在我们关于HotDocs使用技巧的博客系列中，下篇文章将介绍模板作者创建的动态问题如何提升最终用户体验并加快文档生成速度。
正确的问题
文档自动化能够生成动态文档，根据具体情境自动调整内容，在恰当位置精准呈现所需文本和条款。其实现方式是向用户展示一组直观问题以收集答案，这些答案将引导文档的构建过程。系统甚至能根据答案提出不同问题，在每个步骤为用户提供有意义的交互体验。 但并非所有模板开发者都意识到：我们还能根据回答动态调整问题呈现形式。这正是通过设置动态提示实现的。
提示文本是分配给变量的文本，在访谈中以问题文本的形式呈现。因此，名为"EmployeeName-txt"的变量可向用户显示提示文本："请在此处输入员工的全名"。多数变量的提示文本为纯文本，但所有提示文本（以及所有用于在访谈中显示的文本字段，包括资源文本和对话框标题）均可包含HotDocs变量字段。 这为我们提供了一种强大的工具，能够（无需过多繁重工作）精心设计用户的访谈体验。
请考虑以下示例：我需要输入额外维护费的金额。该费用可按月、季度或年度支付。模板包含数字变量MaintenanceCost和多选变量MaintenancePaymentFreq，其选项包括月、季度和 年。当用户选择维护费支付频率后，我希望在维护费金额的提示框中显示该频率。
为此，我需要编辑MaintenanceCost组件，并在提示字段中右键单击。在下拉菜单中选择"变量字段"。这将打开与在HotDocs功能区点击"变量字段"按钮时主文档中显示的相同变量字段对话框。 我将类型选为"多选"，并选择"MaintenancePaymentFreq"字段。点击"确定"后，提示框中会出现带箭头的HotDocs字段。随后可在该字段周围添加文本，最终效果如下：
请输入「MaintenancePaymentFreq」维护付款频率
由于当前语法不正确，我可通过双击箭头符号内部来修改该字段的合并文本，操作方式与Word文档相同。最终效果如下：
请输入「MaintenancePaymentFreq:monthly/quarterly/annual」维护付款频率
当询问MaintenenceCost时，HotDocs会解析该变量字段，并在提示框中显示所选文本。
该技术可用于生成任何所需的动态提示。您可用其创建镜像遗嘱、多语言访谈——其应用几乎无穷无尽。动态提示能为用户提供更卓越的体验，并帮助他们更快、更准确地生成文件。没有什么比提出正确的问题更能引导人们找到正确答案。
编者按 本文最初发表于 HotDocs.com.2024 年 6 月，Mitratech 收购了高级文档自动化平台 HotDocs。此后，我们对内容进行了更新，以纳入与我们的产品、法规变化和合规性相一致的信息。
