在收到 35,000 多条意见后，劳工部只对拟议规则做了极少的实质性修改，而该规则将给承保承包商带来巨大的行政负担。尽管我们无法在此涵盖新要求的所有细节，但这一概述部分揭示了遵守新要求的复杂性和困难性。
哪些承包商属于承保范围？
一般来说，这些新要求也适用于《为承包商设立最低工资的行政命令》实施条例所涵盖的承包商。具体来说，签订以下合同的雇主必须为其雇员提供带薪病假：
- 戴维斯-培根法》（DBA）涵盖的建筑工程采购合同
- 服务合同法》（SCA）涵盖的服务合同
- 特许权合同，包括《管制协议》排除在外的任何特许权合同
- 与联邦财产或土地有关的合同，以及与向联邦雇员、其家属或公众提供服务有关的合同。
最终规则》澄清，与美国邮政局 (USPS) 签订的合同可能属于《最终规则》的范围。 由于行政命令没有明确将美国邮政排除在外，劳工部推断与美国邮政签订的服务合同也包括在内。
如果合同仅受制于《DBA 相关法案》、赠款、与印第安部落签订的合同，或受制于《Walsh-Healy 公共合同法》（即为政府制造或提供材料、供应品、物品或设备的合同），则不在此范围内。此外，这些要求仅适用于在美国执行的合同或合同的一部分。
主承包商必须达到 DBA 和 SCA 中规定的金额门槛（DBA 为 2,000 美元，SCA 为 2,500 美元），才能获得承保。对于其他采购合同，承保门槛为 3,500 美元。但是，对于特许权的非采购合同或所涵盖合同的分包合同，则不设承保金额门槛。
承包商何时被纳入保障范围？
为承保范围内的员工提供带薪病假的义务适用于 2017 年 1 月 1 日或之后发布的招标所产生的新合同和即将到期合同的替代合同。此外，如果合同在 2017 年 1 月 1 日或之后续签、延期或修订，则该规则将适用于 2017 年 1 月 1 日之前生效的合同。
哪些员工有权享受带薪病假？
在某些情况下，"为受保合同工作或与受保合同有关 "的员工有权累积和使用带薪病假。雇员的工资必须受《DBA》、《SCA》或《公平劳动标准法》（FLSA）的管辖，包括那些免于遵守《公平劳动标准法》加班要求的雇员，才属于受保范围。
如果雇员的工作涉及到合同中规定的具体服务，则他们是在 "为 "承保合同工作。如果雇员的工作活动是履行合同所必需的，但他们并不直接从事合同中规定的具体服务，那么他们就从事了与合同 "相关 "的工作。劳工部提供的 "与 "合同 "有关 "的雇员工作实例包括：在 DBA 所涵盖的场所巡逻的保安和处理 SCA 雇员工资的工资员。
该规则规定，如果雇员在某一工作周内从事与承保合同 "有关 "的工作的时间少于其工作时间的 20%，则属于例外情况。此类员工无权享受带薪病假津贴。但这一例外不适用于在工作周的任何时候 "为 "承保合同工作的雇员。
必须为受保员工提供多少带薪病假？
承包商必须为每 30 小时的带薪病假提供至少 1 小时的带薪病假，每年最多 56 小时（7 个 8 小时工作日）。尽管劳工部建议要求承包商 "不少于在每个工作周结束时 "计算每位雇员的带薪病假累积量，但它修改了法规文本，规定带薪病假只能在每个发薪期结束时或每月结束时累积，以时间较短者为准。带薪病假可从一个应计年度转入另一个应计年度，但承包商不得允许一次累计超过 56 小时。此外，任何结转的假期都不计入下一个应计年度的 56 小时。
带薪病假的使用是针对承包商而不是合同的...
一般来说，在一年内重新受雇的雇员有权恢复其离职时的带薪病假余额。承包商无需向离职员工支付任何未使用的病假时间，但如果他们支付了，则恢复带薪病假余额的义务不适用。此外，劳工部还取消了拟议的要求，即继任承包商应承担员工在前任雇主处的积存病假。
此外，《最终规则》并不立即适用于集体谈判协议所涵盖的某些员工。如果员工根据在《最终规则》发布之日（2016 年 9 月 30 日）之前批准的集体谈判协议（CBA）工作，且集体谈判协议规定每年至少有 56 小时的带薪病假，则《最终规则》的要求在集体谈判协议终止或 2020 年 1 月 1 日（以较早者为准）之前不适用。但是，如果 CBA 提供的带薪病假少于 56 小时，承包商必须 "补足 "足够 56 小时的带薪病假，才能享受这一临时例外规定。
- 只有在执行 "受保合同 "或 "与受保合同有关 "的工作时，雇员才必须累积带薪病假。因此，在非承保项目上工作的时间不必累积带薪病假。当然，承包商有义务保留足够的记录，以区分员工的工作地点。
- 对于 "与 "承保合同 "有关 "的雇员，允许承包商在计算所赚取的带薪病假时使用对这些时间的估计，只要该估计 "合理并基于可核实的信息"。"例如，承包商可以估计，一名接待员在平均三分之一的工作时间内为其他一些为承保合同工作的雇员处理来电，她也有三分之一的工作时间与承保合同有关"。
- 工作时数 "的定义根据拟议规则进行了修改，拟议规则规定，"工作时数 "包括雇员享有或应当享有工资的所有时间，包括雇员使用带薪病假或雇主提供的任何其他带薪休假的时间。在《最终规则》中，"工作时间 "与《公平劳动法》一致，因此不包括带薪休假。
- 如果承包商没有保存豁免员工的工作时数记录，他们可以允许员工累积带薪休假，就像他们每周为承保合同工作 40 小时一样。
- 承包商可以选择在应计年度开始时为承保员工提供 56 小时的带薪病假。
- 承包商必须以书面形式通知每位受保员工其已累积但未使用的带薪病假。通知必须在每个工资期或每个月至少发出一次，以时间较短者为准。员工离职时也必须发出此类通知，如果离职时未支付假期余额，则在一年内重新受雇时也必须发出通知。这些通知要求可通过提供在线访问（如通过员工自助服务门户网站）来满足。
- 承包商没有义务 "允许雇员在完成任何部分的 30 小时工作后，以少于 1 小时的增量累积带薪病假。任何此类零碎工作小时数都应与同一承包商在随后的发薪期的工作小时数相加，以达到下一个 30 小时的工作小时数，但前提是该雇员为承保合同工作或与承保合同有关的下一个发薪期必须在同一应计年度内"。
何时可以使用带薪病假？
在以下情况下，雇员有权使用带薪病假，以补偿为承保合同工作或与该合同有关的工作时间
- 身体或精神疾病、受伤或医疗状况
- 获得医疗服务提供者的诊断、护理或预防性护理
- 照顾子女、父母、配偶、同居伴侣或任何其他有血缘关系或姻亲关系的个人，其与雇员的密切关系相当于家庭关系，而该雇员患有上述任何病症或需要诊断、护理或预防性护理，或需要其他方面的护理
- 家庭暴力、性侵犯或跟踪骚扰，如果缺勤是出于前两点中的任何一种情况或需要，或者是 为了获得受害者服务组织的咨询或援助、寻求重新安置、采取法律行动，或者是为了协 助与雇员有关的个人采取上述任何行动。
- 如果雇员同时从事承保和非承保工作，他们只有在从事承保合同工作或与承保合同有关的工作期间才有权使用带薪病假。不过，如果雇员从事的是一份以上的承保合同，承包商就不能将带薪病假的使用限制在某一特定合同的工作时间内--"带薪病假的使用是承包商的事，而不是合同的事......"。
- 如果承包商出于累计的目的估算了雇员 "与 "承保合同 "有关 "的工作时间，则该雇员可在任何工作时间使用带薪病假。
- 身体或精神疾病、伤害或医疗状况 "被定义为 "身体或精神的任何疾病、病态、失调或损伤，或任何创伤"。不需要医疗服务提供者的治疗，例如 "普通感冒、耳部感染、胃部不适、溃疡、流感、头痛、偏头痛、脚踝扭伤、手臂骨折或抑郁发作"。
- 雇员与任何一个人都有 "密切的亲缘关系"，他们与该人有类似家庭关系的重要个人联系，并且雇员认为该人就像家庭成员一样。该规则 "不允许雇主对[雇员]的个人生活进行重大干涉"，"雇员只需断言存在家庭或类似家庭的关系......"。
- 所使用的病假时间不得超过员工在当时不休假的情况下的实际工作时间。不过，《最终规则》为那些因工作原因而无法在当班期间离开或返回工作岗位的员工（如空姐）规定了 "狭义例外"。
员工如何申请带薪病假？
员工可以口头或书面形式请假，也可以当面、通过电话或电子邮件请假。在可预见需要休假的情况下，应至少提前 7 个日历日提出休假申请。如果无法预见，员工应根据实际情况尽可能提前通知。虽然请假申请应包括雇员所需时间的估计值，但 "承包商不得要求雇员遵守申请中提供的估计值"。
承包商必须在可行的情况下尽快对请假申请做出答复。劳工部建议，这通常会 "立即或在几小时内 "做出答复。如果承包商拒绝休假申请，必须以书面形式说明理由。如果因信息不充分而被拒绝，承包商必须为雇员提供提交更正申请的机会。如果拒绝的理由是员工要求在不从事承保合同工作期间使用带薪病假，则必须提供显示员工从事承保工作和不从事承保工作的时间的记录。
承包商何时可以要求提供带薪病假的证明文件？
只有在雇员连续缺勤三个或三个以上完整工作日的情况下，承包商才可以要求提供医疗服务提供者的证明文件（或其他证明文件，如果休假与家庭暴力、性侵犯或跟踪有关）。此外，只有当雇主在雇员返回工作岗位前通知雇员需要此类信息时，才能强制要求提供此类文件。这种通知必须 "以合理的方式向雇员提供有关要求的实际通知"。 例如，可以通过定期的电子邮件提醒或在员工可以申请休假的网页上醒目地显示，让员工知晓这一要求。只有当员工 "日后 "可以参考时，一般的政策或手册条款才可能被认为是充分的，这大概意味着他们可以查阅自己的员工手册，或者可以在网上查阅。
- 承包商可以要求员工在休假开始之日起 30 天内提供证明文件。
- 根据文件拒绝休假的承包商必须在收到文件后 10 个日历日内做出决定，如果没有提供文件，则在提交截止日期后 10 个日历日内做出决定。
- 如果文件不充分，承包商必须将不足之处通知员工，并留出 5 天时间提交补充资料。
- 承包商与医疗服务提供者联系的目的只能是验证或澄清证明的内容。它不能要求提供有关病情的信息、寻求第二意见或以其他方式质疑证明的实质内容。
- 承包商不能要求雇员实际去看医疗服务提供者，以此作为接受证明的条件。
- 员工提供的证书和文件必须保密。
- 如果缺勤与家庭暴力或类似原因有关，"自我证明 "是员工可提供的一种文件形式。
承包商可以使用现有的 PTO 政策吗？
是的，只要带薪休假政策符合所有法规要求。最终规则》的序言详细讨论了这一主题，并提供了大量实例。总之，如果承包商提供 56 小时的带薪病假，且可用于任何目的，则承包商无需提供单独的带薪病假，即使员工将带薪病假用于该规则未涵盖的目的，如休假。然而，对于提供56 小时以上带薪休假的 PTO 政策，承包商必须"(1) 按照《最终规定》的所有要求提供用于《最终规定》所述目的的所有 PTO，或 (2) 跟踪、记录并保存反映员工用于《最终规定》所述目的的带薪休假时间、在这种情况下，承包商只需在每个应计年度提供最多 56 小时的带薪休假，该员工要求将其用于符合《细则》要求的目的，如证明、文件和记录保存。" 换句话说，如果承包商不跟踪哪些时间被用作带薪病假--而不是休假或其他假期--并对这些时间采用该规则的所有要求，那么"雇员使用带薪休假的所有请求......都必须按照 "最终规则 "提供"（着重部分由作者标明）。
承包商可以选择修改现有的 PTO 政策以符合新的要求，或者采用单独的带薪病假政策。
是否有反报复条款？
是的。承包商不得干涉员工的休假权利或休假使用，也不得进行报复。以下行为属于干涉行为：
- 误算员工累积的带薪病假金额
- 拒绝或无理拖延对带薪病假申请的答复
- 阻止员工使用带薪病假
- 员工积存带薪病假的减少量超过实际使用量
- 将员工调往非承保合同工作，以防止使用或累积带薪病假。
此外，承包商不得因以下原因解雇或歧视员工
- 使用或试图使用带薪病假
- 投诉、提起诉讼或以其他方式主张行政命令或法规规定的任何权利
- 在根据行政命令或条例进行的任何调查中提供合作或作证
- 告知他人其根据行政命令或法规享有的权利。
此外，在任何就业决定中，包括在无过失考勤政策下计算带薪病假时，将上述任何情况视为不利因素都是非法的。
如何执行这些规定？
行政命令》和《最终规则》都没有规定私人诉因。因此，劳工部工资与工时司将对遵守情况进行调查，并确定是否发生了违规行为。根据违规类型，可能的补救措施包括以下内容：
- 工资或福利被拒绝或损失
- 因违法行为而遭受的实际金钱损失
- 违约赔偿金
- 扣留合同应付款项
- 被错误解雇的员工复职
- 其他适当或公平的救济。
合同中必须包含哪些语言？
在联邦合同和分包合同中，可参照以下措辞纳入完整的合同条款："第 13706 号行政命令--为联邦承包商设立带薪病假 "及其实施细则，包括适用的合同条款，均以提及方式纳入本合同，如同本合同中的完整规定。还必须引用包含合同条款全文或适用的《联邦法规》（CFR）或《联邦采购条例》（FAR）条款的网页。
承保承包商必须保留哪些记录？
承包商必须在承保合同期间及此后三年内保存每位雇员的以下记录：
- 姓名、地址和社会保障号
- 职业或分类
- 支付的工资率
- 日工作时数和周工作时数
- 从工资中扣除的任何款项
- 每个发薪期支付的工资总额
- 通知员工累积的带薪病假数量
- 员工申请使用带薪病假
- 使用带薪病假的日期和金额
- 书面拒绝使用带薪病假的申请，包括解释
- 与认证有关的记录以及所要求和提供的文件
- 显示与雇员应计或使用带薪病假相关的跟踪或计算记录
- 雇员每次使用带薪病假可获得的正常薪酬和福利
- 雇员离职时未使用带薪病假的任何经济补偿金
- 覆盖合同
承包商是否必须通知员工？
是的。承包商有义务将带薪病假要求通知所有为承保合同工作或与承保合同有关的员工。劳工部已发布了必须在工作场所显著位置张贴的海报。如果承包商通常以电子方式张贴通知，则可以通过在通常用于通知员工雇佣条款和条件的网站上张贴通知来满足通知要求。
结论
即使承包商已经提供了 56 小时或以上的带薪病假，也必须结合《最终规则》的要求审查其政策，以确保其符合大量额外的义务。如果承包商在州或地方法律管辖带薪病假的地区工作，则必须确保遵守最宽松的义务，同时也要满足《最终规则》中的规定。虽然带薪病假要求不会从 2017 年 1 月 1 日起影响到每一个承包商，但那些没有密切跟踪新合同或修改合同日期的承包商可以选择在 1 月 1 日前自愿执行新要求。一些承包商还必须决定是否严格执行该规定，只为那些 "为承保合同工作或与承保合同有关 "的员工提供病假，还是为了鼓舞士气（或许也便于管理），为所有员工提供病假，而不论实际承保范围。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
