工作便利网络（JAN）是一项免费咨询服务，旨在协助工作场所提供便利措施并遵守《美国残疾人法案》（ADA）的就业条款。 去年我们为超过47,000名客户提供咨询服务，主要服务对象为雇主和残疾员工。通过倾听双方在合理便利过程中的诉求，我们既能追踪全国性趋势，又能识别成功应对这些趋势的障碍。近年来我们观察到的一项趋势是：使用第三方供应商处理便利请求的情况持续增加。
许多雇主将处理员工合理便利请求的任务交由人力资源（HR）部门负责。然而，繁忙的HR部门可能难以满足《美国残疾人法案》（ADA）的要求，并及时处理便利请求。因此，部分雇主正聘请供应商接管便利流程。由第三方供应商处理便利请求可带来多重优势，包括流程规范化、操作简化以及专业法律知识支持。
雇主通过提供有效的合理便利措施，能够获得多重益处……
然而，这并不意味着雇主只需完成招聘便可置身事外。若服务商缺乏正确处理合理便利请求的知识或技能，雇主将因违反《美国残疾人法案》中保障员工权利的规定而承担法律责任。此外，提供有效的合理便利能为雇主带来多重益处，因此雇主应确保负责处理便利请求的人员所做的努力，不仅限于满足《美国残疾人法案》规定的最低要求。
我们了解到使用第三方供应商时可能出现的问题包括：
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- 员工不愿致电第三方并谈论自身残疾
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- 员工在争取合理便利时感到得不到支持，因为他们觉得与供应商缺乏联系，这通常源于沟通不畅。
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- 供应商要求获取超出《美国残疾人法案》允许范围的医疗信息，或要求获取雇主已掌握的医疗信息
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- 员工因雇主聘请了供应商，不得不重新安排现有的住宿条件。
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- 住宿申请被拒绝时既无说明理由，也无申诉该决定的程序
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- 雇主拒绝与员工讨论其住宿要求，并坚持要求员工仅与供应商沟通。
- 员工感到困惑，因为他们被告知休假申请要联系一家供应商，而住宿安排要联系另一家供应商，还必须向两家供应商提供相同的医疗信息。
那么雇主该如何确保在享受聘用第三方供应商带来的益处的同时，降低违反《美国残疾人法案》的风险？以下是一些雇主可参考的实用建议：
在聘用第三方供应商之前
随着第三方供应商的激增，雇主们有机会货比三家，寻找符合自身需求的供应商。对于希望探索使用第三方供应商处理合理便利请求的雇主，我们常被问及如何寻找供应商。虽然就业援助网络（JAN）不推荐或背书特定供应商，但我们确实维护着一份已知供应商名单。
一旦确定了提供所需服务类型的供应商，在寻找合适供应商时，您可能需要考虑以下几点：
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- 供应商是否熟悉《美国残疾人法案》及其他相关法律？由于供应商在代表雇主处理便利措施申请时若违反法律，雇主仍需承担法律责任，因此评估供应商对《美国残疾人法案》及其他相关法律的理解程度至关重要。若供应商具备处理便利措施的经验，您可要求其提供一两个过往案例作为参考。
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- 供应商对合理便利的整体态度如何？是否与您的态度和职场文化相契合？供应商是否秉持谨慎原则，即使《美国残疾人法案》未明确要求，仍会提供合理便利？
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- 供应商是否建立了应对合理便利请求的互动流程？若存在，您可要求供应商向您详细说明该流程。
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- 供应商将如何与员工沟通，使他们在整个过程中感到安心并获得支持？
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- 供应商将如何处理已实施的员工便利措施，以避免员工需要重新启动便利措施申请流程？
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- 供应商对医疗文件的处理方式是什么？供应商计划要求员工的医疗服务提供者提供多少信息？医疗文件将如何存储以符合《美国残疾人法案》的保密要求？
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- 供应商将如何评估某项便利措施在您工作场所的有效性，或判断其是否构成过重负担？您是否会配备联络人协助进行此类评估？供应商是否会亲临您的工作场所进行评估？
- 供应商将如何处理与《家庭和医疗休假法》或《工伤赔偿法》等其他法律的重叠问题？供应商是否会参与所有休假申请的处理，还是仅处理可能涉及《美国残疾人法案》的申请？当员工获得工伤赔偿时，供应商是否会收到通知？
在聘请第三方供应商之后
一旦选择第三方供应商，在供应商实际开始处理住宿安排之前，您可能需要完成以下事项：
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- 建立联络点。贵方员工中由谁负责与供应商沟通并监督其工作？
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- 确定供应商需要了解哪些工作场所政策，以及如何向供应商传达这些政策。例如，若贵公司为所有员工提供按需申请的人体工学设备，供应商需知晓此项政策，以免残障员工为获取人体工学设备而需经历互动协商流程。若贵公司设有远程办公或弹性工作时间政策，供应商也需了解具体内容。
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- 请供应商到贵公司工作场所与员工见面，以便员工在需要合理便利时清楚知晓应联系何人。同时，您可向员工说明向供应商申请合理便利的具体流程。
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- 决定您是否将批准所有便利措施，还是仅需审核被拒绝的申请，以及监督工作将如何开展。
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- 指定专人作为员工与供应商之间的问题联络人。该人员最好与供应商的联络人相同，或至少是能与该供应商人员直接沟通的人员。
- 决定是否为对供应商的便利措施处理结果不满的员工设立内部申诉流程。
总体而言，第三方供应商可协助您履行《美国残疾人法案》的合规义务并提供有效的便利措施，但您必须全程参与并保持畅通的沟通渠道。确保员工获得所需便利以保持工作效率、享受您为全体员工提供的就业福利，这是您的责任所在。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
