La mayoría de los contratistas federales saben que deben conservar los registros relacionados con el proceso de solicitud y contratación durante un máximo de dos años después de la creación del registro o de la acción de personal relacionada (por ejemplo, la ocupación del puesto). (Los contratistas con menos de 150 empleados o un contrato de menos de 150 000 dólares solo deben conservar dichos registros durante un año). Sin embargo, algunos contratistas desconocen que la normativa aplicable les obliga a conservar todos los documentos relacionados con ese proceso, incluidos los anuncios y las ofertas de empleo, las notas de las entrevistas, las pruebas y los resultados de las mismas, y los registros de las ofertas de empleo, además de las propias solicitudes de empleo. Todos estos registros están sujetos a revisión por parte de la OFCCP en caso de una revisión de cumplimiento y, por lo tanto, es importante que los contratistas se aseguren de que toda la documentación que conservan está completa y cumple con la ley.
Las notas de las entrevistas y otra documentación relacionada con las mismas pueden ser especialmente problemáticas. Por ejemplo, los contratistas pueden no conservar todas las notas de las entrevistas y otra documentación según lo requerido. O pueden conservar la documentación, pero descubrir que las notas de las entrevistas son incompletas o insuficientes para determinar por qué se seleccionó o no a un candidato en particular basándose en la entrevista. Peor aún, la documentación de las entrevistas conservada puede contener pruebas de preguntas discriminatorias u otras preguntas o comentarios inapropiados. En cada uno de estos casos, una documentación deficiente de las entrevistas puede levantar sospechas para la OFCCP durante una revisión de cumplimiento.
Aunque no existe un formato obligatorio para documentar una entrevista, hay una serie de medidas que los contratistas pueden tomar para garantizar que su proceso de entrevista y su documentación cumplan con la normativa. Entre ellas se incluyen las siguientes:
- Analizar el puesto de trabajo con el fin de identificar las habilidades y cualificaciones necesarias para desempeñarlo.
- Prepare las preguntas de la entrevista con antelación y utilice las mismas preguntas o preguntas sustancialmente similares durante cada entrevista, con el fin de garantizar la coherencia en la información que se solicita y se obtiene de cada entrevistado. El uso de preguntas iguales o similares permite al entrevistador comparar más directamente las respuestas de cada candidato.
- Evite preguntas discriminatorias o inapropiadas. En concreto, no se permiten preguntas relacionadas con la raza, el género, la nacionalidad, la religión, la edad, la discapacidad o cualquier otra característica protegida. Entre los ejemplos de preguntas potencialmente discriminatorias se incluyen los siguientes:
- ¿Dónde naciste?
- ¿Cuál es tu lengua materna?
- ¿A qué iglesia asistes?
- ¿Estás casado?
- ¿Tienes hijos o piensas tenerlos?
- ¿Cuántos años tienes? O ¿Cuándo te graduaste de la escuela secundaria?
- ¿Alguna vez ha tomado una baja médica? ¿O ha presentado una reclamación de indemnización laboral?
- ¿Cuántos días de trabajo perdiste en tu último empleo por enfermedad?
- ¿En qué tipo de organizaciones o actividades extracurriculares participas?
- Mantenga las preguntas de la entrevista centradas en las habilidades y cualificaciones necesarias para desempeñar el trabajo.
- Capacitar a todos los entrevistadores sobre los comportamientos y la documentación adecuados e inadecuados en las entrevistas.
- Anote las notas de la entrevista en un documento escrito, separado de la solicitud o el currículum del candidato. Los entrevistadores no deben incluir ningún comentario o nota en la solicitud o el currículum.
- Mantenga las notas de la entrevista objetivas y basadas en hechos. Las notas escritas deben ser profesionales, imparciales y centrarse en la información relevante para el puesto.
- No incluya suposiciones, opiniones o interpretaciones personales de las respuestas del entrevistado al tomar notas.
- No documente ninguna información que un candidato proporcione voluntariamente sobre sus características protegidas. Por ejemplo, si una candidata menciona que está embarazada o que planea tener hijos pronto, esta información no debe documentarse ni compartirse con los entrevistadores posteriores.
- No documente observaciones relativas a las características físicas de un candidato (por ejemplo, cabello rubio, sonrisa agradable, baja estatura, etc.). Estos comentarios sobre el aspecto físico pueden considerarse discriminatorios, incluso si el entrevistador solo tenía la intención de utilizar las notas para refrescar su memoria.
- Asegúrese de documentar la razón comercial por la que cada candidato está o no está cualificado para el puesto. Incluya información suficiente para determinar por qué se contrató o no se contrató a la persona y cómo se comparaba con otros candidatos. Recuerde que, en muchos casos, la revisión de cumplimiento de la OFCCP se llevará a cabo meses, o incluso años, después de la entrevista y, por lo tanto, la documentación de la entrevista debe ser clara y transmitir suficiente información para que el contratista y la OFCCP comprendan las habilidades y cualificaciones del candidato y puedan compararlo con otros candidatos mucho después de que el entrevistador haya olvidado los detalles de la entrevista.
- Al documentar una conclusión sobre el candidato, evite cualquier conclusión que implique o se base en una característica protegida. Comentarios como «dificultad para hablar inglés», «incapacidad física para realizar el trabajo» o «proceso de pensamiento anticuado» pueden ser indicativos de discriminación y no deben ser la base para una decisión de contratación.
- Conserve copias de todas las notas y la documentación finales de las entrevistas, incluidas las notas de cada entrevistador si hubo varios entrevistadores. Recuerde que las normas de la OFCCP exigen que se conserve toda la documentación relacionada con el proceso de solicitud y contratación. Por lo tanto, aunque se permite convertir los borradores de las notas de las entrevistas en su forma definitiva, toda la información y el contenido relevantes de las entrevistas deben conservarse durante el período de conservación de registros aplicable.
Si sigue estos consejos, podrá asegurarse de que su proceso de entrevistas y su documentación cumplan con la normativa y garantizar un resultado satisfactorio en caso de que su documentación de contratación sea objeto de revisión por parte de la OFCCP.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
