今年合规变革的序幕才刚拉开，如今围绕受保护退伍军人（PV）和残疾人士（IWD）修订法规的合规活动已全面展开。让我们看看联邦合同合规计划办公室（OFCCP）如何开始对新规进行审计和执行。
最近我听到一位发言人指出，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的行为方式仿佛相关法规已实施多时，但实际上自实施日期至今仅略超过三个月。OFCCP建议企业尽早合规，但根据C部分规定，平权行动计划（AAP）的变更要求需等到下个AAP周期开始时才需执行。 这意味着从合规审查启动之初，OFCCP就可能要求企业全面遵守所有变更要求。以下是OFCCP近期向某家企业发出的若干问题，该企业收到审查通知函的时间晚于3月24日：
- 根据贵公司提交的503/VEVRAA平权计划（AAP）文件显示，贵公司已邀请全体员工及求职者自愿申报残疾人及退伍军人身份。自2014年3月24日起，贵公司必须采用美国联邦合同合规计划办公室（OFCCP）新要求的自愿申报表措辞，该表格可从OFCCP官网（www.dol.gov/ofccp）获取。
- 目前有多少员工自报为残疾人？
- 贵方在503/VEVRAA平权计划中提及，在招聘广告中使用了详细的平等就业机会（EEO）标语。请提供近期发布的职位空缺广告副本，其中需包含平等就业机会（EEO）标语或相关措辞。
- 请提供贵公司在与分包商签订的合同以及贵公司采购订单中使用的平等就业机会条款文本副本。
您必须充分了解相关法规，以便提供证明贵公司合规所需的信息。例如，要求使用新版《自我识别邀请函》表单的规定载于C部分；标语属于B部分；合同中的平等机会条款变更则属于A部分——这两项变更均需在2014年3月24日前实施。 在过渡年度期间，只要承包商能提供全面合规的活动记录，联邦合同合规计划办公室承诺对尚未完成的变更予以理解。相关法规可查阅联邦法规电子汇编网站。
承包商正忙于全面准备以符合A、B、D、E子部分及C子部分——即AAPs的变更要求。人力资源与平等就业机会/平权行动专业人员正在开展的部分工作包括：
- 与求职者追踪系统（ATS）供应商及内部IT资源进行沟通：
- 为验证OFCCP的IWD表格或其确切措辞是否已纳入在线申请系统
- 确保在录用前和录用后阶段，申请人的残疾状况和优先录用资格将在系统中得到记录。
- 确保特定数据将在招聘管理系统中保留规定的三年期限
- 测试在线申请系统
- 与人力资源信息系统（HRIS）供应商及内部IT资源的会议：
- 确保在员工入职时，其残疾状况和优先就业身份将在系统中被记录
- 为确定新员工入职流程需作何调整——PV和IWDs状态的ATS数据是否将被沿用，还是采集此类信息将成为新员工入职流程的组成部分？
- 在实施五年一次的员工调查时，需确定人力资源信息系统（HRIS）的更新方式——是否需手动更新员工档案？能否实现自动化更新？当员工先自我申报为残疾人，随后又申报为非残疾人时，系统将如何存储历史记录？
- 审查所有表格、员工手册、其他出版物、网站等，以确保：
- 光伏类别和IWDs的正确术语
- 自我认同表格（纸质版或电子版）已创建或更新：
- 预录取阶段退伍军人自我申报身份旨在保障其受保护身份
- 录用通知后退伍军人自我申报清单列明PV类别
- 针对残疾人士的录用前与录用后自我识别程序，仅采用联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的表格或其表格中的精确措辞。
- 修订后的平等就业机会口号明确保护残疾人及退伍军人权益，取代原有"残疾/退伍军人"表述——伯克希尔建议该口号同时涵盖少数族裔及女性群体，替代原有的"男性/女性"表述。
- 审查职业网站和/或在线申请系统：
- 为无法使用在线申请的申请人确定替代方法
- 确保在线申请系统在流程开始时醒目显示联系方式（姓名、电话号码、电子邮箱等），以便需要辅助措施使用该系统的申请人，或必须采用替代申请方式的申请人使用——更多关于这些无障碍要求的信息，请参阅《在线申请人无障碍常见问题解答》。
- 确保公司在所有工作场所张贴其平等就业机会/平权行动政策声明的印刷版本，并可为远程工作者提供电子版本。
- 远程员工可通过互联网/内联网访问政策声明。
- 该公司的平等就业机会/平权行动政策声明已张贴于求职者可见之处——若求职者可能到访公司工作场所，则以纸质形式张贴于所有工作地点；若求职者通过公司网站查询招聘信息或提交在线申请，则以电子形式公示。
- 政策声明提供可访问格式，包括盲文、音频、大字体、低矮高度等。
- 确保每位电子申请者在申请过程中均有机会查看《平等就业机会法》海报，例如在电子申请系统中醒目位置展示海报链接，并附有该链接指向内容的简要说明。[OFCCP常见问题解答实施问题第3条]
- 安排首次员工调查，要求员工自我申报残疾状况，须于2015年3月23日前完成：
- 审查其他计划中的人力资源流程（如开放注册和年度绩效评估），以确保有足够资源开展本次调查。
- 确定向员工提供联邦合同合规计划办公室（OFCCP）要求的表格或说明的最佳方式，并拟定说明性信息，帮助员工理解开展此项调查的原因。
- 确保未来自我认同调查将每五年进行一次
- 确保临时通知将被实施（在调查年度之间至少一次），以告知所有员工，使其能够随时自认国际残疾人日（IWD）成员。
- 与采购及供应链合作伙伴沟通，确认采购订单和合同条款已进行修订，以纳入平等就业机会声明的变更内容。
- 向公司领导层及招聘经理通报法规变更情况，以及由此引发的雇佣流程调整
- 确保公司在招聘和雇佣流程的各个环节都设有处理合理便利请求的流程。
- 招聘人员和经理们知道如何应对此类请求。
- 人力资源代表拥有处理请求所需的支持和工具。
- 要求提供充分的文件记录，并将其保存在保密档案中。
- 与人事代表讨论招聘与外联活动及相关资源
- 审查外联与招募活动及资源
- 记录并追踪所有外联与招募活动，以评估相关工作的成效。
- 向工会官员发送关于承诺执行平等就业机会/平权行动的通知，并请求其协助
- 向可能涉及的分包商供应商发送通知，告知其在平权行动方面的潜在义务
- 审查在职位空缺发生地向州就业服务交付系统（ESDS）办公室提交职位空缺的流程，确保格式规范——制定面向ESDS的沟通方案，其中应包含各招聘地点负责招聘的官方联系人信息，并在信息变更时定期更新。
- 确定在AAP周期内追踪职位空缺和已填补职位的最佳方法——是通过招聘管理系统（ATS）还是人力资源信息系统（HRIS）？采用人工追踪还是生成报告？
- 重新审视申请人的定义，并确保在评估求职者基本资格时保持一致性——您是否采用《互联网申请人规则》中的定义？如需查阅该定义，请点击此链接访问《互联网申请人规则》。
- 确保定期审查岗位要求，以验证其是否符合当前需求，且不会对残疾人和弱势群体造成不必要的就业障碍。
- 审查三年记录保留流程
- 审查与第三方人力资源机构、临时派遣机构及协助职位发布或招聘的协会签订的合同与协议——确保承包商履行所有义务并能完成相关报告工作
未来几年将充满挑战，我们正全力推进修订后法规的实施以及OFCCP提出的其他举措。近期，帕特里夏·肖向我们透露，合规官已接受数百小时培训，以备接受修订后法规的合规评估。因此，承包商需尽可能深入了解相关法规。伯克希尔公司已推出多场网络研讨会，旨在帮助您掌握这些法规。 请访问我们的网页，通过以下链接免费获取这些网络研讨会的资料：伯克希尔网络研讨会。
联邦合同合规计划办公室（OFCCP）还为承包商提供一系列网络研讨会。您可通过此链接查阅这些网络研讨会的资料：OFCCP网络研讨会。请继续访问OFCCP官网获取更多常见问题解答。
如需了解更多信息，请致电伯克希尔联合公司：800.882.8904，或发送邮件至[email protected]。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
