限制提供给 OFCCP 的申请人数据 - 第一部分

近期关于美国劳工部联邦合同合规计划办公室（OFCCP）平权行动合规审查的讨论，主要集中在两个领域：（1）OFCCP对联邦承包商及分包商潜在薪酬歧视的调查；（2）涉及退伍军人及残障人士的问题，特别是针对这两类群体的招聘推广工作。 毋庸置疑，这两个领域始终是OFCCP的重点工作。然而，由平权行动合规审查引发的大部分补薪和解案，仍涉及招聘差异问题，尤其体现在入门级职位招聘中。2013年1月中旬OFCCP官网的快速检索结果印证了这一点。 该机构官网近期三则公告显示，企业向申请初级职位的少数族裔或女性群体支付了30万至43.9万美元赔偿金，而近期未见涉及退伍军人及残障人士薪酬和解或问题的公告。

这对联邦承包商和分包商意味着什么？ 这意味着提交给联邦合约合规计划办公室（OFCCP）的应聘者数据，是任何合规审查中的关键信息。 （所谓"应聘者数据"，指的是企业通过人事活动报告及其他统计报告向OFCCP提交的应聘者相关数值数据。）企业对OFCCP审查应聘者数据的方式存在多种认知偏差。 在本系列两篇文章中，我们将探讨企业如何更有效地管控提交给OFCCP的应聘者数据。首篇文章将阐述OFCCP审查应聘者数据的机制，并介绍限制数据提交的基本方法。系列第二篇将深入解析承包商限制应聘者数据的复杂操作方案。

联邦合同合规计划办公室关于申请人的指导意见——网络申请规则

与薪酬调查中提供有限且存在问题的指导不同，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）为承包商和分包商提供了关于如何处理应聘者数据的详尽指导。该指导以多种形式呈现：

• 联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的网络应聘者规则（见《联邦法规汇编》第41编第60-1.3条）
• 2005年10月与联邦合约合规计划办公室（OFCCP）《互联网应聘者规则》最终版本一同发布的序言材料
• 美国联邦合同合规计划办公室（OFCCP）网站上关于其《互联网应聘者规则》的常见问题解答

关于联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的《网络求职者规则》及其影响，律师和顾问撰写了大量白皮书及其他信息材料。然而，简要回顾该规则的沿革对于理解OFCCP对求职者数据的期望至关重要。

联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的《网络应聘者规则》表面上是一套关于记录保存的法规。然而从该规则的制定历程来看，其设立初衷显然是帮助OFCCP锁定歧视行为的发生环节。在《网络应聘者规则》出台前的多年间，OFCCP曾就"何谓应聘者"这一问题与联邦承包商展开过无数次交锋。 OFCCP通常主张，任何以任何方式对公司职位表达模糊兴趣的人均应视为求职者。企业则通过排除以下人员来抗衡：不符合最低资格要求者、申请非正式公开职位者、主动退出应聘流程者等，并将排除后的数据提交给OFCCP。

进入21世纪初，有两点已成定局。其一，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）决定将有限资源集中用于审查可能遭受歧视的求职者申请数据。其二，该机构决定重点排查涉及大量求职者的歧视案例，并倾向于通过数值数据来发现具有统计学意义的差异现象。 2005年OFCCP发布《网络求职者规则》最终版时，该机构向联邦承包商及分包商传递了明确信号：合规审查期间，OFCCP不再要求企业提交全部求职者数据。

互联网申请者规则对联邦合同合规计划办公室及承包商的价值

联邦合同合规计划办公室（OFCCP）及平权行动领域专家的大量论述表明，该机构处理应聘者数据的方式极为复杂。然而，《网络应聘者规则》及OFCCP审查应聘者数据的基本方法，其实可归结为一个极其简单的理念：

换个角度看，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）根本不愿耗费精力审查那些永远无法获得职位的申请者数据和资质。随着《互联网求职者规则》的出台，该机构得以将精力集中在真正可能被录用、因而可能成为歧视受害者的求职者身上。

《互联网求职者规则》规定了四项标准，用于确定哪些求职者应被计入申请者行列，从而出现在提交给联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的统计报告中。根据《联邦法规汇编》第41卷第60-1.3(1)条，这四项标准如下：

1. 个人通过互联网或相关电子数据技术提交就业意向书；
2. 承包商考虑将该个人雇佣到特定职位；
3. 该个人的意向表达表明其具备该职位的基本资格；并且，
4. 在承包商发出雇佣要约之前，该个人在承包商的选拔过程中任何时候均未主动退出后续考虑程序，亦未以其他方式表明其对该职位不再感兴趣。

上述测试中的每个标准都有助于联邦合同合规计划办公室（OFCCP）判定个人是否属于"网络应聘者"（即实际可能被录用填补空缺职位的人员，因此应纳入提交给OFCCP的应聘者统计报告）。这些标准同时有助于减少应计入应聘者统计的求职者数量。这对承包商至关重要，原因如下：

• 由于申请人数减少，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）较少有机会质疑雇主的决策是否源于非法歧视。
• 申请人数较少意味着，任何两组申请者之间出现具有统计学意义的差异的可能性较低。

在经历了数年仅专注于寻找存在差异的申请人群体以调查潜在歧视案例的阶段后，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）近期重新开始关注申请人数和/或录用人数较少的情况。 但这并不意味着OFCCP的《网络应聘者规则》及其相关指导意见毫无价值。尽管该规则及其衍生条款对处理大量应聘者情况尤为适用，但其基本条款适用于任何存在招聘行为的情形。

《互联网申请者规则》及联邦合同合规计划办公室近期对外联工作的关注

联邦合约合规计划办公室近期对联邦承包商及分包商外联工作的关注，可能表明该机构有意获取更广泛求职者群体的申请者数据。但企业需明确：涉及外联活动的问题与申请者数据问题本质上存在根本差异。

• 关于外联工作的质疑与传统平权行动概念相关，即要求企业本着诚意努力寻找符合资格的少数族裔、女性、退伍军人及残障人士。若未能采取充分的平权行动措施，可能导致与联邦合同合规计划办公室达成协议以加强外联力度。
• 涉及应聘者数据的问题通常与企业未能为特定群体提供平等机会有关。这种机会不平等可能导致企业需支付补发工资的和解金，即要求企业向一名或多名应聘者提供经济赔偿。

联邦合同合规计划办公室（OFCCP）当前就外联工作提出的各类问题，其答案更多体现在企业详细报告中——这些报告具体说明了企业为寻找少数族裔、女性、退伍军人及残障人士所做的努力，而非仅依赖应聘者数据。未能发现大量合格的少数族裔、女性、退伍军人及残障人士，可能源于诸多与外联力度无关的因素。 岗位所需的专业化程度、地理区域分布、薪酬水平等诸多因素，即使企业已开展具体而广泛的招聘推广活动，仍可能限制对该岗位表达兴趣的人数。

运用四项测试限制申请者数据

在联邦合同合规计划办公室（OFCCP）判定个人是否属于"网络应聘者"的四项标准中，每项标准都对限制应提交至OFCCP的应聘者数据中应包含的人数具有重要意义。例如，第一项标准要求求职者需通过某种技术手段表达对该公司的就业意向。 然而第一项标准具有特殊性，它可能扩大应纳入申请者数据的人员范围。尽管该标准规定个人必须通过某种技术手段表达职位意向，但OFCCP指出：若某人使用技术手段对特定职位表达意向，则所有对该职位表达意向者均可能被认定为"网络申请者"——即使他们在申请过程中未使用任何技术手段。 在当今几乎所有求职者都需通过公司网站、电子邮件、自助终端或其他技术工具提交意向表达的时代，这种观点正逐渐失去意义。鉴于多数雇主希望适用"互联网应聘者"规则的其他限制条款，要求所有应聘者通过公司网站或其他技术工具申请将更符合雇主利益。

作为"互联网应聘者"测试的第三项标准，通常被视为互联网应聘者规则对雇主最大的益处之一，因为它允许雇主仅向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提供符合基本（即最低）资格要求的候选人数据。 我们此前已就基本资格要求进行过阐述（参见2012年3月版《OFCCP文摘》），因此在此仅重申：雇主应确保所有公开职位均具备明确界定基本资格与优先资格，且所有基本资格要求须客观、非比较性且与岗位相关。

雇主往往未能充分运用《互联网求职者规则》的第四项条款。根据该条款，主动退出求职流程的求职者将不再计入提交给联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的求职者数据。虽然许多情况下候选人会明确表示退出（如声明退出意向或未回应公司询问），但其他形式的退出同样具有同等效力。 求职者任何表明自身要求超出企业承受能力的举动，均可视为退出行为。例如，当候选人薪资要求远高于岗位实际薪酬时，应认定其已退出竞争。 同理，若候选人要求特定工作地点而该地无职位空缺，亦应视为退出。此类退出情况需充分记录，因其会显著减少低薪职位、特殊地域/物理要求或其他候选人拒绝接受条件职位的申请人数。

在限制向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提交的应聘者数据时，第二项条款是最被低估的条款。该条款的字面表述（即"承包商考虑该个人担任特定职位"）未能准确传达其完整含义。 联邦合约合规办公室的相关解释材料明确指出，联邦承包商可设置程序性门槛来限制应纳入企业应聘者数据的个人数量。例如，企业可规定求职者必须通过公司官网申请，方能依据第二项标准被认定为"网络应聘者"。 在此情形下，通过电子邮件申请者不被"考虑"，因此即使该申请者满足"网络申请者"测试的第一、三、四项标准，仍不可录用且不应出现在提交给OFCCP的申请者数据中。同理，企业可规定求职者须在特定截止日期前提交申请方可获得考虑。 未能满足截止期限的个人不属于"网络应聘者"范畴，既不能被录用填补空缺职位，也不应出现在提交给联邦合同合规办公室的任何材料中。

企业被允许设立大量合法的程序性障碍。这些程序性障碍只需对所有候选人一视同仁地适用即可。通常情况下，只要这些程序性障碍与岗位存在合理关联且由雇主始终如一地执行，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）便不会对此提出质疑。

联邦合同合规计划办公室（OFCCP）甚至允许雇主通过数据管理技术限制某职位的求职者筛选数量。数据管理技术是指雇主采用随机选取流程，仅审核特定子集求职者的程序。例如，雇主可建立数据管理技术，规定仅考虑前50位对空缺职位表达兴趣的求职者。 或者，雇主也可采用每三名申请者中筛选一名的策略。 数据管理技术可分层实施，即雇主先考虑前50名表达兴趣者，若其中无人符合条件，再转而考虑后续50名。雇主需谨慎运用数据管理技术，但此类技术可大幅缩减提交给联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的应聘者数据样本规模。

尽管数据管理技术的使用可能较为复杂，但第二项原则中关于雇主应建立数据处理规程的基本理念，在限制求职者数据方面极具价值，尤其在雇主常需处理数百名求职者咨询的岗位空缺场景下至关重要。本系列第二部分将阐述第二项原则对广泛运用社交媒体招聘的雇主具有何等重要意义。 我们还将探讨若干具体情形：根据互联网求职者规则的整体要求，某些完整的求职者群体应被排除在提交给联邦合同合规计划办公室的数据之外。最后，我们将分析该规则如何适用于通过临时服务机构为企业工作的个人的相关情形。

有关联邦合同合规计划办公室（OFCCP）网络应聘者规则的更多信息，请联系比尔·奥斯特多夫（Bill Osterndorf），邮箱：[email protected]。该规则文本及2005年发布的OFCCP解读说明可通过人力资源分析服务网站查阅：http://www.hranalytical.com/documents.html。

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编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。