2016年行业联络小组(NILG)全国会议于8月2日至5日在北卡罗来纳州夏洛特市举行。会议涵盖广泛议题,演讲嘉宾来自公共和私营部门。虽然会议正式主题为"合规新高度",但其深层主旨是组织机构因联邦监管机构推出大量新举措而感到的挫败感。

本文将概述会议的主要内容,并精选部分环节进行回顾。特别感谢人力资源分析服务部的Sally Buzdum、Zach Olsen和Mitchell Chamberlin为本文提供的宝贵意见。我们收到的会议反馈普遍积极,相信本次会议为与会者提供了极具价值的信息。

与联邦合同合规计划办公室主任Patricia Shiu的主题演讲

8月3日星期三,美国劳工部联邦合同合规计划办公室(OFCCP)主任帕特里夏·萧在国际法律集团(ILG)会议上发表了她的最后一次演讲。 她重点介绍了在其任期内实施的重大法规修订,其中最引人注目的是修订版《受保护退伍军人及残疾人雇佣条例》的通过。她还提及该机构新颁布的关于性取向与性别认同、薪酬透明度及性别歧视的法规。

萧女士还指出,在她任职的七年间,联邦合同合规办公室的工作方式发生了巨大变化。除了对该机构执行的法规进行广泛修订外,萧女士强调其部门已加倍努力确保平权行动法规得到有效执行。 她重点强调,在其任期内已有超过28,000家机构(涉及1200多万名员工)接受合规审查,并指出在此期间为申请者或雇员追回逾7500万美元的欠薪赔偿金。萧女士提及劳工部新推出的集体诉讼成员定位系统,这是该机构"使受侵害者获得全额赔偿"的手段之一。

萧女士指出:“薪酬歧视是联邦合约合规计划办公室的重点工作,因为这也是奥巴马政府的高优先级事项。” 她指出,目前女性每赚取1美元,男性仅赚取0.82美元,少数族裔、LGBT群体及残障人士同样面临薪酬差距。她强调联邦政府"承包商必须公平支付员工薪酬",为此合约合规计划办公室已在合规评估中将系统性薪酬歧视列为重点审查事项。

萧女士对联邦承包商及其代表在合规审查期间不配合的态度表示不满。她强烈建议接受审查的机构提供政府部门要求的所有文件,避免零敲碎打地提供信息。

萧女士在发言结束时呼吁与会者积极争取企业高层领导对平权行动和多元化举措的支持。她建议各组织重新审视其员工构成,特别关注现行联邦平权行动法规所涵盖的所有群体。最后她强调,企业应当"竭尽所能,在员工队伍的各个层级推进多元化与包容性建设"。

与美国平等就业机会委员会委员维多利亚·利普尼克的主题演讲

8月4日星期四,美国平等就业机会委员会(EEOC)委员维多利亚·利普尼克发表了她的见解。利普尼克女士自2010年起任职于EEOC,并于近期获得连任,其任期将持续至2020年。 利普尼克女士在陈述中重点探讨了EEOC六月发布的职场骚扰研究报告结论。她指出,EEOC受理的申诉中有30%涉及骚扰指控,其中多数基于种族、性别或残疾歧视。此外,利普尼克女士还讨论了EEOC当前关注的其他议题,包括犯罪背景调查、LGBT权益问题,以及委员会针对宗教歧视更新的指导方针。

尽管利普尼克专员谈及诸多议题,但与会者最关注的焦点在于拟议中的EEO-1报告修订方案——该方案将要求报告新增薪酬信息。 当被问及对修订案的看法时,利普尼克女士表示无法代表整个委员会发言,但她本人投了反对票,且认为修订后的报告无法有效消除薪酬歧视。 她承认男女薪酬差异确实存在,但认为这种薪酬差距由多种因素造成,包括女性往往因照顾子女和年迈亲属而长期离开职场。她同时指出,薪酬差距的另一原因在于女性倾向选择薪酬较低的工作岗位。

她就EEO-1报告修订方案的发言总结道:雇主为配合修订版报告而改造系统所投入的资金,若用于提供现场托儿服务或增聘员工将更为合理。她指出修订版EEO-1报告无法解决薪酬差距问题,雇主为此承担的成本远高于报告带来的效益,且存在更有效的薪酬差距解决途径。

约翰·福克斯与坎迪·钱伯斯的全体会议

周三,福克斯、王与摩根律师事务所的约翰·福克斯就联邦合约合规计划办公室(OFCCP)的最新动态进行了专题演讲。DirectEmployers的坎迪·钱伯斯共同参与了此次会议。 福克斯先生指出,联邦合同合规计划办公室推动任何新增监管措施的时间窗口有限。尽管现任主任可留任至2017年1月20日,但从实际操作角度看,任何新增监管举措都需在2016年大选日前完成。

过去几年里,联邦合同合规计划办公室(OFCCP)面临预算削减,并在即将到来的财政年度将继续面临预算缩减。国会已对该机构表达强烈不满,在2016联邦财政年度,该机构预算被削减100万美元。 在2017财年,国会可能进一步大幅削减该机构预算。这些预算削减已影响到该机构的整体人员配置,其员工规模从2010财年的约790人减少到当前财年的约615人。

由于预算削减以及联邦合同合规计划办公室(OFCCP)对薪酬差异调查的高度关注,近几年来合规审查数量急剧下降。该机构以往每个财政年度通常会进行4000至5000次合规审查,但在2015联邦财政年度仅完成2500次审查,且本财政年度的审查数量可能更少。

福克斯先生指出,尽管在萧女士任职期间经历了预算削减和机构人员缩减,但该机构自2009年以来发生的变革仍堪称巨大。合规合约办公室已发布多项极具影响力的新规与修订条例,并从根本上改变了合规审查的实施方式。 该机构现已从注重善意努力转向追求实际成效,修订后的受保护退伍军人及残疾人士相关法规中未再提及善意努力即为明证。萧主任将通过多方面举措为该机构留下深刻印记,包括其人事任命——现任所有联邦合约合规办公室区域主任均由她任命。

福克斯先生在演讲中详细阐述了薪酬歧视问题,但指出尽管联邦合约合规办公室(OFCCP)持续开展调查,仍未能发现大规模薪酬歧视现象。事实上,薪酬调查所涉及的追溯薪酬赔偿金额,仅占该机构每年核定的追溯薪酬总额极小比例。 福克斯先生建议联邦承包商及分包商避免进行大规模薪酬回归分析,因为要收集并分析驱动此类分析的所有数据变量几乎是不可能的。

福克斯先生建议,联邦承包商和分包商与其耗费大量时间评估薪酬体系,不如重点监控招聘选拔流程。他指出,每年联邦合同合规计划办公室启动的补薪和解案中,绝大多数涉及初级岗位招聘。此类补薪和解的主要成因之一在于滥用"常青"职位申请——这类申请全年保持开放状态,持续招募候选人入职。

与大卫·科恩共同探讨联邦合约合规计划办公室执法数据最新动态

周三,DCI咨询集团总裁大卫·科恩就联邦合约合规计划办公室(OFCCP)的执法趋势发表了年度更新报告。他指出,自2014年末以来,该机构已不再发布企业排期通知函(亦称预排期通知)。相反,OFCCP在合规审查过程中陷入了技术性问题的执法泥潭,并持续调查联邦平权行动条例的轻微违规行为。 科恩先生指出,合规官员还因需审核技术性违规案件的调解协议进展报告而陷入困境。 科恩先生估算,该机构在2016联邦财政年度内完成的合规审查数量将不足1500项。该机构在提交给国会的2017财年预算申请中回应了这一问题,声明将放弃设定审计时限,转而致力于提升审计质量。

科恩先生同时强调了近期联邦合约合规计划办公室(OFCCP)合规审查中的趋势。他指出,OFCCP主要倾向于整合多年数据。科恩先生表示,联邦承包商及分包商正收到基于这些整合数据的额外数据请求,即便这些整合数据导致统计分析的有效性降低。他敦促各机构主动询问该机构为何需要往年补充信息。 但科恩先生同时强调,企业不应一概拒绝OFCCP调阅记录。他建议接受合规审查的企业应保持透明,但同时应努力缩小信息请求的范围。

科恩先生还谈及联邦合同合规计划办公室在财务和解方面的成果。截至2016年7月,该机构在2016联邦财政年度通过财务和解追回640万美元。其中绝大部分款项源于未履行雇佣义务的案件。事实上,仅有一宗案件涉及薪酬歧视的财务赔偿。 值得注意的是,在OFCCP提起的歧视案件中,40%涉及男性,28%涉及白人。

补偿会议

在2016年ILG全国会议上,有相当数量的会议环节聚焦薪酬议题。各环节发言者均指出,联邦合约合规计划办公室(OFCCP)已大幅加强了对薪酬歧视的调查力度。 尽管福克斯先生可能劝阻与会者过度投入薪酬研究,但多位发言人强烈建议联邦承包商及分包商密切关注自身薪酬实践与决策。与会者普遍认同:若开展任何形式的全面薪酬公平研究,应聘请外部法律顾问参与,以确保研究结果受律师-客户保密特权保护。

过去,联邦合同合规计划办公室(OFCCP)通常只关注基本工资,但发言人指出,该机构现正寻求获取所有形式薪酬的信息。在合规审查过程中,该机构可能要求提供奖金、佣金、加班费及其他形式报酬的相关资料。此外,该机构还可能与受审查机构的薪酬经理及其他代表进行面谈,以收集有关该机构薪酬政策和实践的补充信息。

联邦合同合规计划办公室(OFCCP)收集薪酬信息的举措,是政府各部门消除薪酬不平等现象的广泛行动之一。美国平等就业机会委员会(EEOC)正试图在年度EEO-1报告中增设薪酬部分,要求雇主按EEO-1分类标准及既定薪酬区间每年提交薪酬数据。 各州也在采取行动应对薪酬不公问题,最近马萨诸塞州通过立法禁止雇主询问求职者的薪资历史。白宫同时宣布了"同工同酬承诺"倡议,敦促企业承诺为员工提供平等薪酬。 激进投资者和股东正施压企业开展薪酬公平性分析,并提高薪酬实践透明度。所有这些举措都将促使企业更审慎地审视自身的薪酬实践与决策。

招聘与录用专题会议

尽管不如薪酬议题的讨论热烈,2016年ILG全国会议上仍有若干场次聚焦招聘与录用实践。 演讲者反复提醒与会者:涉及一个或多个应聘者群体在种族、族裔和/或性别方面的差异,仍是联邦合约合规计划办公室(OFCCP)最易达成补薪和解的核心领域。演讲者指出,OFCCP对应聘者追踪系统的理解日益精深,在合规审查初期提交的报告中发现差异时,常会要求补充应聘者相关信息。 该机构还开始调查联邦承包商及分包商是否正确执行其《网络应聘者规则》。OFCCP已要求特定机构提供数据,核查那些据称不符合该规则的候选人是否被合理排除,以确保规则得到正确执行。演讲者强烈建议与会者审查其选拔流程,确保候选人得到有效处理,从而证明其考虑过程的合规性。

此外,还有多场会议讨论了"引导"问题。"引导"指的是将特定受保护群体的应聘者或员工引导或安置到组织内的特定岗位,而非考虑其更广泛的职位空缺。虽然联邦合同合规计划办公室(OFCCP)常将引导问题归为薪酬问题,但这类情况实际上更接近于无效的选拔流程。 涉及该议题的会议承认,这是OFCCP在达成财务和解方面取得成效的领域之一。演讲者多次强调,应对引导指控的最佳防御方式是证明候选人可自主选择感兴趣的职位。但组织必须建立完善的选拔决策记录机制,同时详细记录候选人竞聘特定职位的评估流程。

2016年ILG全国会议的其他主题

2016年会议重点关注了薪酬问题,并着重探讨了联邦承包商和分包商应如何加强其选拔流程的分析工作。然而,会议期间还出现了若干其他主题:

  • 联邦合约合规计划办公室(OFCCP)期待成效——多位发言者呼应了Pat Shiu的观点:善意努力已不足以满足要求,OFCCP期待看到实际成果。尽管这一要求在保护退伍军人及残疾人士方面尤为明确,但当企业试图招聘和提拔少数族裔及女性员工时,OFCCP同样期待看到成效。 若岗位分配目标未达标,该机构将提出质询,并要求企业提交证明材料,以证实其采取了针对性措施吸引少数族裔、女性、受保护退伍军人及残障人士加入应聘者群体。
  • 联邦合约合规计划办公室(OFCCP)要求各机构落实新颁布的联邦法规——尽管近年来合规审查次数有所减少,但审查力度却不断加强。该机构目前正调查联邦承包商及分包商是否全面执行了其近年颁布的所有新规。 例如,该机构正在审查招聘广告和职位公告中是否包含平等就业机会(EEO)标语,并要求承包商提供证明,证实空缺职位已登记在相关州就业服务交付系统(ESDS)中。
  • OFCCP合规审查流程冗长且难以预测——随着OFCCP决定减少审查数量并加强每项审查的深度,合规审查周期往往延长,且会出现意外问题及信息索取要求。例如,部分机构被要求提交详尽的晋升与解雇决策资料,而另一些机构则被要求提供宗教活动便利措施的相关信息。
  • 有若干新议题亟待联邦合同合规计划办公室(OFCCP)与平等就业机会委员会(EEOC)关注——多场专题报告探讨了可能引起OFCCP和EEOC兴趣的新议题。例如,一场精彩的研讨会深入剖析了使用临时服务和人力资源中介机构所涉及的诸多问题。 目前联邦合约承包商办公室尚未就联邦承包商如何处理通过此类机构申请并录用的人员提供明确指引,因此各机构必须自行决定如何追踪相关人员的数据。 明确建议之一是与临时服务机构签订强有力的合同,明确这些机构在协助联邦承包商满足监管要求方面的责任。另有专题讨论了无评级绩效管理体系的应用,以及该体系对员工薪酬评估可能产生的影响。

2016年ILG全国会议以专家小组总结会议要点的方式圆满落幕。所有专家一致认为,在现任联邦合约合规计划办公室(OFCCP)管理层领导下,与平权行动相关的监管环境变得更加复杂且充满挑战。

结语

在2016年ILG全国大会上,多位富有洞见的演讲者带来了精彩的主题报告。沃尔格林公司的兰迪·刘易斯、前海军海豹突击队员克里斯汀·贝克以及"黑人女孩很棒"创始人贝弗莉·邦德的主旨演讲均广受好评。 兰迪·刘易斯阐述了沃尔格林公司提升组织内残障人士比例的有效举措;克里斯汀·贝克分享了自身性别认同转变历程,强调支持LGBT员工的重要性;贝弗莉·邦德则着重探讨了在工作场所塑造积极多元形象的意义,以及导师制度的关键作用。

总体而言,2016年ILG全国会议取得了巨大成功,会议内容充实且充满新颖理念,不仅帮助联邦承包商和分包商履行平权行动义务,更助力其构建多元化员工队伍。会议同时为联邦承包商和分包商提供了表达关切的契机,使其得以阐述对联邦政府平权行动举措所带来负担的担忧。 尽管联邦合约合规计划办公室(OFCCP)的执法数据表明该机构近年执法力度有所减弱,但联邦承包商与分包商逐渐意识到其活动绝非停滞。随着新规接踵而至及该机构对薪酬问题的高度关注,联邦承包商群体在履行合规义务方面面临巨大挑战。

随着2016年会议的落幕,我们现在可以开始期待将于2017年8月1日至4日在德克萨斯州圣安东尼奥市举行的ILG全国会议。 有关明年会议的更多信息,请访问http://ilgconference.com/2017/。我们诚邀读者参加2017年及2018年ILG全国会议,并开始筹备2019年威斯康星州密尔沃基市的ILG全国会议!

请注意:本文内容不构成法律建议,亦不能替代针对贵组织具体情况的专业咨询。所有原创材料版权归HR Analytical Services Inc. 2016所有。与特定演讲相关的所有材料版权归各自所有者所有。若出现联邦合同合规计划办公室(OFCCP)代表或其他人士对演讲内容的误述,均属完全无意之举。

编者按:本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月,Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后,我们对内容进行了更新,以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。