发出录用通知是招聘流程中至关重要的最后一步。在投入大量时间和精力之后，确保贵组织能从理想候选人那里获得期待已久的"同意"至关重要。
Trakstar团队欣然宣布，用户现可直接通过招聘解决方案创建并发送录用通知。此项新功能的核心优势如下：
- 更快获得录用通知——通过在Trakstar Hire中管理录用通知，无缝完成招聘流程。
- 建立记录系统 – 查看报价的历史记录，包括审批人及整个流程中的所有变更。
- 实现无纸化 – 您和候选人无需打印录用通知书并在签署后扫描。所有操作均可在Trakstar Hire平台上完成数字化处理。
工作原理
招聘录用函管理功能简化了创建录用函并发送给候选人的整个流程。以下是该功能的详细运作机制：
创建包含占位符的录用通知书模板
第一步是创建一份录用通知书模板，其中包含用于填入候选人及职位独特信息的占位符。常见的占位符包括职位名称、薪资、入职日期、主管姓名和候选人姓名。Trakstar Hire 系统内置了可选占位符列表，但您也可根据需要自定义创建。
创建完成后，该模板将上传至Trakstar Hire系统，以便您在发出任何就业邀请时随时调用。若贵机构希望为特定职位使用不同的录用通知书，可创建多个模板。
上传后，占位符将以黄色高亮显示，以便用户在定制录用通知书时清楚了解需要包含的具体内容。
创建录用通知书邮件模板
接下来，制作一封用于通知候选人获得职位的邮件模板。与录用通知书类似，该邮件模板包含占位符，这些占位符将填入候选人及职位的具体信息。
将招聘阶段添加至您的招聘工作流程
若您曾使用过Hire，便已知晓我们能轻松为您设置组织招聘流程的具体阶段。
创建职位空缺时，您现在可以添加“录用阶段”。您将能够选择合适的录用通知书模板，并为该阶段指派协调员，从而将录用步骤与招聘工作流的其他环节无缝衔接。
生成定制录用通知书
至此，您已完成招聘流程并确定了最适合该职位的人选。现在是时候使用您创建的模板，为即将入职的员工生成独特的录用通知书及邮件了。
当您将候选人档案推进至录用阶段时，录用函模板中的许多占位符（如候选人姓名和职位名称）将自动填充。随后您可手动填写薪资、入职日期及其他无法从候选人档案中提取的详细信息。
包含审批人
在某些情况下，您可能需要企业主、经理或其他员工在向候选人发出录用通知书前对其进行审批。
Hire 允许您为每份录用通知设置最多三层审批流程。当第一位审批人确认同意后，系统将自动通知下一位审批人进行审核，依此类推。
审批人员可在Trakstar Hire系统中对录用通知书提出修改建议。例如，他们可建议调整薪资数额，此举将触发向协调员发送通知。若录用通知书经修订，审批流程将重新启动。
通过签名使之正式生效
在每位审批人完成批准后，录用通知书需由领导团队的指定成员签署。该成员将收到邮件通知，系统将通过Hire与HelloSign的集成功能引导其完成电子签名。
待录用通知书在公司内部签署后，将作为附件添加至定制邮件中发送给候选人。候选人可审阅具体条款，若无异议，可通过提供电子签名正式接受录用。
随后，录用阶段协调员会收到一封邮件，通知他们候选人已同意加入该组织。任务完成！
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编者按：本文最初发表于Trakstar.com。2023年4月，Mitratech收购了绩效管理、人才招聘和劳动力分析解决方案的领先供应商Trakstar。此后，我们对内容进行了更新，以反映Mitratech在支持整个员工生命周期（从招聘、入职到学习和发展）以及在不断增长的人力资源产品组合中整合人力资源合规最佳实践方面的更广泛承诺。
