Todas las empresas deben cumplir una serie de normativas laborales estatales y federales. Si no conoce las leyes y normativas laborales, o si las conoce y no las cumple, su empresa podría verse obligada a pagar tasas o correr el riesgo de ser demandada. ¿Qué pueden hacer las empresas inteligentes? Realizar proactivamente una auditoría de recursos humanos.
Una auditoría de recursos humanos es una revisión exhaustiva de sus políticas y prácticas de empleo. El auditor revisará áreas como el manual del empleado, el proceso de selección y contratación, la incorporación de nuevos empleados, la retribución y las prestaciones, la seguridad, la gestión del rendimiento y la formación. Además, el auditor querrá conocer cuestiones como la rotación de personal, la satisfacción de los empleados y el número de quejas de los empleados.
Al igual que ir al médico para un chequeo anual, una auditoría de RRHH puede ayudar a su empresa a determinar la salud de sus sistemas de RRHH. Si encuentra áreas que incumplen la normativa, el auditor puede ofrecerle recomendaciones y mejores prácticas.
A continuación se exponen cinco áreas de riesgo comunes que se detectan en las auditorías de RRHH.
- Clasificación errónea de empleos exentos y no exentos
Las leyes y normativas sobre salarios y horarios son complejas y cambiantes, por lo que es fácil cometer un error al clasificar los puestos. El Departamento de Trabajo (DOL) calcula que más del 70% de los empresarios infringen la Ley Federal de Normas Laborales, lo que ha dado lugar a millones de dólares en demandas por horas extra atrasadas.
Además de revisar las descripciones de sus puestos de trabajo para asegurarse de que están correctamente clasificados como exentos o no exentos, los empresarios están obligados a publicar un aviso en el lugar de trabajo, notificando a los empleados su derecho a presentar una denuncia a través del DOL.
- Expedientes de personal inadecuados
La auditoría de RRHH debe incluir una revisión de los expedientes de los empleados. Un error común en los expedientes de los empleados es tener notas disciplinarias o evaluaciones de rendimiento que sean incoherentes o vagas. Si despide a un empleado y posteriormente es demandado, su documentación escrita puede ayudarle a demostrar que el despido fue procedente. Una auditoría le ayudará a crear una documentación hermética.
Otro problema común es no mantener separada la información médica personal de un empleado, como exigen las leyes de la HIPAA. La multa por una infracción cometida por primera vez por alguien que no sabía que infringía la HIPAA es de 100 a 50.000 dólares. La multa por una infracción por negligencia intencionada, cuando se corrige en el plazo requerido, es de 10.000 a 50.000 dólares por infracción.
- Políticas de asistencia prohibida
Para que su empresa funcione, necesita que sus empleados tengan una buena asistencia. Sin embargo, las políticas estrictas de asistencia deben cumplir la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA).
En un caso reciente, la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) acusó a Pactiv, una empresa de embalaje con sede en Illinois, de discriminación por discapacidad después de que una investigación revelara que la empresa cobraba a los trabajadores "puntos de asistencia" por ausencias relacionadas con motivos médicos.
La EEOC acusó a Pactiv de discriminar a las personas con discapacidad al no concederles permisos como medida de adaptación razonable.
Pactiv fue condenada a pagar 1,7 millones de dólares, a crear una nueva política de asistencia y a impartir formación sobre la ADA.
- Registros horarios inexactos
Algunas empresas exigen que los empleados no exentos fichen o rellenen hojas de control horario. Si lo hace, es importante mantener registros precisos, que una auditoría revisará.
En un caso reciente, dos oficinistas demandaron por varios años de salarios atrasados por horas extraordinarias. Los empleados controlaban sus propias horas. Como no había registros oficiales de horas, la empresa tuvo que pagar a los dos trabajadores las horas extraordinarias.
- Errores en el formulario I-9
Las auditorías de RRHH suelen descubrir documentación inadecuada, como formularios I-9 incompletos o que faltan. Los empleadores pueden ser multados con entre 100 y 1.000 dólares por no cumplimentar correctamente un formulario I-9.
Una empresa que recientemente tuvo problemas con las violaciones del I-9 es una empresa metalúrgica de Arizona, DLS Precision Fab LLC (DLS). La empresa fue condenada a pagar 305.050 dólares por violaciones relacionadas con el I-9. DLS argumentó que no debe ser considerado responsable de los errores de su gerente de recursos humanos. El tribunal no estuvo de acuerdo.
Es una buena práctica llevar a cabo una auditoría de RRHH cada pocos años para asegurarse de que se va por el buen camino en lo que respecta al cumplimiento y las mejores prácticas. La revisión de los formularios I-9 debería hacerse más a menudo. Sin embargo, siempre que se produzcan cambios significativos en la legislación laboral, tiene sentido desde el punto de vista empresarial realizar una auditoría para garantizar su cumplimiento.
Si dispone de profesionales internos con conocimientos, objetivos y con tiempo, pueden llevar a cabo una auditoría de RRHH. Si no, contrate a un consultor externo.
Después de realizar la revisión e identificar cualquier laguna en sus prácticas de RRHH, cree un plan de acción para implementar los cambios necesarios. Llevar a cabo una auditoría y luego no actuar en función de los resultados puede aumentar el riesgo legal. Así que... ¡hágala!
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
