天主教联合金融正借助HotDocs文档自动化技术的力量，高效地为其72,000多名客户会员提供人寿保险、退休计划和储蓄计划。
HotDocs技术使天主教联合保险公司得以将保单表格转换为动态HotDocs模板，将原本耗费高昂成本、耗时费力且纸张消耗巨大的文件制作流程，转变为近乎无纸化的解决方案。最终版保单文件现可通过实时网络门户，供员工和客户轻松获取。
在实施HotDocs系统之前，天主教联合保险公司使用大型机技术和人工流程制作所有年金和人寿保险单文件。尽管该系统功能强大，但耗纸量极大，维护难度高且成本高昂。
为向会员提供更优质的服务并优化内部流程，天主教联合组织采用HotDocs软件，全面革新了机构的文档生产流程。
天主教联合保险公司为实现此次转型成功设定了三大关键要求。首先，需创建一套解决方案，能够将电子年金和人寿保险保单文件便捷地传递给总部员工、销售团队及其会员。其次，需将文档模板的创建、管理和控制权交由业务部门掌握，以便更轻松地管理保单生成流程。 第三，需将HotDocs保单表格与基于云的保单管理平台SaaS解决方案FAST实现电子集成，同时对接文档影像系统OnBase——该系统以PDF格式存储并索引所有最终定稿文件。
随着所有要求得到满足且系统全面投入运行，天主教联合保险公司的每个部门都从中获益。信息技术部门已彻底摆脱文档制作工作量。员工现可通过FAST网络门户实时便捷地获取电子文档。文档模板通过简单易用的系统轻松管理。销售、会员服务、核保及新业务支持团队如今也能通过无纸化流程实时查阅会员往来函件。
实施HotDocs系统还带来了额外优势，即能够生成外观风格更新的标准化文件。客户会员现可通过天主教联合会网站上的安全在线会员门户访问已完成文件，会员只需轻松登录即可实时查看所有保单文件，并可在家中便捷地下载或打印。
谈及HotDocs系统的成功实施，HotDocs与FAST项目经理史蒂夫·米勒表示："我们彻底革新了政策文件的创建方式。流程效率显著提升，每月节省数百工时，同时文件质量也得到提升。客户直接受益于这些变革，他们非常满意通过全新在线会员门户获得的升级服务。"
在采用HotDocs系统之前，生成一份典型保单大约需要35分钟。经过系统全面升级后，现在仅需3分钟即可完成这些文件的制作。
HotDocs商业总监加里·恩森表示：“尽管天主教联合会将复杂文档制作时间缩短90%的成果看似难以置信——但这完全体现了HotDocs其他客户在节省时间和提升准确性方面所取得的成功。”
要查看完整的案例研究，请访问HotDocs网站。
编者按：本文最初发表于HotDocs.com。2024 年 6 月，Mitratech 收购了高级文档自动化平台 HotDocs。此后，我们对内容进行了更新，以纳入与我们的产品、法规变化和合规性相一致的信息。
