联邦组织量刑准则》（FSGO）首创了 七个标志来定义有效的合规计划。各行各业的监管机构都将这些标志作为基础，并一致认为它们在界定合规性方面发挥着举足轻重的作用。

监管机构还一致认为，有效合规计划的支柱--将这些标志联系在一起的主线--是有效的政策管理战略。

虽然政策管理这一称谓让复杂的领域显得简单，但真正的政策管理并不仅仅是政策和程序。当然，政策和程序必须存在，但成功的政策诞生于一个涉及组织方方面面的有效合规计划。

有效的政策管理计划贯穿所有七个标志：

政策管理必须包括高层监督，同时采取自下而上的方法来满足员工的需求。真正的政策管理计划必须准确地指出哪些地方出了问题、哪里出了问题以及如何出的问题，从而监控自身的有效性。

如果没有这些信息，就几乎不可能审查和修改政策并纠正行为。如果领导层无法深入了解员工的证明、基于考试的理解或是否同意遵守政策，那么执行规则和开展内部调查就会变得更加困难。

更不用说，制定可靠的政策和程序对于向组织内的各利益相关者有效传达合规计划的要求至关重要。  

许多人试图自己管理这些活动部件，认为不需要软件解决方案来代劳。然而，如果你看看监管机构所要求的细化程度，自建系统根本无法奏效。您再也不能不采取任何行动了。为了主动保护您的组织、员工并最终保护您自己免受合规违规行为的侵害，您必须立即行动起来，创建一个有效的计划。

为什么要使用技术来帮助实现这一目标？除了降低风险--让我们面对现实吧，这几乎就是您制定合规计划的初衷--之外，花钱购买软件解决方案有什么好处？正确的技术如何帮助提高合规计划的有效性？

正确的政策管理软件，如 PolicyHub 解决方案能为您的整体合规计划带来三大好处。它有助于 执行、自动化 和 证明 您的计划。

执行

执行不仅是有效合规计划的关键支柱，也是政策生命周期中最佳实践轮子上的关键一环。政策管理解决方案可帮助您执行自上而下的合规基调以及对其他标志的遵守。  

正确的软件可以提供计划监督，帮助了解员工对政策的理解程度、可能存在的知识差距以及哪些人在理解和遵守特定政策方面存在困难。有了这些洞察力，执行工作就会变得更加容易，因为领导层掌握了有效执行计划所需的信息，而不会浪费任何人的宝贵时间。  

PolicyHub例如，通过 PolicyHub，您可以跟进任何有困难的员工，审查当前的策略，提供必要的补救培训和说明，并根据需要强制执行道德行为。

根据国际再保险公司 Transatlantic Re 的案例研究表明的案例研究，他们使用 PolicyHub 不仅是将其作为一种沟通渠道，还因为它能为高级管理层和审计人员提供重要的合规信息。

"案例研究指出："跨大西洋再保险公司可以清楚地记录哪些员工收到、阅读和理解了每项政策，他们是何时同意的，哪些员工没有同意。

换句话说，了解员工是否阅读并理解了政策不再是一个问题，这使得执行合规成为一个更容易解决的问题。

自动化

试想一下，如果你不得不使用文件管理系统来创建和编辑政策，试图跟踪文件以确保你的版本是最新和最准确的，试图跟踪谁通过电子邮件收到了什么政策，并在电子表格中手动跟踪这些信息。现在，想象一下你不得不向每个人发送书面测试并手工评分。也许你不必想象这些，也许这就是你现在的生活。

在这种情况下，你根本无法知道是否有人真正阅读过政策，更不用说他们是否同意遵守政策了。使用这种 "系统 "运行报告也将是一场噩梦，如果有可能的话。  

现在想象一下，如果你能将所有这些流程自动化。如果您只需设置几个工作流程，编辑一个政策并将其打开。如果它能在正确的时间以正确的语言自动发送给正确的人。如果能自动要求员工证明他们阅读过政策并同意遵守。

试想一下，如果您能自动触发测试，评估员工对该政策的了解程度，并在员工未能通过测试时发出警报。如果还能自动发送定期调查，确保员工继续遵守这些政策。如果您还能设置提醒，以便在几年后随着法规的变化对政策进行审查。

这些正是有效的政策管理软件解决方案所能带来的好处。像 PolicyHub这样的解决方案可以简化关键的合规业务流程并使其自动化，这样您的优秀团队就可以将注意力集中在更重要的任务上。由于一切都已自动化，包括您向监管机构提交的报告，您可以高枕无忧，因为您知道您的软件是您的后盾。

Mitratech的一位客户是世界上最大的旅行餐饮服务供应商，据他介绍，PolicyHub为他们的国际公司提供了有效的合规计划所需的自动化和一致性。对于一家大型企业来说，试图通过人工方式对员工进行培训并传达政策和程序是不可能的。

PolicyHub 为该客户建立了一个结构化、可重复的流程，用于创建、更新、审查和捕捉整个公司所有政策和程序的偏差。现在，他们可以在适当的时间、以适当的语言，自动向全球适当地点的适当员工分发适当的政策。   

证据

在当今的监管环境中，一个简单的事实是，你必须创建一个可以轻松报告的审计跟踪。您必须有效地提供书面政策和程序，对员工进行培训并传达这些政策，并向监管机构证明自己。此外，您还必须以具有良好商业意义的方式完成所有这些工作。  

如果使用临时系统，即使能找到运行报告所需的信息，为监管机构运行报告也需要数天时间。如果没有单一的政策管理信息来源，在监管时间紧迫的情况下试图将所有信息集中到一个地方，可能会导致整个组织陷入混乱。

有了自动化政策管理系统，这些报告不再需要数天时间，只需几分钟即可完成。只需点击几下，您就能深入了解您的数据，从而做出明智的决策，向领导层汇报，最重要的是，向监管机构证明您的合规性。而且所有信息都在一个易于查找的地方。

"PolicyHub 为我们提供了真正灵活有效的解决方案。首先，它能传达政策并确保响应，但更重要的是，它能提供我们所需的合规报告和保证，以满足内部审计、外部监管机构和董事会的要求。"TransRe 助理法律总顾问 Vincent Eng 说。 

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