Alle Unternehmen müssen eine Reihe von staatlichen und bundesstaatlichen Arbeitsvorschriften einhalten. Wenn Sie die Arbeitsgesetze und -vorschriften nicht kennen oder wenn Sie sie kennen und nicht befolgen, könnte Ihr Unternehmen zur Zahlung von Gebühren verpflichtet werden oder Gefahr laufen, verklagt zu werden. Was können kluge Unternehmen tun? Führen Sie proaktiv eine Personalprüfung durch.
Eine Personalprüfung ist eine umfassende Überprüfung Ihrer Beschäftigungsrichtlinien und -praktiken. Der Prüfer überprüft Bereiche wie Ihr Mitarbeiterhandbuch, Ihren Rekrutierungs- und Einstellungsprozess, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Vergütung und Sozialleistungen, Sicherheit, Leistungsmanagement und Schulungen. Darüber hinaus wird der Prüfer Fragen zu Themen wie Mitarbeiterfluktuation, Mitarbeiterzufriedenheit und der Anzahl der Beschwerden von Mitarbeitern stellen.
Genau wie bei einer jährlichen Vorsorgeuntersuchung beim Arzt kann ein HR-Audit Ihrem Unternehmen dabei helfen, den Zustand Ihrer HR-Systeme zu beurteilen. Wenn Sie Bereiche finden, die nicht den Vorschriften entsprechen, kann der Auditor Empfehlungen und bewährte Verfahren vorschlagen.
Im Folgenden sind fünf häufige Risikobereiche aufgeführt, die bei HR-Audits festgestellt werden.
- Falsche Einstufung von steuerbefreiten und nicht steuerbefreiten Arbeitsplätzen
Die Gesetze und Vorschriften zu Löhnen und Arbeitszeiten sind komplex und ändern sich ständig, sodass es leicht zu Fehlern bei der Einstufung von Positionen kommen kann. Das Arbeitsministerium (Department of Labor, DOL) schätzt, dass mehr als 70 % aller Arbeitgeber gegen das Bundesarbeitsgesetz (Federal Labor Standards Act) verstoßen, was zu Millionen von Dollar an Rechtsstreitigkeiten wegen früherer Überstunden geführt hat.
Neben der Überprüfung Ihrer Stellenbeschreibungen, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß als ausgenommen oder nicht ausgenommen klassifiziert sind, sind Arbeitgeber verpflichtet, am Arbeitsplatz einen Hinweis anzubringen, der die Mitarbeiter über ihr Recht informiert, eine Beschwerde beim DOL einzureichen.
- Unzureichende Personalakten
Die Personalprüfung sollte eine Überprüfung der Mitarbeiterakten umfassen. Ein häufiger Fehler bei Mitarbeiterakten sind widersprüchliche oder vage Disziplinarvermerke oder Leistungsbeurteilungen. Wenn Sie einen Mitarbeiter entlassen und später verklagt werden, können Ihre schriftlichen Unterlagen Ihnen helfen, die Angemessenheit der Kündigung nachzuweisen. Eine Prüfung hilft Ihnen dabei, lückenlose Unterlagen zu erstellen.
Ein weiteres häufiges Problem ist die Nichteinhaltung der HIPAA-Gesetze, wonach die persönlichen Gesundheitsdaten von Mitarbeitern getrennt aufzubewahren sind. Die Strafe für einen erstmaligen Verstoß durch jemanden, der nicht wusste, dass er gegen die HIPAA-Gesetze verstoßen hat, beträgt 100 bis 50.000 US-Dollar. Die Strafe für einen Verstoß aufgrund vorsätzlicher Vernachlässigung, wenn dieser innerhalb der vorgeschriebenen Frist behoben wird, beträgt 10.000 bis 50.000 US-Dollar pro Verstoß.
- Richtlinien für unzulässige Anwesenheit
Um Ihr Unternehmen zu führen, müssen Ihre Mitarbeiter eine gute Anwesenheitsquote aufweisen. Strenge Anwesenheitsrichtlinien müssen jedoch mit dem American with Disabilities Act (ADA) vereinbar sein.
In einem aktuellen Fall hat die Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) das in Illinois ansässige Verpackungsunternehmen Pactiv wegen Diskriminierung aufgrund einer Behinderung angeklagt, nachdem eine Untersuchung ergeben hatte, dass das Unternehmen seinen Mitarbeitern für krankheitsbedingte Fehlzeiten „Anwesenheitspunkte” abgezogen hatte.
Die EEOC warf Pactiv vor, Menschen mit Behinderungen zu diskriminieren, indem sie ihnen keine Freistellung als angemessene Vorkehrung gewährte.
Pactiv wurde dazu verurteilt, 1,7 Millionen Dollar zu zahlen, eine neue Anwesenheitsrichtlinie zu erstellen und ADA-Schulungen durchzuführen.
- Ungenaue Zeitaufzeichnungen
Einige Arbeitgeber verlangen von nicht freigestellten Mitarbeitern, dass sie eine Stechuhr bedienen oder Arbeitszeitnachweise ausfüllen. Wenn Sie dies tun, ist es wichtig, genaue Aufzeichnungen zu führen, die bei einer Prüfung überprüft werden.
In einem aktuellen Fall klagten zwei Büroangestellte auf Nachzahlung von Überstundenvergütung für mehrere Jahre. Die Mitarbeiter hatten ihre Arbeitszeiten selbst erfasst. Da es keine offiziellen Arbeitszeitnachweise gab, musste das Unternehmen den beiden Mitarbeitern die Überstundenvergütung zahlen.
- Fehler im Formular I-9
HR-Audits decken häufig unzureichende Unterlagen auf, wie beispielsweise fehlende oder unvollständige Formulare I-9. Arbeitgeber können für jedes nicht korrekt ausgefüllte Formular I-9 mit einer Geldstrafe zwischen 100 und 1.000 US-Dollar belegt werden.
Ein Unternehmen, das kürzlich wegen Verstößen gegen die I-9-Vorschriften in Schwierigkeiten geraten ist, ist ein Metallunternehmen aus Arizona, DLS Precision Fab LLC (DLS). Das Unternehmen wurde wegen Verstößen gegen die I-9-Vorschriften zu einer Zahlung von 305.050 US-Dollar verurteilt. DLS argumentierte, dass es nicht für die Fehler seines Personalmanagers haftbar gemacht werden sollte. Das Gericht schloss sich dieser Auffassung nicht an.
Es empfiehlt sich, alle paar Jahre ein HR-Audit durchzuführen, um sicherzustellen, dass Sie in Bezug auf Compliance und Best Practices auf dem richtigen Weg sind. Die Überprüfung der I-9-Formulare sollte häufiger erfolgen. Bei wesentlichen Änderungen im Arbeitsrecht ist es jedoch aus geschäftlicher Sicht sinnvoll, ein Audit durchzuführen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
Wenn Sie über interne Fachleute verfügen, die sachkundig und objektiv sind und über die erforderliche Zeit verfügen, können diese ein HR-Audit durchführen. Ist dies nicht der Fall, beauftragen Sie einen externen Berater.
Nachdem Sie die Überprüfung durchgeführt und etwaige Lücken in Ihren Personalpraktiken identifiziert haben, erstellen Sie einen Aktionsplan zur Umsetzung der erforderlichen Änderungen. Wenn Sie eine Prüfung durchführen und dann nicht auf die Ergebnisse reagieren, kann dies Ihr rechtliches Risiko erhöhen. Also... legen Sie einfach los!
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
