尽管效率低下，电话树系统曾是企业、学校和组织在危机事件中相互联络的唯一应急通知方式。得益于技术进步，自动紧急警报系统已取代电话树，全球大规模通知市场持续扩张。
根据YouGov Omnibus的一项研究，41%的人表示自己未做好应对自然灾害的准备。那么企业与企业主又该如何应对？一旦灾难发生，固定电话系统将无法及时发布更新信息，这会立即使您的员工面临风险。请重新评估您的通信方式。若您的企业已采用紧急通知系统，以下最佳实践将助您充分发挥其效能：
1. 最新信息
系统的效能取决于其所承载的信息质量。员工的联系方式（包括电子邮箱和电话号码）必须及时更新，以确保在紧急情况下能够顺利接收信息。员工是否自行更新个人信息？人力资源部门是否负责维护员工联络数据库？这些问题以及其他诸多事项，都需在突发事件发生前得到明确解答。
2. 列表细分
用户分段可实现更精准、更具针对性的信息传递。大型企业通常在不同地点设有办公室并管理庞大员工队伍。为避免混乱，仅需向可能受潜在事件影响的特定办公室发出警报。若仅需高管团队知晓事件，则需随时调取该名单。分段示例包括：部门、办公楼层、危机应对团队或高管人员。
3. 预制模板
危机发生时，时间就是生命。为公司利益着想，应预先设置好可随时发送的消息模板。提供有价值的信息和清晰的指导至关重要。消息内容应侧重具体行动而非威胁本身。例如，应根据拟发布的指导指令创建模板，而非依据公司可能遭遇的业务中断类型来设计。
4. 通信方式
消息的目的是要触达收件人。确保消息送达的最佳方式是尽可能使用多种通讯渠道：短信、电子邮件、手机和座机语音信箱。可选渠道越多，系统效果越好，消息就越能被看到。
5. 分配职责并提供培训
指定负责在事件发生时发送紧急警报的员工。此外，应为主要发送者配备“备用人员”。主要和备用消息发送者均需接受紧急通知系统的培训，以确保沟通迅速高效。
6. 定期检测
您的紧急通知系统看似运转如常，但定期测试能帮助您发现框架中的潜在漏洞。全公司范围的季度测试将全面检验系统、配置及组织使用的数据。这些测试还能向员工展示预期流程，避免首次事故通知发送时引发混乱。此外，测试结果将形成可供未来对比的基准数据。
7. 内部测试后续工作
完成紧急通知测试后，贵公司将能够识别系统中存在的漏洞（如有）。建议在测试结束后安排一次公司内部会议，回顾整个流程并探讨如何解决系统内的问题。
编者按： 本文章最初发表在 Preparis 业务连续性软件网站上。2024 年 10 月，Mitratech 收购了业务连续性规划和应急响应解决方案的领先供应商Preparis。对内容进行了更新，以反映 Mitratech 扩大的产品范围、行业进步和监管动态。
