Todas las empresas deben cumplir con una serie de normativas laborales estatales y federales. Si no conoce las leyes y normativas laborales, o si las conoce y no las cumple, su empresa podría verse obligada a pagar multas o correr el riesgo de ser demandada. ¿Qué pueden hacer las empresas inteligentes? Realizar de forma proactiva una auditoría de recursos humanos.
Una auditoría de recursos humanos es una revisión exhaustiva de sus políticas y prácticas laborales. El auditor revisará aspectos como el manual del empleado, el proceso de selección y contratación, cómo se integra a los nuevos empleados, la remuneración y los beneficios, la seguridad, la gestión del rendimiento y la formación. Además, el auditor querrá conocer cuestiones como la rotación de personal, la satisfacción de los empleados y el número de quejas de los empleados.
Al igual que acudir al médico para una revisión anual, una auditoría de RR. HH. puede ayudar a su empresa a determinar el estado de sus sistemas de RR. HH. Si encuentra áreas que no cumplen con la normativa, el auditor puede ofrecerle recomendaciones y buenas prácticas.
A continuación se enumeran cinco áreas comunes de riesgo que se encuentran en las auditorías de RR. HH.
- Clasificación errónea de puestos de trabajo exentos y no exentos
Las leyes y normativas sobre salarios y horarios son complejas y cambian con frecuencia, lo que facilita cometer errores a la hora de clasificar los puestos de trabajo. El Departamento de Trabajo (DOL) estima que más del 70 % de todos los empleadores infringen la Ley Federal de Normas Laborales, lo que ha dado lugar a demandas por valor de millones de dólares por horas extras no remuneradas en el pasado.
Además de revisar las descripciones de los puestos de trabajo para asegurarse de que estén correctamente clasificados como exentos o no exentos, los empleadores deben publicar un aviso en el lugar de trabajo en el que se informe a los empleados de su derecho a presentar una reclamación a través del Departamento de Trabajo.
- Archivos de personal inadecuados
La auditoría de RR. HH. debe incluir una revisión de los expedientes de los empleados. Un error común en los expedientes de los empleados es incluir notas disciplinarias o evaluaciones de rendimiento que son inconsistentes o vagas. Si despide a un empleado y posteriormente es demandado, su documentación escrita puede ayudarle a demostrar que el despido fue apropiado. Una auditoría le ayudará a crear una documentación irrefutable.
Otro problema habitual es no mantener separada la información médica personal de los empleados, tal y como exigen las leyes HIPAA. La multa por una primera infracción cometida por alguien que no sabía que estaba infringiendo la HIPAA oscila entre 100 y 50 000 dólares. La multa por una infracción por negligencia deliberada, cuando se corrige en el plazo establecido, oscila entre 10 000 y 50 000 dólares por infracción.
- Políticas de asistencia prohibida
Para dirigir su empresa, necesita que sus empleados tengan una buena asistencia. Sin embargo, las políticas de asistencia estrictas deben cumplir con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA).
En un caso reciente, la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) acusó a Pactiv, una empresa de embalaje con sede en Illinois, de discriminación por discapacidad después de que una investigación revelara que la empresa cobraba a los trabajadores «puntos de asistencia» por ausencias relacionadas con motivos médicos.
La EEOC acusó a Pactiv de discriminar a las personas con discapacidad al no permitirles tomarse una licencia como adaptación razonable.
Se ordenó a Pactiv pagar 1,7 millones de dólares, crear una nueva política de asistencia y llevar a cabo formación sobre la ADA.
- Registros de tiempo inexactos
Algunos empleadores exigen a los empleados no exentos que fichan en un reloj registrador o rellenan hojas de asistencia. Si lo hace, es importante llevar registros precisos, que serán revisados en una auditoría.
En un caso reciente, dos empleados administrativos demandaron por varios años de salarios atrasados por horas extras. Los empleados llevaban un registro de sus propias horas. Como no había registros oficiales de horas, la empresa tuvo que pagar a los dos trabajadores las horas extras.
- Errores en el formulario I-9
Las auditorías de recursos humanos suelen revelar documentación inadecuada, como formularios I-9 incompletos o que faltan. Los empleadores pueden ser multados con entre 100 y 1000 dólares por cada formulario I-9 que no se haya completado correctamente.
Una empresa que recientemente tuvo problemas por infringir la normativa I-9 es una empresa metalúrgica de Arizona, DLS Precision Fab LLC (DLS). La empresa fue condenada a pagar 305 050 dólares por infracciones relacionadas con la normativa I-9. DLS argumentó que no se le debía considerar responsable de los errores cometidos por su director de recursos humanos. El tribunal no estuvo de acuerdo.
Es recomendable realizar una auditoría de recursos humanos cada pocos años para asegurarse de que se está en el camino correcto en lo que respecta al cumplimiento normativo y las mejores prácticas. La revisión de los formularios I-9 debe realizarse con mayor frecuencia. Sin embargo, siempre que se produzcan cambios significativos en la legislación laboral, es aconsejable desde el punto de vista empresarial realizar una auditoría para garantizar el cumplimiento normativo.
Si cuenta con profesionales internos que tengan conocimientos, sean objetivos y dispongan de tiempo, pueden llevar a cabo una auditoría de RR. HH. Si no es así, contrate a un consultor externo.
Después de realizar la revisión e identificar cualquier deficiencia en sus prácticas de RR. HH., cree un plan de acción para implementar los cambios necesarios. Realizar una auditoría y luego no actuar en función de los resultados puede aumentar su riesgo legal. Así que... ¡simplemente hágalo!
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
