是什么让事务管理变得如此重要、如此广泛、如此迅速？面对每年管理数千件来自内部和外部的新法律事务的挑战，企业法律团队认识到，手动管理这一流程已不再是一种选择。

法律团队不仅需要在事务的整个生命周期内实现自动化和控制，还需要一个集中的资源来管理开启事务、管理工作流程和运行报告等常规流程。

究竟什么是事务管理？事务管理（也称法律事务管理）是指管理与企业法律业务相关的所有活动。这有别于案件管理，后者指的是律师事务所的具体活动。

要真正有效，事务管理解决方案应支持所有企业法律事务类型，其中可能包括各种任务：

• 争议与诉讼
• 合同与交易
• 知识产权
• 索赔
• 法律研究
• 治理与合规

为什么全球的法律运营团队都在趋向于集中化、自动化和简化的方法？我们将在下文探讨其优势，但首先让我们来看看促使法律运营团队放弃 "传统 "流程和方法，转而使用事务管理软件平台的挑战。

哪些挑战促使企业法务转向事项管理？

霍布森公司（Hobson & Company）就事务管理软件提供的投资回报率进行了一项研究，发现这种解决方案可以解决两个关键的业务挑战 。通过对几家大型美国公司的助理总法律顾问、IT 总监、法律运营总监和行政人员进行访谈，发现这两大挑战是： 1：

1. 缺乏标准化流程
2. 管理外部法律顾问的系统效率低下

现在，让我们来详细了解一下每一种情况。

挑战 1：缺乏标准化流程

缺乏标准化流程会在整个事项生命周期中产生负面连锁反应。如果没有适当的渠道，就会影响从开启新事务到管理现有事务，再到在事务生命周期的任何阶段对其进行报告的所有工作。

"从技术角度出发，确定自己的目标和原因固然非常重要，但在流程的管理方面做出改变也同样重要。这样，你就可以为你正在做的事情和公司的发展方向设定标准。

前法务首席数据官布莱恩-麦戈文（Brian McGovern）就是这么说的，他曾负责全球最大的企业法律管理软件的成功实施。麦戈文现在是 Mitratech 公司的执行董事，他非常支持改进流程，而不仅仅是升级技术，并建立一个清晰的路线图来推动公司的法律运营取得成功。

如果没有适当的系统和流程，公司就不可能真正了解其法律运作、法律支出和法律事务。

后果是什么？错过最后期限、文件缺失、流程效率低下、法律支出缺乏可预见性和控制力等等，不一而足。

开设新事项和管理现有事项

在开启新事务、管理现有事务和报告事务进展方面，如果没有一个标准化的流程，就会大大降低员工的工作效率。如果没有自动化系统，公司就很难建立和实施标准化来简化这项工作。

更糟糕的是，公司使用的多个数据库之间既不能相互对话，也不能相互集成。在系统之间手动来回移动数据所花费的时间，以及由此不可避免地产生的数据输入错误，进一步降低了员工的效率和效益。

好的事项管理软件解决方案如何解决这些问题？

• 它提供强大的工作流程和集成功能，可自动与多个系统集成，将整个企业的人员和流程连接起来，并可进行定制，以满足公司的独特需求。
• 它提供了一个单点登录、单一真相来源的存储库，法律员工可以在这里找到工作所需的一切，为每个人创造一致性和协调性。对于每年面临数百到数万件新事务的公司来说，通过标准化和自动化流程提高员工的工作效率可大大提高投资回报率。

报告事项

在公司开始实施事项管理系统之前，报告工作是如何进行的？在一项关于事项管理软件投资回报率的研究中，一家财富 500 强保健产品公司的运营总监对其自创方法的报告 "流程 "作了如下介绍：

"高级管理人员花费大量时间通过电子邮件和电话四处寻找和询问文件。整个过程效率非常低"。

与各自为政的电子邮件、电子表格和手工工作流程相比，没有一个统一、集中的系统提供更多的整合和监督，他们面临的主要挑战是什么？主要有两个：

1. 缺乏获取物质数据的途径
2. 缺乏对法律支出的洞察力

由于没有一个统一的系统，工作人员不得不在众多电子表格和电子邮件中查找所需的数据，并手动创建报告。

在这两种情况下，企业用户都要依靠技术人员（自己的或供应商的）来运行报告或创建报告模板，这就增加了报告时间，限制了报告能力。因此，企业无法满足或优化其报告需求。

由于无法轻松获取完整的数据，律师团队管理事务组合的任务变得十分繁琐。使用手动或上一代软件系统时，律师需要花费大量时间搜索数据、调节数据差距和不一致之处，并将他们能够收集到的数据进行汇编，以用于分析和报告。

在投资回报率研究中，每家受访公司的结果都是一样的。在数十名、数百名，有时甚至数千名律师员工中，低效的报告流程是法律部门生产力的主要消耗。

挑战 2：管理外部法律顾问的系统效率低下

据《哈佛商业评论》报道，早在 2012 年，企业法务领导者就开始对外部法律顾问以及他们的法律支出所带来的价值兴风作浪。 哈佛商业评论:

令管理人员恼火的不仅仅是某项账单的金额，而是他们觉得自己对所花的钱和得到的好处几乎没有影响力，而且责任似乎也比其他大多数商业服务少得多。

如果通过人工方式对外部法律顾问进行低效管理，可能会给公司带来不幸（和昂贵）的结果。例如，如果要求外部法律顾问通过电话和电子邮件定期向员工律师提供最新情况，不仅会降低内部法律团队的工作效率，还会增加外部公司的计费工时。

考虑到法律团队经常要处理的事务数量和与不同公司的合作，这一流程的效率非常低。每当律师事务所需要花更多时间与企业客户沟通时，计时员的账单必然会增加，而处理事务的速度却会降低。

利用公司与律师事务所的现有关系，可以帮助公司谈判较低的费率和自动放弃协议。然而，当整个法律部门难以共享信息时？ 这些机会就会错过。

在手动或分散的系统中分配新工作和管理律师事务所的工作量也很有挑战性。

其他未解之谜？

分散式人工方法无法回答的其他问题？

• 在无法获得必要信息的情况下，内部法务人员如何选择合适的公司？
• 在无法获取事务结果实时数据的情况下，公司如何才能淘汰表现较差的律师事务所？
• 另一方面，企业如何才能识别并更好地利用表现最佳的公司？
• 如果没有办法轻松跟踪每家律师事务所完成的工作量，公司如何了解何时可以利用双方的关系谈判到更优惠的费率？

这些只是集中式事务管理软件解决方案所能回答的几个问题。

事项管理如何解决这些挑战

为什么利用可靠的云软件解决方案进行事项管理是任何有效法律管理 计划的基础要素？

首先，法律软件程序能为企业带来直接价值（和投资回报率）。根据霍布森公司（Hobson & Company）进行的一项研究，拥有优秀事务管理解决方案的公司的投资回报率高达 7-10 倍。部分投资回报率仅仅是通过单一解决方案提供的更高效、更有效的外部法律顾问管理实现的。

此外，实施事务管理解决方案还能带来三大好处：

• 减少开启新事务的时间和精力。通过自动处理事务、使用模板和创建标准化流程，该软件可将处理新事务的时间从 60 分钟缩短至 15 分钟。
• 为所有事务建立一个中央位置。有了单一的真相来源，法律部门就能确保数据库的完整和准确，随后就能容纳全面的分析，以识别趋势并主动降低风险。
• 主动管理成本。通过集中管理事务数据并提高对事务的可见性，法律团队可以更好地管理事务工作量和成本，每年可节省 1.5% 的外部法律开支。

这种解决方案为成本控制提供的洞察力是吸引法律和 IT 决策者的主要因素，他们将事务管理/预算编制和计费列为法律分析的主要用途。

同样， 在2018 年律师技术资源联盟（CTRL） 的 调查 中，31% 的受访者正在使用法律事务管理系统，20% 的受访者计划在 12 个月内采用该系统。这些系统的首要事项管理用例是什么？60%的人将其用于 "预算资源"。

事项管理软件的其他优势

但是，企业通过事务管理解决方案获得的好处并不仅限于支出管理。下面仅举几个例子，说明同类最佳的法律事务管理软件如何为企业法务部门带来回报：

• 通过与其他系统集成，提高最终用户的工作效率
• 减少生成、存储和参考法律文件的时间
• 减少企业用户生成报告的 时间
• 文件和流程资产的数字化和自动存档
• 自动通知，减少人工发送电子邮件的次数
• 更快的记录搜索流程
• 精简、更高效地分配资源，最大限度地提高生产率
• 加强整个法律团队的合作并取得成果
• 在最佳产品中增加风险缓解功能
• 改进数据和文件处理的安全性和合规性实践

使用最佳法律事务管理软件的更多理由

使用事务管理软件（如 Acuity ELM）的其他好处包括

• 无缝集成.该软件可与您的现有系统无缝集成，包括
  • 财务
  • 人力资源和员工管理。
  • 内部文件管理。
• 数据转换：将组织的历史数据加载到网站上，让团队立即开始识别数据趋势。
• 通过工作流程提高效率。通过可配置的工作流程，跟踪法律部门在事项或全球层面的工作创建和审批流程变得非常容易。

通过集中管理您的事务，事务管理解决方案可为您的组织提供所需的工具，以促进整个公司的协作和生产力。