INSZoom提供的远程工作最佳实践--整理移民律师事务所的数据
移民律师事务所采集和存储大量数据。不同类型的数据，存储在不同的地方，以不同的方式获取--客户通信存储在电子邮件中，外国公民和公司文件存储在本地驱动器、案件管理云或 Dropbox 或 Box.com 等第三方服务的文件夹中，硬拷贝政府通知和其他类型的文件夹存储在办公柜中，等等。
在正常情况下，将所有这些信息分散到多个地点并不是什么大问题。比方说，受益人的 H-1B 获得批准--您可以扫描他们的批准通知并将扫描图像保存到本地的 "G "驱动器中，在您选择的个案管理平台中更新受益人的个案，通过电子邮件或短信向受益人发送更新信息，然后就可以收工了。
但今天，情况远非如此。
冠状病毒大流行继续冻结美国经济，迫使几乎每个人都在家工作， 律师事务所争先恐后地建立系统，使他们能够继续运作。但现实情况是，大多数律师事务所已经在使用最有效的系统之一--移民案件管理系统，尽管还没有充分发挥其作用。
因为现在律师事务所已经完全进入远程工作环境，在案件管理平台上组织和集中数据是最简单的方法。以下是利用案件管理平台作为远程中央办公室的最佳方法。
使用案件管理云存储文档
律师事务所从事文件业务。这一点在过去更为明显，当时每份文件都是纸质的，而且都存放在文件柜、办公桌上，如果文件量大，则存放在存储单元中。如今，虽然文件数量可能增加了，但许多文件都是数字文件，因此存储在数字版的文件柜（电脑文件夹）、办公桌（电脑桌面）或第三方存储单元（云存储）中。
换句话说，虽然现在公司的纸张杂乱程度大大降低，但数字杂乱程度可能一样高，甚至更高。
就像在物理世界中一样，正确地组织所有文件也很重要，最重要的是，要集中管理所有文件。使用云服务的律师事务所过去和现在在很多方面都走在了时代的前列，但如果这些律师事务所也使用案件管理平台（大多数都在使用），这仍然意味着必须在多个系统之间跟踪、检索和传输信息，从而造成延误或错误。
因此，在家办公的第一项主要最佳实践就是整理并集中尽可能多的律师事务所数据。您可能已经在案件管理系统中完成了大部分案件工作--您知道大多数案件管理平台也提供云存储吗？例如，INSZoom 为其所有用户提供云存储，使他们能够存储从公司申请人文件和信息到受益人和受抚养人照片、文件、日期和生物识别数据等所有内容。
这就意味着，当你在家工作时（由于 COVID-19，目前全美几乎所有律师事务所都采用这种工作方式），你可以在一个系统上工作，避免从电子邮件、Dropox/Box.com 或网络共享文件夹等不同来源查找、调用和传输文档和信息。
将通信从电子邮件转移到客户门户网站
对于新成立的远程律师事务所来说，另一个最佳做法是通过案件管理的客户门户与客户通信，无论是与公司联系人还是个人。是的，电子邮件仍然是最常用的沟通方式之一，在许多情况下，律师与客户之间也可以通过短信或电话进行讨论。但请尽可能通过您的案件管理客户门户网站进行沟通。
首先，与文件存储一样，这可以让您将所有信件集中保存在一个地方，这在繁忙、紧张的时期非常有用。从来没有或很少有远程员工的律师事务所不会为建立远程基础设施而手忙脚乱，同时还要继续与客户合作，而客户可能比以往任何时候都更加焦虑，有更多的问题。
这样就很难跟上时代的步伐，在不同的沟通渠道之间穿梭也会浪费很多时间。如果主要或仅通过客户门户网站进行沟通，您就可以在一个地方掌握整个对话历史，这样您就可以花更少的时间拼凑客户讨论，花更多的时间提供价值。
其次，在某些方面，更重要的是，客户门户网站更安全。在《通用数据保护条例》（GDPR）和《加州消费者隐私法》（CCPA）的背景下，电子邮件和其他不安全的通信形式是最常见的数字通信形式，实际上使移民专业人士及其客户面临潜在的数据安全漏洞。
现在，律师事务所的员工都是远程办公，至少在目前，要确保网络连接安全、设备上锁等比以前更难了，这意味着理论上更有可能发生潜在的漏洞。因此，使用客户门户进行通信可以帮助缓解这些问题，而不必担心员工远程工作的方式和地点。例如，INSZoom非常重视 GDPR 和 CCPA，其中一种方式就是通过国外门户网站。
因此，对于仍在努力建立 "WFH "基础设施的新兴远程律师事务所来说，整理律师事务所的文件和数据以及客户信件显然非常重要。
但是，律师事务所还可以做一件事来真正简化其业务，并专注于适应 "新常态"，那就是在机器人的帮助下将大量行政任务自动化。
在 "机器人 "的帮助下，简化新组织的数据任务，适应远程工作
机器人比以往任何时候都更受欢迎。几乎每个网站的屏幕上都有一个简单的自助聊天机器人来帮助引导您浏览网站，还有更复杂的机器人可以提供某种程度的实质性帮助，如打违章停车罚单。
因为 INSZoom 推出了移民行业首个流程自动化机器人Zoomi。
Zoomi 是 一款面向移民团队的智能流程自动化机器人。作为一个虚拟助理，Zoomi 可以处理通常由工作过度的律师助理或法律助理完成的繁琐行政流程，例如在收到邮寄的收据通知后更新案件。这乍听起来可能很琐碎，但仔细想想，接收、扫描并将硬拷贝收据通知信息输入案件管理平台需要花费大量时间，尤其是在 H-1B 上限季节。但这是需要完成并正确完成的重要工作。
但是有了 Zoomi，您就可以让一个了解您的案件管理平台的机器人为您完成这项工作，而且保证准确无误，当然，前提是您使用的是 INSZoom。这意味着，如果你的公司还在为远程工作做准备，特别是如果你有一个庞大的团队，你可以集中精力教育你的团队使用所有新的电话会议系统、笔记本电脑、平板电脑和其他全时工作解决方案，以确保平稳过渡，而 Zoomi 则在一旁处理重要但耗时的案件工作。
最后，组织和自动化！
在这个充满不确定性的时代，律师事务所背井离乡，被迫全面实现远程办公，但也有一线希望--无论如何，这是一个被迫简化公司流程的机会。是的，这并不是最理想的情况，但另一方面，远程工作不仅为员工提供了灵活性，而且也是工作的发展趋势，同时也是一种应急措施，以应对未来的突发事件、灾难和其他我们不愿意去想但又应该去计划的情况。
因此，如果你正在为你的公司建立一个完全远程的实践，请记住，通过组织和集中，你可以减少很多不必要的管理工作，在可能的情况下将其自动化，并将时间和精力转向今天的新现实。一旦准备就绪，您将做好一切准备。
如果您对如何更好地利用 INSZoom 有任何疑问，尤其是在当前充满挑战的时期，请联系您的代表或通过公司网站咨询。
注意安全，记得洗手！
