Le café, c'est bon ! Les clés, c'est fait ! Sur la liste CSAL de l'OFCCP ? Vérifiez en ligne !
Préparez-vous à avoir une raison professionnelle légitime d'augmenter votre temps d'écran ! Le 22 février 2019, l'Office of Federal Contract Compliance Programs a annoncé par bulletin électronique que l'agence postera la prochaine série de Corporate Scheduling Announcement Letters en ligne - au lieu d'envoyer les lettres par la poste, comme elle le fait depuis des années. En fait, alors que les entrepreneurs ont appris à connaître l'acronyme "CSAL" comme signifiant Corporate Scheduling Announcement Letter, l'annonce de l'OFCCP redéfinit l'acronyme comme Corporate Scheduling Announcement List (CSAL).
Selon les questions et réponses en ligne de l'OFCCP, qui n'ont pas encore été mises à jour pour s'aligner sur le protocole d'affichage en ligne des CSAL récemment annoncé, dans le passé, un entrepreneur aurait pu confirmer s'il aurait dû recevoir un CSAL en examinant les listes de CSAL de l'exercice 2017 à aujourd'hui, disponibles dans la bibliothèque FOIA en ligne de l'OFCCP. L'annonce de l'OFCCP n'aborde pas les raisons de ce changement de protocole.
Les informations contenues dans la liste du CSAL ne sont pas couvertes par les exemptions ou exclusions de la FOIA. 
L'OFCCP émet des CSAL depuis 2004. Bien que les entrepreneurs en soient venus à considérer que la lettre envoyée par la poste les informait qu'ils étaient susceptibles d'être sélectionnés pour une évaluation de la conformité, ces lettres ne sont qu'une simple mesure de courtoisie. L'OFCCP n'est pas tenu par la loi de fournir une notification avant la lettre de programmation approuvée par l'Office of Management and Budget (OMB), qui déclenche officiellement le processus d'évaluation. L'OFCCP est toutefois tenu par la loi de publier la liste CSAL dans un format électronique accessible, car elle est fréquemment demandée et constitue un document fédéral qui n'est couvert par aucune des exemptions prévues par la loi sur la liberté de l'information (Freedom of Information Act, FOIA). Plus précisément, la loi sur la liberté de l'information de 2016 impose aux agences fédérales de "mettre à la disposition du public dans un format électronique" les documents "qui ont été demandés trois fois ou plus" et qui sont "susceptibles de faire l'objet de demandes ultérieures". Les informations figurant sur la liste du CSAL ne sont pas couvertes par les exemptions ou exclusions de la FOIA.
Les entrepreneurs peuvent supposer que l'OFCCP utilise une mesure d'économie en éliminant les lettres envoyées par la poste. L'OFCCP a envoyé 1 000 CSAL aux établissements des entrepreneurs en février 2018, puis une autre série en septembre 2018. Bien que cela représente beaucoup de lettres, le coût de l'affranchissement par courrier certifié pour 3 000 CSAL est insignifiant par rapport au budget de plusieurs millions de dollars de l'OFCCP, même réduit comme il l'a été pour l'exercice 2019. Au contraire, "passer au vert" avec une liste en ligne pourrait représenter les efforts de l'OFCCP pour "améliorer l'efficacité et l'efficience de l'organisation en modernisant" un aspect du "modèle opérationnel de l'agence". Cette notion a été proposée en 2018 dans l'annexe budgétaire de la proposition de budget 2019 de l'OMB, qui suggérait de réduire le budget de l'OFCCP de 12,5 %.
L'annonce de février de l'agence informe les entrepreneurs que la liste 2019 des CSAL sera mise en ligne dans la bibliothèque FOIA de l'OFCCP entre le milieu et la fin du mois de mars 2019. En outre, l'OFCCP publiera une annonce ultérieure lorsque la liste sera effectivement publiée. L'OFCCP encourage également les entrepreneurs à s'abonner aux mises à jour par courriel de l'OFCCP pour recevoir en temps opportun une notification de la mise en ligne de la CSAL, ainsi que d'autres ressources d'aide à la conformité en temps réel. Si les entrepreneurs ne veulent pas recevoir un afflux d'e-mails liés à l'OFCCP, ils doivent être attentifs et diligents et consulter régulièrement, au moins jusqu'à la fin du mois, la bibliothèque FOIA de l'OFCCP pour le CSAL 2019. Marquez la page d'un signet et visitez-la régulièrement !
Les examens ciblés au titre de l'article 503 seront inclus dans la prochaine série d'examens
Craig Leen, le nouveau directeur de l'OFCCP, a fait connaître son intention de plus que tripler le nombre d'évaluations de la conformité menées en 2019, en plus de cibler la conformité à la Section 503 avec des examens ciblés. L'annonce faite par l'OFCCP en février sur l'affichage des CSAL a également informé les entrepreneurs que la "nouvelle liste" comprendra des établissements sélectionnés pour des examens ciblés au titre de la section 503 et des "contrôles de conformité" dans le cadre de la directive 2018-07 de l'agence, intitulée Affirmative Action Program Verification Initiative Directive. Pour rappel, l'OFCCP a publié la directive 2018-04 le 10 août 2018. L'objectif de cette directive est d'exiger "qu'une partie des futures listes de programmation comprenne des examens ciblés quant à chacune des trois autorités que l'[OFCCP] met en œuvre", y compris la section 503. L'annonce de l'OFCCP en février ne faisait pas référence à la VEVRAA ou à l'Executive Order 11246, les deux autres autorités que l'agence applique.
En novembre 2018, l'OMB a approuvé la "demande de changement non matériel" de l'OFCCP pour une Scheduling Letter for Focused Reviews - une nouvelle version de la Scheduling Letter de l'OFCCP qui sera envoyée aux entrepreneurs sélectionnés pour des examens ciblés. Les points clés de cette lettre de programmation "révisée" sont les suivants :
- La Focused Review Scheduling Letter ne contient aucune exigence supplémentaire en matière de format. Les entrepreneurs peuvent être rassurés en constatant que la lettre est une version simplifiée, voire épurée, de la lettre de programmation et de la liste détaillée standard de l'OFCCP.
- Comme les contractants peuvent s'y attendre, la Focused Review Scheduling Letter approuvée par l'OMB comprend des demandes d'informations relatives à la section 503 UNIQUEMENT, à l'exception limitée de deux éléments spécifiques qui ne concernent pas nécessairement les exigences de conformité de la section 503, car ils contiennent uniquement des informations sur la race et le sexe : (1) le plan d'action positive de l'Executive Order 11246 du contractant ; et (2) trois années de rapports EEO-1. L'EO 11246 AAP n'a pas besoin d'inclure des données détaillées sur les listes, et la raison pour laquelle l'agence a demandé l'EO 11246 AAP n'est pas claire, car un point distinct de la lettre exige la soumission de la "formation des groupes d'emploi" sur laquelle l'analyse de l'utilisation en vertu de la section 503 serait basée.
- La Focused Review Scheduling Letter approuvée par l'OMB a une courte durée de vie, puisqu'elle expire le 30 juin 2019. Les entrepreneurs ne doivent pas espérer que la date d'expiration indique que les examens ciblés disparaîtront. En effet, la lettre de programmation standard de l'OFCCP, qui est entrée en vigueur en juillet 2016, expire également le 30 juin 2019. L'OMB doit examiner et approuver son renouvellement dans le cadre du processus d'examen triennal habituel de l'agence. Il est donc probable que l'OFCCP soumette les deux lettres en même temps pour examen et approbation, les plaçant ainsi sur le même calendrier pour la date d'entrée en vigueur et la date d'expiration.
En outre, selon la "demande de changement non significatif" adressée par l'OFCCP à l'OMB, l'OFCCP n' effectuera pas davantage d'évaluations de la conformité à la suite des examens ciblés, "étant donné qu'ils ne seront pas effectués en plus, mais à la place des examens de la conformité [standard] dans un certain nombre de cas".
En résumé, c'est la saison des examens de conformité. Les entrepreneurs doivent surveiller de manière proactive le site web de l'OFCCP, envisager de s'inscrire aux mises à jour par courrier électronique de l'OFCCP, mettre à jour ces AAP et commencer - si ce n'est déjà fait - à réviser leurs données de recrutement et de rémunération et à renforcer leurs efforts de bonne foi.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
