Les cabinets d'avocats spécialisés en droit de l'immigration saisissent et stockent une énorme quantité de données. Différents types de données, stockées à différents endroits et capturées de différentes manières - communications avec les clients stockées dans des courriels, documents de ressortissants étrangers et d'entreprises dans des dossiers sur des disques locaux, un nuage de gestion des dossiers ou un service tiers comme Dropbox ou Box.com, des avis gouvernementaux sur papier et d'autres types de dossiers dans des armoires de bureau et bien plus encore.
Dans des circonstances normales, le fait que toutes ces informations soient réparties sur plusieurs sites n'est pas un problème majeur. Supposons que le dossier H-1B d'un bénéficiaire ait été approuvé : vous scannez l'avis d'approbation et enregistrez l'image scannée sur votre disque dur local, vous mettez à jour le dossier de ce bénéficiaire dans la plateforme de gestion de dossiers de votre choix, vous envoyez une mise à jour au bénéficiaire par courrier électronique ou par SMS, et vous vous arrêtez là.
Mais aujourd'hui, les circonstances sont loin d'être normales.
Alors que la pandémie de coronavirus continue de geler l'économie américaine et a contraint presque tout le monde à travailler à domicile, les cabinets juridiques se sont empressés de mettre en place des systèmes qui leur permettent de continuer à fonctionner. En réalité, l'un des systèmes les plus efficaces est déjà utilisé par la plupart des cabinets d'avocats, mais pas dans toute son ampleur : la gestion des dossiers d'immigration.
Maintenant que les cabinets d'avocats s'installent dans un environnement de travail entièrement à distance, l'organisation et la centralisation de vos données dans une plateforme de gestion de dossiers est le moyen le plus simple d'aller de l'avant. Voici les principales façons de tirer parti de votre plate-forme de gestion des dossiers en tant que bureau central à distance.
Utiliser le nuage de gestion des dossiers pour le stockage des documents
Les cabinets d'avocats sont actifs dans le domaine de la documentation. C'était encore plus évident à l'époque où tous les documents étaient sur papier et stockés dans des classeurs, sur des bureaux ou, dans le cas de volumes importants, dans des unités de stockage. Aujourd'hui, si le nombre de documents a augmenté, nombre d'entre eux sont numériques et donc stockés dans les versions numériques des classeurs (dossiers informatiques), des bureaux (bureau de votre ordinateur) ou des unités de stockage tierces (stockage dans le nuage).
En d'autres termes, si les entreprises sont aujourd'hui beaucoup moins encombrées par le papier, elles le sont probablement tout autant, voire plus, par le numérique.
Et tout comme dans le monde physique, il est important d'organiser correctement et, surtout, de centraliser toute votre documentation. Les cabinets d'avocats qui utilisent des services en nuage étaient et sont certainement en avance sur la courbe à bien des égards, mais si ces mêmes cabinets utilisent également une plateforme de gestion des dossiers, ce qui est le cas de la plupart d'entre eux, cela signifie toujours que les informations doivent être suivies, récupérées et souvent transférées entre plusieurs systèmes, ce qui entraîne des retards ou des erreurs.
La première bonne pratique en matière de travail à domicile consiste donc à organiser et surtout à centraliser autant que possible les données de votre cabinet d'avocats. Vous effectuez probablement déjà la plupart de vos tâches dans un système de gestion de dossiers. Saviez-vous que la plupart des plateformes de gestion de dossiers offrent également un service de stockage en nuage ? INSZoom, par exemple, offre à tous ses utilisateurs un service de stockage en nuage qui leur permet de stocker tout ce qu'ils souhaitent, des documents et informations du requérant aux photographies des bénéficiaires et des personnes à charge, en passant par les dossiers, les dates et les données biométriques.
Cela signifie que lorsque vous travaillez à domicile, ce qui est le mode opératoire actuel de presque tous les cabinets d'avocats des États-Unis en raison du COVID-19, vous pouvez travailler sur un seul système et éviter d'essayer de trouver, d'extraire et de transférer de la documentation et des informations à partir de sources disparates telles que les courriels, Dropox/Box.com ou les dossiers partagés d'un réseau.
Déplacer la correspondance du courrier électronique vers votre portail client
Une autre bonne pratique pour les cabinets d'avocats nouvellement installés à distance consiste à correspondre avec votre client par l'intermédiaire du portail client de votre système de gestion des dossiers, qu'il s'agisse d'un contact d'entreprise ou d'un particulier. Certes, le courrier électronique reste l'une des méthodes de communication les plus populaires et, dans de nombreux cas, les discussions entre avocats et clients se font également par texto ou par téléphone. Mais dans la mesure du possible, communiquez par l'intermédiaire du portail client de votre système de gestion des dossiers.
Tout d'abord, à l'instar du stockage de documents, cela vous permet de conserver toute la correspondance en un seul endroit, ce qui est extrêmement utile pendant les périodes chargées et agitées. Les cabinets d'avocats qui n'ont jamais ou rarement eu d'employés à distance ne se démènent pas pour mettre en place leur infrastructure à distance, tout en continuant à travailler avec leurs clients qui sont probablement plus anxieux et ont plus de questions que jamais auparavant.
Il est donc difficile de suivre le rythme et l'on perd beaucoup de temps à essayer de jongler entre les différents canaux de communication. En communiquant en grande partie ou uniquement par l'intermédiaire de votre portail client, vous disposez de tout l'historique de la conversation en un seul endroit, ce qui vous permet de passer moins de temps à reconstituer les discussions avec les clients et plus de temps à leur apporter de la valeur.
Deuxièmement, et d'une certaine manière, plus important encore, les portails clients sont tout simplement plus sûrs. Dans le contexte du règlement général sur la protection des données (RGPD) et de la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA), le courrier électronique et les autres formes de communication non sécurisées sont parmi les formes les plus courantes de communication numérique qui exposent en fait les professionnels de l'immigration et leurs clients à des violations potentielles de la sécurité des données.
Maintenant que les employés des cabinets juridiques travaillent tous à distance, du moins pour le moment, il est plus difficile qu'auparavant de s'assurer que les connexions Internet sont sécurisées, que les appareils sont suffisamment verrouillés, etc. L'utilisation d'un portail client pour la communication peut donc contribuer à atténuer ces problèmes sans avoir à se préoccuper de la manière dont vos employés travaillent à distance et de l'endroit où ils se trouvent. INSZoom, par exemple, prend le GDPR et le CCPA très au sérieux, et l'un des moyens d'y parvenir est le portail des ressortissants étrangers.
Il est donc clair que l'organisation des documents et des données du cabinet juridique, ainsi que de la correspondance avec les clients, est importante pour les cabinets juridiques nouvellement distants qui travaillent encore à la mise en place de leurs infrastructures "WFH".
Mais il y a encore une chose que les cabinets d'avocats peuvent faire pour vraiment rationaliser leur pratique et s'habituer à la "nouvelle normalité" : automatiser les tâches administratives à fort volume à l'aide d'un robot.
Rationaliser les tâches liées aux données nouvellement organisées avec l'aide d'un "bot" pour s'habituer au travail à distance.
Les robots sont de plus en plus populaires. Presque tous les sites web disposent d'un simple chatbot d'auto-assistance quelque part sur l'écran pour vous guider sur le site web, et il existe des bots plus sophistiqués qui peuvent réellement fournir un certain niveau d'aide substantielle, par exemple pour lutter contre une contravention de stationnement.
En effet, INSZoom a lancé Zoomi, le premier robot d'automatisation des processus de l'industrie de l'immigration.
Zoomi est un robot intelligent d'automatisation des processus pour les équipes d'immigration. En tant qu'assistant virtuel, Zoomi peut prendre en charge des processus administratifs fastidieux qui sont souvent effectués par des parajuristes ou des assistants juridiques surchargés, comme la mise à jour d'un dossier après avoir reçu un avis de réception par la poste. Cela peut sembler anodin à première vue, mais quand on y pense, recevoir, scanner et entrer les informations de l'avis de réception sur papier dans votre plateforme de gestion de dossiers prend beaucoup de temps, surtout pendant la saison des plafonds H-1B. Mais c'est un travail important qui doit être fait et bien fait.
Mais avec Zoomi, vous pouvez le faire pour vous avec une précision garantie grâce à un robot qui connaît votre plateforme de gestion de dossiers - enfin, si vous utilisez INSZoom. Cela signifie que si vous êtes encore en train de configurer votre cabinet pour le travail à distance, en particulier si vous avez une grande équipe, vous pouvez vous concentrer sur la formation de votre équipe à tous les nouveaux systèmes de téléconférence, ordinateurs portables et tablettes et autres solutions de travail à distance pour assurer une transition en douceur pendant que Zoomi effectue un travail important mais chronophage sur les dossiers à côté.
En fin de compte, organisez et automatisez !
En ces temps d'incertitude, alors que les cabinets juridiques sont déracinés et contraints de travailler entièrement à distance, il y a une lueur d'espoir - une occasion, même forcée, de rationaliser les processus de votre cabinet. Certes, ce n'est pas la situation idéale, mais d'un autre côté, le travail à distance n'apporte pas seulement de la flexibilité aux employés et c'est de toute façon la direction que prend le travail, mais c'est aussi une sorte de mesure d'urgence pour les urgences futures, les catastrophes et autres scénarios auxquels nous n'aimons pas penser mais que nous devrions néanmoins prévoir.
Si vous êtes en train de préparer votre entreprise à une pratique entièrement à distance, rappelez-vous qu'en organisant et en centralisant, vous pouvez supprimer une grande partie du travail administratif inutile, l'automatiser lorsque c'est possible et réorienter le temps et les efforts vers la nouvelle réalité d'aujourd'hui. Une fois que vous aurez pris vos dispositions, vous serez prêt à tout.
Et si vous avez des questions sur la manière de tirer le meilleur parti d'INSZoom, en particulier en ces temps difficiles, n'hésitez pas à contacter votre représentant ou à consulter le site Web de l'entreprise.
Restez prudents et n'oubliez pas de vous laver les mains !
