Tipps für gesetzeskonforme Gesprächsabläufe und Dokumentation

Die meisten Auftragnehmer des Bundes sind sich bewusst, dass sie verpflichtet sind, Unterlagen im Zusammenhang mit dem Bewerbungs- und Einstellungsprozess bis zu zwei Jahre nach ihrer Erstellung oder nach der entsprechenden Personalmaßnahme (z. B. der Besetzung der Stelle) aufzubewahren. (Auftragnehmer mit weniger als 150 Mitarbeitern oder einem Auftragswert von weniger als 150.000 US-Dollar müssen solche Unterlagen nur ein Jahr lang aufbewahren.) Einige Auftragnehmer sind sich jedoch nicht bewusst, dass sie gemäß den geltenden Vorschriften alle Dokumente im Zusammenhang mit diesem Prozess aufbewahren müssen, darunter Stellenausschreibungen und Anzeigen, alle Notizen zu Vorstellungsgesprächen, Tests und Testergebnisse sowie Aufzeichnungen über Stellenangebote zusätzlich zu den Bewerbungsunterlagen selbst. Alle diese Unterlagen unterliegen im Falle einer Konformitätsprüfung der Überprüfung durch die OFCCP. Daher ist es für Auftragnehmer wichtig, sicherzustellen, dass alle von ihnen aufbewahrten Unterlagen vollständig sind und den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen.

Interviewnotizen und andere interviewbezogene Unterlagen können besonders problematisch sein. Beispielsweise kann es vorkommen, dass Auftragnehmer nicht alle erforderlichen Interviewnotizen und sonstigen Unterlagen aufbewahren. Oder sie bewahren die Unterlagen zwar auf, stellen jedoch fest, dass die Interviewnotizen unvollständig oder unzureichend sind, um zu bestimmen, warum ein bestimmter Bewerber aufgrund des Interviews ausgewählt oder nicht ausgewählt wurde. Schlimmer noch, die aufbewahrten Interviewunterlagen können Hinweise auf diskriminierende Fragen oder andere unangemessene Nachfragen oder Kommentare enthalten. In jedem dieser Fälle kann eine unzureichende Dokumentation der Interviews bei einer Compliance-Prüfung durch die OFCCP zu Bedenken führen.

Es gibt zwar kein vorgeschriebenes Format für die Dokumentation eines Vorstellungsgesprächs, aber es gibt eine Reihe von Maßnahmen, die Auftragnehmer ergreifen können, um sicherzustellen, dass ihr Vorstellungsgespräch und ihre Dokumentation den Vorschriften entsprechen. Dazu gehören die folgenden:

• Analysieren Sie die Stelle, um die für die Ausübung der Tätigkeit erforderlichen Fähigkeiten und Qualifikationen zu ermitteln.
• Bereiten Sie die Interviewfragen im Voraus vor und verwenden Sie in jedem Interview dieselben oder weitgehend ähnliche Fragen, um die Konsistenz der von jedem Befragten eingeholten und erhaltenen Informationen zu gewährleisten. Durch die Verwendung derselben oder ähnlicher Fragen kann der Interviewer die Antworten der einzelnen Kandidaten direkter miteinander vergleichen.
• Vermeiden Sie diskriminierende oder anderweitig unangemessene Fragen. Insbesondere Fragen, die sich auf die ethnische Zugehörigkeit, das Geschlecht, die nationale Herkunft, die Religion, das Alter, eine Behinderung oder andere geschützte Merkmale einer Person beziehen, sind als Interviewfragen nicht zulässig. Beispiele für potenziell diskriminierende Fragen sind unter anderem:
   
  • Wo bist du geboren?
  • Was ist Ihre Muttersprache?
  • In welche Kirche gehst du?
  • Sind Sie verheiratet?
  • Haben Sie Kinder oder möchten Sie Kinder haben?
  • Wie alt bist du? ODER Wann hast du die High School abgeschlossen?
  • Haben Sie jemals krankheitsbedingt gefehlt? ODER Haben Sie einen Antrag auf Arbeitsunfallentschädigung gestellt?
  • Wie viele Arbeitstage haben Sie in Ihrem letzten Job wegen Krankheit verpasst?
  • An welchen außerschulischen Organisationen oder Aktivitäten nehmen Sie teil?
• Konzentrieren Sie sich bei den Interviewfragen auf die Fähigkeiten und Qualifikationen, die für die Ausübung der Tätigkeit erforderlich sind.
• Schulen Sie alle Interviewer in Bezug auf angemessene und unangemessene Verhaltensweisen bei Interviews und die Dokumentation.
• Halten Sie Ihre Notizen zum Vorstellungsgespräch in einem separaten Dokument fest, das nicht mit der Bewerbung oder dem Lebenslauf des Bewerbers vermischt wird. Die Interviewer sollten keine Kommentare oder Notizen auf der Bewerbung oder dem Lebenslauf selbst hinterlassen.
• Halten Sie Ihre Interviewnotizen sachlich und objektiv. Schriftliche Notizen sollten professionell und wertfrei sein und sich auf Informationen konzentrieren, die für die Stelle relevant sind.
• Nehmen Sie keine Annahmen, Meinungen oder persönlichen Interpretationen der Antworten des Befragten in Ihre Notizen auf.
• Dokumentieren Sie keine Informationen, die ein Bewerber freiwillig über seine geschützten Merkmale preisgibt. Wenn eine Bewerberin beispielsweise erwähnt, dass sie schwanger ist oder bald Kinder haben möchte, sollten diese Informationen nicht dokumentiert oder an nachfolgende Interviewer weitergegeben werden.
• Dokumentieren Sie keine Beobachtungen zu den körperlichen Merkmalen eines Bewerbers (z. B. blonde Haare, schönes Lächeln, klein usw.). Diese Kommentare zum Aussehen können als diskriminierend angesehen werden, auch wenn der Interviewer die Notizen nur dazu verwenden wollte, seine Erinnerung aufzufrischen.
• Dokumentieren Sie unbedingt die geschäftlichen Gründe, warum jeder Kandidat für die Stelle qualifiziert ist oder nicht. Fügen Sie ausreichende Informationen bei, um zu begründen, warum die Person eingestellt oder nicht eingestellt wurde und wie sie im Vergleich zu anderen Kandidaten abgeschnitten hat. Denken Sie daran, dass eine OFCCP-Konformitätsprüfung in vielen Fällen Monate, wenn nicht sogar Jahre nach einem Vorstellungsgespräch stattfindet. Daher muss die Dokumentation des Vorstellungsgesprächs klar sein und genügend Informationen enthalten, damit der Auftragnehmer und die OFCCP die Fähigkeiten und Qualifikationen des Bewerbers verstehen und den Bewerber mit anderen Bewerbern vergleichen können, lange nachdem die Erinnerung des Interviewers an das Vorstellungsgespräch verblasst ist.
• Vermeiden Sie bei der Dokumentation einer Schlussfolgerung zum Bewerber jegliche Schlussfolgerungen, die auf einem geschützten Merkmal beruhen oder darauf hindeuten. Kommentare wie „Schwierigkeiten beim Sprechen der englischen Sprache“, „körperlich nicht in der Lage, die Arbeit auszuführen“ oder „altmodische Denkweise“ können auf Diskriminierung hindeuten und sollten nicht als Grundlage für eine Einstellungsentscheidung herangezogen werden.
• Bewahren Sie Kopien aller endgültigen Interviewnotizen und Unterlagen auf, einschließlich der Notizen jedes einzelnen Interviewers, falls mehrere Interviewer beteiligt waren. Denken Sie daran, dass gemäß den OFCCP-Vorschriften alle Unterlagen im Zusammenhang mit dem Bewerbungs- und Einstellungsprozess aufzubewahren sind. Daher ist es zwar zulässig, Entwürfe von Interviewnotizen in ihre endgültige Form zu überführen, jedoch müssen alle relevanten Informationen und Inhalte des Interviews für die geltende Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Bewerbungsprozess und Ihre Dokumentation den Vorschriften entsprechen und im Falle einer Überprüfung Ihrer Einstellungsunterlagen durch die OFCCP ein erfolgreiches Ergebnis erzielen.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.