La igualdad salarial es una prioridad fundamental para la Casa Blanca y la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP). En agosto, el Registro Federal publicó un aviso de propuesta de reglamentación (NPRM) que exigiría a la mayoría de los contratistas federales y subcontratistas de primer nivel presentar datos sobre remuneraciones a la OFCCP a través de un sistema de presentación en línea con periodicidad anual. Esta herramienta de datos sobre remuneración, denominada «Informe sobre igualdad salarial», respondía al memorándum presidencial firmado por el presidente Obama el 8 de abril de 2014, en el que se pedía que se publicaran las normas propuestas en un plazo de 120 días. La NPRM establece un periodo de 90 días para la presentación de comentarios públicos, que finaliza el 6 de noviembre. Sus comentarios serán importantes; le rogamos que considere la posibilidad de comunicar sus inquietudes a la OFCCP antes de esa fecha.
El impacto del Informe sobre igualdad salarial en los contratistas federales será significativo. La OFCCP ha declarado que utilizará los datos sobre remuneración para crear normas de remuneración para el sector, que luego se utilizarán como puntos de referencia tanto para la OFCCP como para la comunidad de contratistas. Afirma que los puntos de referencia formarán parte de la metodología utilizada para priorizar qué contratistas serán seleccionados para las auditorías de la OFCCP. Además, la OFCCP indicó que los datos resumidos basados en el sector se comunicarán al público «tan pronto como sea posible» y sugirió que los datos agregados basados en el sector ofrecerán a la comunidad de contratistas la oportunidad de autoevaluar sus propios datos de remuneración en comparación con el punto de referencia agregado del sector. Queda por ver si existe alguna aplicación significativa para este punto de referencia, dada la agregación bruta de los datos. La OFCCP sigue sin comprender la sofisticación de los sistemas de remuneración de la mayoría de los empleadores y el hecho de que los datos salariales agregados no tienen en cuenta distinciones legítimas clave, como el nivel de experiencia y las diferencias de habilidades dentro de los grupos de trabajo.
¿Qué se exige en la NPRM?
Los contratistas y subcontratistas federales cubiertos estarían obligados a presentar un informe sobre igualdad salarial antes del 31 de marzo de cada año en el que se indique:
- El número total de trabajadores dentro de una categoría laboral específica EEO-1 por raza, etnia y sexo.
- Salarios totales W-2 para todos los trabajadores en la categoría laboral EEO-1 por raza, etnia y sexo; y
- Total de horas trabajadas por todos los empleados en la categoría laboral EEO-1 por raza, etnia y sexo.
A diferencia del informe EEO-1, el informe sobre igualdad salarial propuesto exigiría a los empleadores incluir a todos los empleados que hayan trabajado en cualquier momento durante el año natural completo, desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre. Aunque la agencia cree que los datos son «una herramienta fundamental para erradicar la discriminación salarial», la metodología propuesta dará lugar a datos distorsionados, ya que la declaración de los salarios W-2, que incluyen todos los salarios, incluidas las comisiones y las bonificaciones, puede sugerir que existen diferencias raciales o de género que en realidad no existen, ya que no pueden normalizarse utilizando el total de horas trabajadas. Además, proporcionar horas no anualizadas para los empleados que trabajan parte del año y todo el año también dará lugar a resultados sesgados.
Además de los requisitos de presentación de informes, los licitadores de contratos federales que tengan contratos federales vigentes deben certificar que cumplen con los requisitos de presentación del Informe de igualdad salarial.
¿Qué empleadores se propone incluir en la cobertura?
Muchos, aunque no todos, los contratistas y subcontratistas federales estarán obligados a presentar el Informe de Igualdad Salarial. Las entidades afectadas son aquellos contratistas principales o subcontratistas de primer nivel que tengan más de 100 empleados y tienen un contrato, un subcontrato de primer nivel o una orden de compra por un importe de 50 000 dólares o más que cubre un período de al menos 30 días, incluidas las modificaciones, o que sirve como depositario de fondos gubernamentales por cualquier importe, o es una institución financiera que es agente emisor y pagador de bonos y pagarés de ahorro de los Estados Unidos. Los contratistas de construcción de cualquier nivel con un contrato o subcontrato de al menos 50 000 dólares también están cubiertos por la normativa propuesta.
Las instituciones educativas también pueden verse afectadas por la NPRM, ya que la OFCCP ha solicitado comentarios sobre si las instituciones educativas contratadas por el gobierno federal que presentan el IPEDS también deberían estar obligadas a presentar el Informe de Igualdad Salarial.
¿Qué pasa con las preocupaciones sobre la privacidad de los datos?
Los informes EEO-1 suelen ser objeto de solicitudes en virtud de la Ley de Libertad de Información (FOIA) y a menudo terminan en manos de los abogados de los demandantes privados. La OFCCP intentó disipar los temores de que los datos del Informe sobre Igualdad Salarial fueran entregados a los competidores y a los abogados de los demandantes afirmando que la FOIA eximiría de la divulgación de los datos de los contratistas cuando se demostrara que (1) el contratista sigue en activo, (2) los datos son confidenciales y sensibles, y (3) la divulgación de los datos causaría un perjuicio comercial al contratista. Queda por ver si la práctica de la OFCCP es suficiente para proteger de forma sistemática dichos datos en ausencia de una exención explícita de la FOIA para los datos salariales.
Es importante destacar que la propuesta no contribuye en gran medida a disipar los temores, expresados con firmeza por la Academia Nacional de Ciencias (NAS) en un informe financiado por la EEOC titulado «Recopilación de datos sobre remuneraciones de los empleadores», de que el gobierno federal aún no está preparado para recopilar esta información. En este informe, la NAS concluyó que el Gobierno federal debía planificar cómo utilizaría los datos salariales, realizar un estudio piloto para poner a prueba cualquier plan inicial de recopilación y uso de datos, y disponer de una mayor capacidad para tratar los datos y su análisis una vez recopilados. Instó al Gobierno a sentar estas bases antes de exigir a los empleadores que recopilen y comuniquen información salarial. Cabe destacar que estas medidas aún no se han llevado a cabo, a pesar de la referencia nada sutil del presidente Obama al informe de la NAS en su memorándum presidencial del 8 de abril, Día de la Igualdad Salarial, en el que instaba a «considerar estudios independientes sobre la recopilación de datos sobre remuneraciones». En una época en la que las violaciones de la seguridad de los datos, incluso de documentos de alto secreto, no son infrecuentes, hay que tomarse en serio la posibilidad de que los datos confidenciales sobre las remuneraciones de los empleados de tantos empleadores puedan ser fácilmente pirateados y hacerse públicos. Es necesario prestar mucha atención a esta cuestión y tomar medidas para garantizar que esto no suceda.
Qué hacer ahora
Entonces, ¿qué hacemos ahora? Como se ha señalado anteriormente, el plazo para presentar comentarios vence muy pronto, por lo que conviene enviar comentarios, especialmente en lo que respecta a la dudosa utilidad de los datos del formulario W-2, las importantes preocupaciones en materia de privacidad y, por último, pero no por ello menos importante, la carga que supone el cumplimiento. La OFCCP siempre ha tenido dificultades para evaluar con precisión la carga que suponen para los contratistas los diversos requisitos propuestos. En el caso que nos ocupa, la agencia estima que el coste para cada contratista del cumplimiento de las obligaciones propuestas en el Informe sobre igualdad salarial es de 684 dólares por establecimiento contratista o 2176 dólares por empresa. La OFCCP estima que un profesional de la gestión de cada establecimiento necesitará aproximadamente una hora para leer el material de asistencia al cumplimiento o participar en seminarios web para comprender los nuevos requisitos, y que los contratistas con sistemas automatizados necesitarán seis horas por establecimiento para generar los datos del informe, realizar análisis, completar el formulario de informe en línea, revisar el informe y enviarlo a la OFCCP en línea. Si su estimación de la carga para su organización difiere, considere la posibilidad de enviar esa información.
Los contratistas también pueden considerar la posibilidad de generar un informe de igualdad salarial «simulado» bajo el privilegio abogado-cliente, de acuerdo con el formato propuesto, con el fin de identificar las áreas de interés que probablemente se centraría la OFCCP. Dado que los contratistas no han tenido la práctica de realizar análisis salariales utilizando datos W-2 por categorías de empleo EEO-1, este enfoque puede presentar resultados muy diferentes a los que el contratista ha visto en sus análisis anteriores.
Por último, nunca ha sido tan importante realizar un análisis proactivo de la equidad salarial bajo el privilegio abogado-cliente. Si ha realizado un estudio de este tipo hace unos años, es hora de repetirlo. Prácticamente todas las evaluaciones de cumplimiento de la OFCCP incluyen ahora un análisis de equidad salarial por parte de la agencia, y los contratistas deben estar preparados para defender sus prácticas salariales. Es esencial comprender plenamente cómo factores como el rendimiento, la geografía, las habilidades especiales y la experiencia influyen en la remuneración en la realidad, y no solo como una cuestión de política. Y si existen diferencias de sexo o raza/etnia que no pueden explicarse por criterios legítimos relacionados con el trabajo, es hora de abordarlas.
Además de un análisis de regresión múltiple del salario base de grupos de empleados en situaciones similares, los contratistas deben considerar examinar los diversos componentes de la remuneración, como las bonificaciones y los incentivos. También se puede revisar la remuneración total en efectivo. Los contratistas deben abordar cualquier área de preocupación lo antes posible, idealmente antes de que se programen futuras auditorías. Por último, en su análisis salarial, los contratistas deben estar especialmente atentos a cualquier puesto de trabajo que parezca estar segregado por sexo o raza/etnia. La OFCCP está persiguiendo enérgicamente su reorientación de la teoría de la «orientación» como un problema de discriminación salarial (cuando en realidad se trata de un problema de colocación con posibles implicaciones salariales). Siempre que el contratista observe puestos de trabajo que sean exclusiva o mayoritariamente de una raza/etnia o género, debe examinar la práctica de colocación para asegurarse de que los reclutadores o los responsables de la contratación no están discriminando a personas de una raza/etnia o sexo específicos.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
