la NPRM a los contratistas y subcontratistas federales?
- Los contratistas pueden experimentar un aumento en la exposición a auditorías y riesgos legales. Es un hecho conocido que una de las bases para una revisión de cumplimiento de la OFCCP son los informes EEO-1. El EPR, junto con los informes EEO-1, podría aumentar la exposición legal y a auditorías de los contratistas. En concreto, si el periodo de presentación de informes propuesto para el EPR (enero-marzo) y el periodo de presentación de informes actual para los informes EEO-1 (julio-septiembre) siguen siendo los mismos, los contratistas podrían ser auditados en función de O BIEN la composición de su plantilla (informe EEO-1) y/o los datos sobre remuneración (EPR).
- Debido a los diferentes periodos de presentación de los informes EEO-1 (de julio a septiembre) y EPR (de enero a marzo), los contratistas ahora tendrían que extraer datos, con fines informativos, más de una vez al año.
- Ahora más que nunca, es necesario que los contratistas federales se aseguren de que las categorías laborales asignadas por la EEO sean adecuadas para sus puestos de trabajo.
- En la práctica, para preparar un EPR, los contratistas deberán añadir la información salarial del formulario W-2 a los informes EEO-1. La facilidad y accesibilidad de la información salarial resumida del formulario W-2 será un factor determinante de esta carga.
1-Cumplir con la NPRM al crear el nuevo EPR
Si un contratista puede obtener fácilmente la información salarial del formulario W-2 y se siente cómodo trabajando con aplicaciones de hojas de cálculo (por ejemplo, Excel), entonces generar un EPR supondrá una carga mínima.
- El EPR es una ampliación del actual informe EEO-1 con dos campos adicionales: 1) información salarial W-2 y 2) horas trabajadas.
- Dado que los contratistas federales ya generan informes EEO-1 como parte de sus esfuerzos de presentación de informes sobre planes de acción afirmativa, añadir dos campos adicionales debería ser bastante sencillo si se dispone de la nueva información.
2-Auditoría y riesgo legal
Habrá muchas opiniones y debates al respecto, pero es importante dejar de lado las especulaciones y centrarse en los hechos:
- La OFCCP puede aplicar el EPR para introducir nuevas líneas de investigación (por ejemplo, por categorías EEO-1 y código NAICS de la industria) y, en ese sentido, sí, existen riesgos adicionales de auditoría y legales.
- Para que las conclusiones sobre discriminación salarial sean ejecutables, la OFCCP debe demostrar con éxito los cargos dentro del marco del Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964 (CRA 1964) y/o la Ley de Igualdad Salarial (EPA).
- La OFCCP no ha logrado encontrar casos sustanciales de discriminación salarial en el marco del Título VII y la EPA. Dado que el Título VII y la EPA no se ven alterados por la NPRM, es seguro concluir que la OFCCP seguirá teniendo dificultades para encontrar casos sustanciales de discriminación salarial.
- El teatro de la guerra por la igualdad salarial se libra en un campo de batalla estadístico-técnico. La OFCCP necesita aumentar los conocimientos técnicos de su personal si quiere salir victoriosa de esta batalla.
Nota final: Para estar 100 % protegidos contra cualquier investigación de auditoría de compensación de la OFCCP, los contratistas solo tienen que asegurarse de que sus prácticas salariales cumplen con los requisitos del Título VII y la EPA. Esto se consigue mediante auditorías y revisiones proactivas de la compensación. En lugar de preocuparse por esto o por cualquier NPRM futuro relacionado con la compensación, es mucho más fácil y sencillo para los contratistas adelantarse a la OFCCP y asegurarse simplemente de que sus prácticas de compensación cumplen con el Título VII y la EPA. Los contratistas siempre se sorprenden gratamente de lo fácil y sencillo que resulta un análisis proactivo de la remuneración.
Nota al margen: Tenga en cuenta que la norma propuesta se publicó en el Registro Federal el 8 de agosto de 2014, y que la OFCCP debe recibir todos los comentarios antes del 6 de noviembre de 2014. ¡Es importante que exprese su opinión! Esta NPRM puede inquietar a la mayoría de la comunidad de contratistas y subcontratistas federales, ya que ahora podrían verse obligados a presentar información más sensible al gobierno. Recordando la reacción violenta que suscitó la Ley de Asistencia para la Readaptación de los Veteranos de la Era de Vietnam (VEVRAA) y la Sección 503 de la Ley de Rehabilitación de 1973, en su versión modificada, el DOL/OFCCP eliminó posteriormente varios puntos propuestos debido a los comentarios que recibió de los contratistas y subcontratistas federales.
La norma propuesta se puede consultar y comentar aquí: http://www.dol.gov/ofccp/EPR.
1. http://www.eeoc.gov/eeoc/statistics/employment/jobpat-eeo1/naics.cfm?
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
