调度函即将寄出——您准备好了吗？ 联邦合约合规计划办公室审计准备五大要点

上月，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）宣布已向承包商发送1000封礼貌性安排通知函（CSAL），告知其将在近期接受OFCCP审计，最早可能于2018年3月19日启动。 当名单上的承包商们焦灼地查收审计日程通知函时，正是评估向OFCCP提交审计材料最佳实践的良机。但在特朗普政府时期及新任主任昂德雷·哈里斯的领导下，承包商们究竟该对OFCCP抱有何种预期？

在前任主任帕特里夏·萧（Patricia Shiu）任内，承包商目睹了联邦合约合规计划办公室（OFCCP）在审计中采取更强硬的执法手段，开展更深入的数据调查，并在审计期间减少与承包商就初步发现结果的沟通。自2017年12月接任OFCCP领导职务以来，哈里斯主任一直预示该机构将加强合规协助，减少"抓把柄式"的审计策略。 今年1月，他与行业团体举行了为期两天的会议，预告了其对OFCCP的优先事项和愿景，描绘出该机构将与雇主在合规问题、员工培训及学徒计划方面开展合作的图景。 CSAL公告同样透露出该机构将更注重商业友好性的信号，包括令人欣喜的消息：OFCCP主动限制了每家雇主可列入审计计划的机构数量，并将审计"豁免"期从两年延长至五年。

但联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的区域领导层和地方办事处将如何应对？现实情况是，该机构在审计中展现出"我们与他们"的对立心态，这种状况不可能一夜之间改变。除了一小波退休潮外，OFCCP基层执行人员中并未出现大规模人事变动。 在地方层面，OFCCP持续推行愈发强硬的执法手段，未见放缓或转向的迹象。 事实上，在过去数月无局长在^{任期间¹，}部分地区利用监管真空期，在审计中不断推演该机构权限的新诠释：不仅频繁要求企业提交各类信息数据，更屡屡以"拒绝准入"相威胁——只要企业未能按要求提供所有材料，无论机构索要何种文件，且无需说明理由。

随着该机构地方领导层持续释放更严厉执法的信号，这与哈里斯主任倡导合作的立场相悖，承包商如何能预判新任联邦合同合规计划办公室主任领导下的审计走向？眼下承包商只能假定地方办公室将维持"一切照旧"的状态。 联邦机构内部需要时间——有时长达数年——才能让新领导层的理念渗透到实际执行机构使命的基层执行者。因此，为应对新的OFCCP审计，最佳准备方式是关注近期趋势与动态。

通过梳理近期动态与活动，若干领域已然成为联邦合约合规计划办公室（OFCCP）的"监管热点"。在为新一轮审计做准备时，所有雇主都需重点关注以下五项要点：

1. 薪酬——做好解释"薪资差距"的准备

薪酬公平始终是联邦合同合规计划办公室的首要任务。在#MeToo运动的推动下，数十年薪酬歧视对当前性别与种族"薪酬差距"的影响正被揭示出来。

近年来，联邦合约合规计划办公室（OFCCP）不断完善其开展深度薪酬调查的技术手段。在几乎每次审计中，该机构都会要求与薪酬经理进行电话访谈，以了解薪酬管理机制，从而使统计人员能够进行更深入的分析。此类访谈通常伴随着对数据系统、人事档案、市场研究及/或内部主动审查的全面信息请求。 若OFCCP分析发现任何统计异常，可能启动更深入的调查程序，包括信息索取、补充访谈乃至多日现场核查，这些措施将使审计周期（及潜在追溯性薪酬赔偿期）延长数年。

这些新手段似乎正在奏效，因为联邦合同合规计划办公室（OFCCP）近期达成了多项创纪录的薪酬歧视和解协议，其中包括与某投资管理金融服务公司达成500万美元的和解协议。

那么，等待审计的承包商该如何为联邦合同合规计划办公室（OFCCP）深入的薪酬调查做好准备？

承包商需知悉，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）要求其能清晰阐述薪酬管理流程，包括职位薪酬区间的确定方式及个人起薪决策机制。简言之，OFCCP应如何分析贵方数据？若承包商难以有效传达此类信息，OFCCP可能自行制定分析框架。届时，OFCCP将要求承包商针对其统计分析可能发现的任何薪酬差异提供合理解释。 多数承包商在此阶段难以获取简历、申请材料或招聘记录，更面临着拼凑数年前员工入职时薪酬决策的挑战。若承包商无法提供合法且无歧视性的解释，OFCCP将推定差异由歧视行为造成。

因此，等待审计的承包商需要做好准备，向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）证明所有员工获得公平薪酬的原因和方式。 若承包商未及时更新常规内部薪酬公平性分析，则意味着其在准备OFCCP审计时，需对即将提交的薪酬数据进行分析：识别需补充信息的明显"薪酬差距"，调查差异成因，并收集证明个体薪酬水平合理性的必要信息或文件。 显然，拥有30名以上员工的薪酬组或复杂薪酬实践需进行统计分析（受律师-客户特权保护）。承包商还应审查其薪酬政策和内部规程，确保其及时更新且准确反映实际操作，并准备好与OFCCP讨论这些实践。

2. 人员流程与薪酬内部审查的证据

根据《联邦法规》第41编第60-2.17(b)条及 (d)条款，以及《联邦法规汇编》第41卷第300.44(b)条和第741.44(b)条规定，承包商必须评估其人事流程（仅限于第60-2.17(b)和(d)条规定的薪酬体系），以识别任何平权行动的"问题领域"。 在近期审计中，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）持续要求提供此类自我评估的证据。当相关证据提交后，OFCCP往往会质疑承包商是否已尽最大努力以善意态度识别问题领域。

例如，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）可能要求提供“所有与薪酬及人事活动内部分析相关的文件和数据……这些分析系为遵守《联邦法规汇编》第41卷第60-2.17(b)和(d)款规定而实施”，以及“证明[该公司]已按《联邦法规汇编》第41卷第61-300.44款要求完成必要评估的证据”。(b) 741.44(b)条款规定”。41 CFR §60-2.17(b)条款明确要求"承包商必须对其整体雇佣流程进行深入分析，以评估其劳动力构成、人事活动、薪酬体系以及选拔、招聘、推荐等人事程序，从而确定是否存在阻碍平等就业机会的障碍及其具体位置"。

然而，法规是否要求实际创建这些审查的书面记录尚不明确，且第60-2.17(b)款与(d)款（女性及少数族裔）的要求与第61-300.44(b)款（受保护退伍军人）及第741.44(b)款（残疾人士）的要求之间的差异至关重要。

尽管女性与少数族裔法规（§ 60-2.10(c)）要求承包商"保留并向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提供其遵守§§60-2.11至60-2.17条款的证明文件"，但这些条款并未要求创建任何特定文件或报告。 然而，《康复法案》第503条及《越南战争时期退伍军人再调整援助法案》（VEVRAA）下的法规确实要求编制"对审查过程的描述，以及对人事流程的必要调整或新流程的开发……"。参见§60-300.44(b)和§60-741.44(b)。

…OFCCP的法规要求承包商对薪酬体系进行自我“评估”，以确定是否存在基于种族、性别或族裔的差异。

许多评论员认为，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）之所以关注这些强制性自我评估的文件记录，是因为其意在获取分析报告副本——尤其是薪酬分析报告，这些文件可能揭示未解决的歧视问题。当今时代，所有雇主都应在律师-客户保密特权下开展薪酬分析，以确定在联邦、州及地方法律的碎片化体系中可能存在的合规缺口。 然而，除上述薪酬公平分析的最佳实践外，OFCCP法规还要求承包商对薪酬体系进行自我"评估"，以确定是否存在基于种族、性别或族裔的差异。

这些"评估"没有强制要求的格式或步骤。在许多情况下，"目测审查"就足够了。此类审查中可能不会生成或保留任何文件。事实上，出于隐私、保密、数据安全和/或法律风险等原因，许多雇主选择不对敏感员工数据的分析创建文件记录。 然而，若承包商无法向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）证明已实施评估，该机构可能认定违规并要求承包商提交未来评估报告以供合规监督。当然，若已创建评估文件，根据OFCCP法规要求，此类文件必须妥善保存并随时向OFCCP提供查阅。

那么，等待审计的承包商该如何准备，以应对要求提供这些评估已完成的证据的请求？

若尚未执行，承包商需重新审视其在§ 60-2.17(b)和(d)、§60-300.44(b)以及§60-741.44(b)条款下的义务，并制定定期评估人员管理流程的计划。 许多承包商发现，将评估与年度平权行动计划的完成同步进行颇具裨益——通过利用率及其他分析手段，有助于识别潜在问题领域。如前所述，此类评估应包含对薪酬体系的非保密审查。承包商应咨询法律顾问，确定何种评估方式适用于本组织，并商讨针对这些敏感的非保密评估应生成何种记录类型。

3. 多元化推广——再多也不为过

2017年最常见的违规行为之一是缺乏充分的多样性招聘推广。联邦合约合规计划办公室（OFCCP）要求所有承包商提供书面证明，展示其通过本地化、面对面方式吸引多元化候选人的具体举措。 此外，该机构正对相关文件进行细致审查，以核实招聘方是否仅流于形式，是否切实与招聘渠道合作以更有效地甄选合格候选人（剧透预警：在OFCCP看来，承包商总能做得更多）。

多元化招聘的最佳实践包括：识别多个本地多元化招聘渠道，与相关组织建立合作关系，在多元化地区参加/主办招聘会，在多元化专属刊物和招聘网站发布职位信息，并完整记录所有流程。

承包商还必须准备（并在审计时提交给联邦合同合规计划办公室）一份关于多元化推广工作成效的书面评估。该评估必须合理说明积极行动计划年度内的每项举措是否“有效”。 例如：参加招聘会是否促成多元化候选人提交申请？招聘渠道是否输送了在录用流程中取得进展的合格候选人？若上述问题的答案均为"否"，明年我们将采取哪些改进措施？

未提交评估报告将明确表明您未能充分履行联邦承包商的义务。即便提交了评估报告，仍可能需要提供大量外联工作证明文件，以满足OFCCP对合规性的高标准要求。 因此，在收到审计通知函之前，承包商应着手收集外联工作的证据材料，竭尽所能搜集所有可提交给OFCCP的文件。承包商还需重新审视其对外联效果的书面评估，确保评估具有实质意义，并合理判断未来是否需要增加或调整工作力度。

4. 申请者录用数据与不利影响

尽管联邦合同合规计划办公室（OFCCP）近期在审计中对薪酬数据进行了重点审查，但"系统性"或基于种族的招聘歧视违规行为仍对雇主造成最严重的影响和最高昂的代价。自2015财年以来，约73%的OFCCP金钱和解协议涉及招聘歧视（根据劳工部网站公开数据）。 该机构持续以高额罚金处理此类招聘违规行为，包括去年与某科技公司达成的160万美元和解协议。

当承包商提交的审计材料中显示其应聘者录用数据存在不利影响时，联邦合约合规计划办公室（OFCCP）将深入调查，要求提供详尽的应聘者数据和文件、招聘流程说明，并可能对参与招聘流程的招聘经理和招聘人员进行访谈。 承包商有责任对任何统计"警示"提供合理解释，这意味着需将招聘流程拆解为不同阶段，识别造成不利影响的环节，并就该阶段及整体决策进行辩护。若雇主无法履行此责任，OFCCP将认定招聘差异源于歧视行为。 待审承包商需重新评估其应聘者录用率不利影响分析。若存在统计指标异常，承包商应确保应聘者数据的准确完整性——包括严格核查处置代码，并确保《网络应聘者规则》得到持续规范执行。当平权行动计划分析显示不利影响时，承包商必须进行阶段性分析，确保基础选拔决策基于合法非歧视性理由，且符合业务必要性原则。

5. 条理清晰、内容完整且及时提交的材料至关重要

贵公司的平权行动计划向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）展现了贵公司及其平等就业机会计划的整体面貌。当OFCCP收到迟交、杂乱无章、内容混乱或未完全符合其法规要求的报告时，该机构将认定承包商要么未认真对待平权行动，要么未能理解其作为联邦承包商的义务。 提交质量欠佳的文件往往会引发更严格的审查，因为OFCCP会认为承包商未能充分主动履行义务，背后可能存在更严重的问题。

因此，承包商务必确保其审计材料能清晰展现公司认真履行平权行动义务的形象。这不仅意味着平权行动计划需条理清晰、通俗易懂，更要求材料完整且提交及时。²若贵公司不确定如何操作或缺乏相关经验，或正面临首次审计，建议聘请专业人士协助准备或审核相关文件。

鉴于联邦合同合规计划办公室（OFCCP）在新政府领导下仍处于过渡阶段，承包商对即将到来的OFCCP审计能有何预期尚不明朗。因此，我们只能参考近期趋势与动态来为OFCCP审计通知函的到来做好准备，并谨记：防患于未然永远胜于亡羊补牢。
 

1.最高法院在Nationwide Mutual Insurance Co. v. Darden案（503 US 318 (1992)）的判决意见中，阐明了判定个人属于雇员或承包商的判断因素。
2. 联邦合约合规计划办公室（OFCCP）在CSAL公告中指出，鉴于CSAL与日程安排函之间存在45天间隔，该机构将不再因常规业务原因批准延期申请，且任何延期通常仅限于15天。

编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。