¿Café? ¡Listo! ¿Llaves? ¡Listas! ¿En la lista CSAL de la OFCCP? ¡Compruébelo en línea!
¡Prepárese para tener una razón legítima relacionada con su negocio para aumentar el tiempo que pasa frente a la pantalla! El 22 de febrero de 2019, la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales anunció mediante un boletín electrónico que la agencia publicará la próxima ronda de Cartas de Anuncio de Programación Corporativa en línea, en lugar de enviarlas por correo, como lo ha hecho durante años. De hecho, dado que los contratistas han llegado a conocer la sigla «CSAL» como Carta de Anuncio de Programación Corporativa, el anuncio de la OFCCP redefine la sigla como Lista de Anuncios de Programación Corporativa (CSAL).
Según las preguntas y respuestas en línea de la OFCCP, que aún no se han actualizado para ajustarse al protocolo de publicación en línea de CSAL recientemente anunciado, en el pasado un contratista podía confirmar si debía haber recibido un CSAL revisando las listas de CSAL desde el año fiscal 2017 hasta la actualidad, disponibles en la biblioteca FOIA en línea de la OFCCP. El anuncio de la OFCCP no aborda los motivos del cambio en el protocolo.
La información contenida en la lista CSAL no está cubierta por las exenciones o exclusiones de la FOIA. 
La OFCCP lleva emitiendo CSAL desde 2004. Aunque los contratistas han llegado a confiar en la carta enviada por correo como notificación de que pueden ser seleccionados para una evaluación de cumplimiento, las cartas son meramente una cortesía. La OFCCP no está obligada por ley a proporcionar una notificación previa a la carta de programación real aprobada por la Oficina de Gestión y Presupuesto (OMB) que inicia oficialmente el plazo y comienza el proceso de evaluación. Sin embargo, la OFCCP está obligada por ley a publicar la lista CSAL en un formato electrónico accesible, ya que se solicita con frecuencia y es un registro federal que no está cubierto por ninguna de las exenciones de la Ley de Libertad de Información (FOIA). Concretamente, la FOIA de 2016 exige a las agencias federales que «pongan a disposición del público para su inspección en formato electrónico» los registros «que hayan sido solicitados tres o más veces» y que «probablemente sean objeto de solicitudes posteriores». La información de la lista CSAL no está cubierta por las exenciones o exclusiones de la FOIA.
Los contratistas pueden suponer que la OFCCP está aplicando una medida de ahorro de costes al eliminar las cartas enviadas por correo. La OFCCP envió por correo 1000 CSAL a los establecimientos de los contratistas en febrero de 2018, seguidas de otra ronda en septiembre de 2018. Aunque se trata de una gran cantidad de cartas, el coste del franqueo certificado de 3000 CSAL es insignificante en comparación con el presupuesto multimillonario de la OFCCP, incluso reducido como lo fue para el año fiscal 2019. Más bien, «ser ecológicos» con una lista en línea podría ser un esfuerzo de la OFCCP por «mejorar la eficiencia y la eficacia de la organización mediante la modernización» de un aspecto del «modelo operativo de la agencia». Esta idea se propuso en 2018 en el apéndice presupuestario de la propuesta presupuestaria de la OMB para 2019, que sugería reducir el presupuesto de la OFCCP en un 12,5 %.
El anuncio de febrero de la agencia informa a los contratistas que la lista de CSAL de 2019 se publicará en línea en la biblioteca FOIA de la OFCCP a mediados o finales de marzo de 2019. Además, la OFCCP emitirá un anuncio posterior cuando la lista se publique efectivamente. La OFCCP también anima a los contratistas a suscribirse a las actualizaciones por correo electrónico de la OFCCP para recibir notificaciones oportunas sobre la publicación de la CSAL, así como otros recursos de asistencia para el cumplimiento en tiempo real. Si se oponen a la llegada masiva de correos electrónicos relacionados con la OFCCP, los contratistas deben ser conscientes y diligentes a la hora de consultar regularmente, al menos hasta finales de mes, la biblioteca FOIA de la OFCCP para consultar la CSAL de 2019. ¡Marquen la página y visítenla con regularidad!
Revisiones específicas de la sección 503 incluidas en la próxima ronda
Craig Leen, el nuevo director de la OFCCP, ha manifestado su intención de triplicar con creces el número de evaluaciones de cumplimiento realizadas en 2019, además de centrarse en el cumplimiento de la Sección 503 con revisiones específicas. El anuncio de la OFCCP en febrero sobre la publicación de las CSAL también informó a los contratistas de que la «nueva lista» incluirá los establecimientos seleccionados para las revisiones específicas de la Sección 503 y las «comprobaciones de cumplimiento» en virtud de la Directiva 2018-07 de la agencia , Directiva sobre la iniciativa de verificación del programa de acción afirmativa. Como recordatorio, la OFCCP publicó la Directiva 2018-04 el 10 de agosto de 2018. El objetivo de esta Directiva es exigir «que una parte de las futuras listas de programación incluya revisiones específicas en relación con cada una de las tres autoridades que la [OFCCP] hace cumplir», incluida la Sección 503. El anuncio de la OFCCP de febrero no hizo referencia a la VEVRAA ni a la Orden Ejecutiva 11246, las otras dos autoridades que la agencia hace cumplir.
En noviembre de 2018, la OMB aprobó la «solicitud de cambio no sustancial» de la OFCCP para una carta de programación de revisiones específicas, una nueva versión de la carta de programación de la OFCCP que se enviará a los contratistas seleccionados para revisiones específicas. Los puntos clave de esta carta de programación «revisada» incluyen:
- La carta de programación de revisión específica no contiene requisitos de formato adicionales. Los contratistas pueden sentirse tranquilos al saber que la carta es una versión simplificada, si no reducida, de la carta de programación y la lista detallada estándar de la OFCCP.
- Como cabría esperar por parte de los contratistas, la carta de programación de revisión específica aprobada por la OMB incluye SOLO solicitudes de información relativa a la Sección 503, con la excepción limitada de solicitar dos elementos específicos que no se refieren necesariamente a los requisitos de cumplimiento de la Sección 503, ya que solo contienen información sobre raza y género: (1) el plan de acción afirmativa del contratista según la Orden Ejecutiva 11246; y (2) tres años de informes EEO-1. El AAP de la Orden Ejecutiva 11246 no necesita incluir datos detallados, y no está claro por qué la agencia ha incluido la solicitud del AAP de la Orden Ejecutiva 11246, ya que otro punto de la carta exige la presentación de la «formación de grupos de trabajo» en la que se basaría el análisis de utilización de la Sección 503.
- La carta de programación de revisiones específicas aprobada por la OMB tiene una vigencia limitada y expira el 30 de junio de 2019. Los contratistas no deben esperar que la fecha de vencimiento signifique que las revisiones específicas desaparecerán. Por el contrario, la carta de programación estándar de la OFCCP, que entró en vigor en julio de 2016, también expira el 30 de junio de 2019. La OMB debe revisar y aprobar su renovación según el proceso de revisión trienal habitual de la agencia. Por lo tanto, es probable que la OFCCP presente ambas cartas al mismo tiempo para su revisión y aprobación, lo que las situará en el mismo plazo en cuanto a la fecha de entrada en vigor y la fecha de vencimiento.
Además, según la «solicitud de cambio no sustancial» presentada por la OFCCP a la OMB, la OFCCP no llevará a cabo más evaluaciones de cumplimiento como resultado de las revisiones específicas, «ya que no se realizarán además de las revisiones de cumplimiento [estándar], sino en sustitución de estas en varios casos».
En resumen, es la temporada de revisiones de cumplimiento. Los contratistas deben supervisar de forma proactiva el sitio web de la OFCCP, considerar la posibilidad de suscribirse a las actualizaciones por correo electrónico de la OFCCP, actualizar los AAP y comenzar, si aún no lo han hecho, a revisar sus datos de contratación y remuneración y a reforzar sus esfuerzos de buena fe.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
