大多数联邦承包商都清楚，他们必须将招聘申请和录用流程的相关记录保存至多两年，保存期限从记录创建之日或相关人事行动（例如职位填补）发生之日起算。（雇员少于150人或合同金额低于15万美元的承包商只需保存一年。） 然而部分承包商未意识到，相关法规要求其除保存求职申请本身外，还须保留所有流程相关文件，包括职位公告与招聘广告、所有面试记录、测试及测试结果、录用通知等。所有这些记录在合规审查期间均可能接受联邦合约合规计划办公室（OFCCP）的核查，因此承包商必须确保所保存的全部文件完整且符合法律要求。
面试记录及其他面试相关文件可能存在特别棘手的问题。 例如，承包商可能未能按要求完整保存所有面试记录及其他文件。或虽保留了文件，却发现面试记录不完整或不足以说明特定候选人基于面试被录用或未录用的原因。更糟的是，保留的面试文件可能包含歧视性问题或其他不当询问或评论的证据。在合规审查中，此类不完善的面试记录都可能引发联邦合约合规计划办公室的警示。
虽然记录面试没有强制要求的格式，但承包商可采取多项措施确保其面试流程和记录符合规范。具体包括以下内容：
- 分析工作内容，以确定履行该工作所需的技能和资质。
- 提前准备面试问题，并在每次面试中使用相同或基本相似的提问，以确保从每位受访者处获取的信息具有一致性。采用相同或相似的提问方式，能使面试官更直接地比较每位候选人的回答。
- 避免歧视性或其他不当问题。具体而言，涉及个人种族、性别、国籍、宗教、年龄、残疾状况或其他受法律保护特征的问题均不得作为面试问题。以下为可能具有歧视性的问题示例：
- 你出生在哪里？
- 你的母语是什么？
- 你参加哪间教堂？
- 你结婚了吗？
- 你有孩子吗？还是打算要孩子？
- 你多大了？或者你高中毕业于哪一年？
- 你是否曾请过病假？或者你是否曾申请过工伤赔偿？
- 你在上一份工作中因病缺勤了多少天？
- 你参加哪些课外组织或活动？
- 面试问题应聚焦于履行工作职责所需的技能和资质。
- 对所有面试官进行培训，使其了解适当与不适当的面试行为及记录规范。
- 将面试记录以书面形式单独记录在文件中，与候选人的申请表或简历分开。面试官不应在申请表或简历上添加任何评论或备注。
- 面试记录应客观真实。书面记录需保持专业性，避免主观评判，并聚焦于与岗位相关的信息。
- 记录访谈内容时，请勿包含对受访者回答的推测、观点或个人解读。
- 请勿记录候选人主动提及的任何涉及受保护特征的信息。例如，若候选人提及自己怀孕或计划近期生育，此类信息不应被记录或告知后续面试官。
- 请勿记录关于候选人身体特征的观察内容（例如金发、笑容迷人、身材矮小等）。此类关于外貌的评论可能被视为歧视性言论，即使面试官仅意图通过笔记唤起记忆亦然。
- 务必记录每位候选人符合或不符合岗位要求的商业理由。提供充分信息以说明录用或未录用该候选人的依据，以及该候选人相较于其他候选人的表现情况。 请谨记，在多数情况下，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的合规审查往往在面试数月甚至数年后才进行。因此，面试记录必须清晰详实，确保承包商与OFCCP在面试官记忆逐渐淡忘后，仍能充分了解候选人的技能资质，并进行有效比对。
- 在记录关于候选人的结论时，应避免任何涉及或基于受保护特征的结论。诸如"英语表达困难"、"身体条件无法胜任工作"、"思维方式守旧"等评论可能暗示存在歧视倾向，不应作为录用决策的依据。
- 保留所有最终面试记录及文件的副本，若有多名面试官则需包含每位面试官的记录。请谨记，根据联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的规定，所有与申请及招聘流程相关的文件均须留存。因此，尽管允许将面试记录草稿转换为最终版本，但所有相关面试信息及内容必须在适用的记录保留期内予以保留。
遵循这些建议，您可确保面试流程与文件记录符合规定，并在雇佣文件接受联邦合同合规计划办公室（OFCCP）审查时，更有力地保障审查结果的顺利通过。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
