Cómo utilizar los informes de los solicitantes para ayudar a su empresa durante una revisión de la OFCCPParte 2 de 2 |
En la primera parte de esta serie, señalamos que el mundo es diferente para las empresas que se someten a las revisiones de la OFCCP. La Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos sigue examinando de cerca la contratación de contratistas y subcontratistas federales para determinar si existe alguna discriminación por motivos de raza o género. Sin embargo, la OFCCP también se centra en gran medida en cuestiones relacionadas con los veteranos y las personas con discapacidad. Gran parte de la atención que se presta a los veteranos y las personas con discapacidad se centra en los esfuerzos de divulgación que realizan las empresas para encontrar y contratar a miembros de estas clases protegidas, así como en la documentación disponible para demostrar dicha divulgación.
El interés continuo por parte de la OFCCP con respecto a las disparidades en la contratación y el nuevo énfasis en medir el alcance significan que los informes de los solicitantes elaborados para la OFCCP son una clave fundamental para el éxito de una revisión. Un informe de solicitantes eficaz debe poder demostrar lo siguiente:
- Que todas las clases de solicitantes fueron debidamente consideradas para los puestos vacantes.
- Que se realizara una divulgación suficiente en relación con los puestos vacantes para atraer a minorías, mujeres, veteranos y personas con discapacidad a las bolsas de candidatos.
En la primera parte de esta serie, hemos abordado las formas en que las empresas pueden utilizar los informes de los solicitantes para determinar si se han tenido debidamente en cuenta todas las clases de solicitantes. Ahora pasamos a ver las formas en que los informes de los solicitantes pueden utilizarse para demostrar la divulgación.
Determinar si se llevó a cabo una divulgación suficiente
Uno de los campos más descuidados en los sistemas de seguimiento de candidatos es el que se utiliza para recopilar información sobre las fuentes de referencia. Normalmente se pide a los candidatos que rellenen este campo ellos mismos (cuando el campo está disponible). Dado que la fuente de referencia tiene poco significado para los candidatos, a menudo eligen la primera opción o la más sencilla al seleccionar una fuente de referencia. Los reclutadores y otras personas que revisan los registros de los candidatos suelen hacer poco para asegurarse de que estos hayan seleccionado una fuente de referencia significativa. Por lo tanto, la mayoría de los informes de candidatos sugieren que estos se enteraron de las vacantes principalmente a través de fuentes como «Internet», «anuncios en periódicos», «sitios web de empresas» u «otras fuentes».
La OFCCP espera claramente que las empresas realicen esfuerzos de divulgación para encontrar minorías, mujeres, personas con discapacidades y veteranos. La OFCCP también espera que las empresas documenten sus esfuerzos de divulgación y puedan demostrar que se realizaron esfuerzos específicos de divulgación para cada vacante. Además, la OFCCP espera que los esfuerzos de divulgación produzcan resultados. Como dijo la directora de la OFCCP, Patricia Shiu, en julio de 2011: «La acción afirmativa ya no puede medirse por los esfuerzos de buena fe».
La forma más fácil de demostrar que los esfuerzos de divulgación han tenido éxito es mostrar que entre las personas contratadas hay minorías, mujeres, personas con discapacidades y veteranos. Sin embargo, hay ocasiones en las que las empresas no pueden contratar a miembros de estos grupos. En este caso, es útil disponer de un informe de candidatos que demuestre que hubo candidatos específicos que se enteraron de las vacantes a través de fuentes de contratación dirigidas a grupos específicos.
El primer paso para utilizar un informe de candidatos con el fin de demostrar una divulgación eficaz es asegurarse de que exista una lista adecuada de fuentes de referencia entre las que el candidato pueda elegir. Si las únicas fuentes de referencia entre las que puede elegir un candidato son «Publicación en Internet», «Anuncio», «Referencia de un empleado», «Escuela» y «Otros», el informe de candidatos no servirá para demostrar que se ha llevado a cabo una divulgación. Los candidatos deben tener la opción de elegir fuentes de referencia específicas que representen a las organizaciones con las que las empresas se han puesto en contacto para proporcionar candidatos. Por lo tanto, una lista de fuentes de referencia debe incluir organizaciones como «NAACP», «Helmets to Hardhats», «Oficina local de DVR» y «Women in the Trades» si estas se encuentran entre las organizaciones específicas con las que se ha contactado para ofrecer puestos vacantes.
Consejo útil n.º 1: Permita a los candidatos elegir entre una lista más amplia y específica de fuentes de referencia que se utilizaron para encontrar candidatos.
El siguiente paso para utilizar un informe de candidatos con el fin de demostrar una divulgación eficaz es evitar el uso de fuentes de referencia con nombres genéricos. Las fuentes de referencia como «Publicación en Internet» deben eliminarse y sustituirse por una lista de fuentes específicas como «Monster.com» o «MilwaukeeJobs.com». Las fuentes de referencia como «Anuncio en periódico» deben sustituirse por «Chicago Tribune» o «Sacramento Bee». Ciertas fuentes de referencia, como «Sitio web de la empresa», pueden ser útiles siempre que los puestos se publiquen realmente en el sitio web de la empresa y los candidatos encuentren habitualmente puestos buscando en el sitio web de la empresa.
Consejo útil n.º 2: Evite utilizar fuentes de referencia para candidatos que sean demasiado genéricas y, por lo tanto, no proporcionen información significativa.
Lo contrario a lo anterior es que las empresas pueden crear listas de fuentes de referencia demasiado largas y difíciles de manejar para los candidatos. Es poco probable que un candidato al que se le pide que proporcione información sobre la fuente de referencia se desplace por una lista de 50 fuentes para encontrar la que mejor se adapte a sus necesidades. Por lo general, los candidatos buscarán entre un conjunto limitado de fuentes de referencia antes de tomar una decisión. Si la primera fuente de referencia de la lista es «Monster.com», muchos candidatos elegirán esta opción e ignorarán las demás. Por lo tanto, la ubicación de una fuente de referencia en una lista es fundamental. Para obtener información sobre la viabilidad de las fuentes de divulgación específicas, las empresas pueden colocar las fuentes de contratación especializadas dirigidas a minorías, mujeres, personas con discapacidad y veteranos en la parte superior de la lista de posibles fuentes de contratación.
Consejo útil n.º 3: Coloque las fuentes de reclutamiento especializadas en un punto de la lista de fuentes de reclutamiento donde los candidatos puedan verlas y utilizarlas de manera eficaz.
Después de crear un conjunto viable de fuentes de referencia para que los candidatos las utilicen, las empresas deben poder generar informes de solicitantes que muestren información sobre las fuentes que han podido proporcionar candidatos. Es útil poder generar un informe que muestre el número total de candidatos que indicaron que fueron referidos por fuentes específicas. Es especialmente útil poder ver las fuentes de referencia asociadas a cada solicitud. De esta manera, las empresas pueden evaluar sus estrategias de reclutamiento específicas para puestos concretos y determinar dónde centrar sus esfuerzos de reclutamiento.
Consejo útil n.º 4: Las empresas deben poder generar informes de candidatos por solicitud que muestren la fuente de referencia de cada candidato.
Por último, las empresas deben revisar los informes de candidatos y contrataciones para determinar qué fuentes de referencia han permitido encontrar a los candidatos que han sido contratados. Puede resultar útil hablar con las personas pertenecientes a minorías, mujeres, personas con discapacidad y veteranos que hayan sido contratados para saber cómo se enteraron de la vacante y comprobar si la información que proporcionaron sobre la fuente de referencia coincide con la que aparece en los informes de candidatos. Si determinadas fuentes de referencia han sido especialmente útiles para encontrar minorías, mujeres, personas con discapacidades y veteranos, la empresa puede querer asegurarse de que estas fuentes se utilicen con más frecuencia y de que aparezcan en los primeros puestos de la lista de fuentes de referencia que los candidatos pueden seleccionar.
Consejo útil n.º 5: La empresa debe colaborar con los nuevos empleados para determinar qué fuentes de referencia los dirigieron a la empresa.
¿Qué significa todo esto para los informes de los candidatos? Significa que un informe de candidatos debería ayudarle a analizar los esfuerzos de divulgación de su empresa proporcionándole la siguiente información:
- Debería mostrarle las fuentes de reclutamiento específicas que recomendaron candidatos para cada puesto vacante.
- Debería permitirle determinar el número de candidatos que se encontraron a través de una fuente de reclutamiento en particular.
- Debería permitirle determinar las fuentes específicas que pudieron recomendar a los candidatos que fueron contratados en su organización.
Para obtener más información sobre las normas de acción afirmativa de la OFCCP y sobre los enfoques para crear informes de candidatos eficaces, póngase en contacto conmigo en [email protected].
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
