Bewährte Praktiken für Fernarbeit von INSZoom - Organisieren Sie die Daten Ihrer Einwanderungskanzlei
Anwaltskanzleien für Einwanderungsfragen erfassen und speichern eine enorme Menge an Daten. Unterschiedliche Arten von Daten, die an verschiedenen Orten und auf unterschiedliche Weise gespeichert werden - in E-Mails gespeicherte Kundenkommunikation, ausländische Staatsangehörige und Unternehmensdokumente in Ordnern auf lokalen Laufwerken, einer Fallmanagement-Cloud oder einem Drittanbieterdienst wie Dropbox oder Box.com, Behördenbescheide in Papierform und andere Arten von Ordnern in Büroschränken und vieles mehr.
Unter normalen Umständen ist es kein großes Problem, all diese Informationen über mehrere Standorte verteilt zu haben. Angenommen, der H-1B-Antrag eines Begünstigten wurde genehmigt - Sie scannen den Genehmigungsbescheid ein und speichern das gescannte Bild auf Ihrem lokalen Laufwerk "G", aktualisieren den Fall des Begünstigten in der Fallverwaltungsplattform Ihrer Wahl, senden dem Begünstigten eine Aktualisierung per E-Mail oder SMS und machen Feierabend.
Aber heute sind die Umstände alles andere als normal.
Da die Coronavirus-Pandemie die US-Wirtschaft weiterhin lahmlegt und fast jeder gezwungen ist, von zu Hause aus zu arbeiten, haben sich die Anwaltskanzleien darum bemüht, Systeme einzurichten, die es ihnen ermöglichen, ihren Betrieb aufrechtzuerhalten. Eines der effektivsten Systeme wird jedoch bereits von den meisten Kanzleien genutzt, wenn auch nicht in vollem Umfang: das Immigrationsfallmanagement.
Denn jetzt, wo Anwaltskanzleien sich auf ein vollständig dezentrales Arbeitsumfeld einstellen, ist die Organisation und Zentralisierung Ihrer Daten in einer Fallmanagement-Plattform der einfachste Weg, um voranzukommen. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Möglichkeiten, wie Sie Ihre Fallmanagement-Plattform als zentrales Remote-Office nutzen können.
Nutzen Sie Ihre Case Management Cloud für die Speicherung von Dokumenten
Anwaltskanzleien sind im Dokumentengeschäft tätig. Das war früher viel offensichtlicher, als alle Dokumente noch auf Papier waren und in Aktenschränken, auf Schreibtischen oder - bei großen Mengen - in Lagereinheiten aufbewahrt wurden. Heute ist die Zahl der Dokumente zwar gestiegen, aber viele von ihnen sind digital und werden daher in den digitalen Versionen von Aktenschränken (Computerordnern), auf Schreibtischen (Ihrem Computer-Desktop) oder in Speichereinheiten von Drittanbietern (Cloud-basierter Speicher) gespeichert.
Mit anderen Worten: In den Unternehmen gibt es heute zwar viel weniger Papierkram, aber wahrscheinlich genauso viel, wenn nicht sogar mehr digitalen Krams.
Und genau wie in der realen Welt ist es wichtig, dass Sie Ihre gesamte Dokumentation ordnungsgemäß organisieren und vor allem zentralisieren. Anwaltskanzleien, die Cloud-Dienste nutzen, waren und sind sicherlich in vielerlei Hinsicht der Zeit voraus. Wenn diese Kanzleien jedoch auch eine Fallverwaltungsplattform nutzen, was bei den meisten der Fall ist, bedeutet dies immer noch, dass Informationen nachverfolgt, abgerufen und oft zwischen mehreren Systemen übertragen werden müssen, was zu Verzögerungen oder Fehlern führt.
Die erste wichtige Best Practice für die Arbeit von zu Hause aus besteht also darin, so viele Daten Ihrer Kanzlei wie möglich zu organisieren und, was noch wichtiger ist, zu zentralisieren. Wahrscheinlich erledigen Sie die meisten Ihrer Fälle bereits in einem Fallverwaltungssystem - wussten Sie, dass die meisten Fallverwaltungsplattformen auch Cloud-Speicher anbieten? INSZoom zum Beispiel bietet Cloud-Speicher für alle Nutzer an und ermöglicht es ihnen, alles zu speichern, von Dokumenten und Informationen des Antragstellers über Fotos von Begünstigten und Unterhaltsberechtigten bis hin zu Akten, Daten und biometrischen Daten.
Das bedeutet, dass Sie, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, was aufgrund von COVID-19 in fast allen Anwaltskanzleien in den USA der gängige Modus Operandi ist, an einem System arbeiten können und nicht versuchen müssen, Unterlagen und Informationen aus unterschiedlichen Quellen wie E-Mails, Dropox/Box.com oder gemeinsam genutzten Ordnern in einem Netzwerk zu finden, zu ziehen und zu übertragen.
Verlagerung der Korrespondenz weg von E-Mails und hin zu Ihrem Kundenportal
Ein weiteres bewährtes Verfahren für neu gegründete Kanzleien ist die Korrespondenz mit dem Mandanten über das Mandantenportal des Fallmanagements, unabhängig davon, ob es sich um einen Firmenkontakt oder eine Einzelperson handelt. Ja, E-Mail ist immer noch eine der beliebtesten Kommunikationsmethoden, und in vielen Fällen gibt es auch Gespräche zwischen Anwalt und Mandant per SMS oder Telefon. Aber kommunizieren Sie so oft wie möglich über das Mandantenportal Ihres Fallmanagements.
In erster Linie können Sie so, ähnlich wie bei der Dokumentenspeicherung, die gesamte Korrespondenz an einem Ort aufbewahren, was in arbeitsreichen, hektischen Zeiten äußerst hilfreich ist. Anwaltskanzleien, die noch nie oder nur selten Fernangestellte hatten, müssen sich nicht abmühen, ihre Ferninfrastruktur einzurichten, während sie gleichzeitig weiter mit ihren Mandanten arbeiten, die wahrscheinlich noch nervöser sind und mehr Fragen haben als je zuvor.
Das macht es schwierig, auf dem Laufenden zu bleiben, und es geht viel Zeit verloren, wenn Sie versuchen, zwischen den Kommunikationskanälen zu jonglieren. Wenn Sie weitgehend oder ausschließlich über Ihr Kundenportal kommunizieren, haben Sie den gesamten Gesprächsverlauf an einem Ort, sodass Sie weniger Zeit damit verbringen müssen, Kundendiskussionen zusammenzufügen, und mehr Zeit damit verbringen können, einen Mehrwert zu bieten.
Zweitens, und in mancher Hinsicht noch wichtiger, sind Kundenportale einfach sicherer. Vor dem Hintergrund der General Data Protection Regulation (GDPR) und des California Consumer Privacy Act (CCPA) gehören E-Mails und andere ungesicherte Kommunikationsformen zu den häufigsten digitalen Kommunikationsformen, die Einwanderungsexperten und ihre Kunden potenziellen Datenschutzverletzungen aussetzen.
Jetzt, wo alle Mitarbeiter einer Anwaltskanzlei aus der Ferne arbeiten, ist es schwieriger als früher, sicherzustellen, dass die Internetverbindungen sicher sind, dass die Geräte ausreichend gesperrt sind usw., was bedeutet, dass mögliche Verstöße theoretisch wahrscheinlicher sind. Die Verwendung eines Kundenportals für die Kommunikation kann daher dazu beitragen, diese Probleme zu lindern, ohne dass Sie sich Gedanken darüber machen müssen, wie und wo Ihre Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten. INSZoom zum Beispiel nimmt GDPR und CCPA sehr ernst, unter anderem durch das Portal Foreign National.
Es liegt also auf der Hand, dass die Organisation von Kanzleidokumenten und -daten sowie der Mandantenkorrespondenz für neu gegründete Kanzleien, die noch dabei sind, ihre "WFH"-Infrastrukturen aufzubauen, wichtig ist.
Aber es gibt noch etwas, was Kanzleien tun können, um ihre Praxis wirklich zu rationalisieren und sich an die "neue Normalität" zu gewöhnen, und das ist die Automatisierung umfangreicher Verwaltungsaufgaben mit Hilfe eines Bots.
Optimieren Sie Ihre neu organisierten Datenaufgaben mit Hilfe eines "Bots", während Sie sich an die Arbeit aus der Ferne gewöhnen
Bots werden beliebter denn je. Fast jede Website hat irgendwo auf dem Bildschirm einen einfachen Chatbot zur Selbsthilfe, der Sie durch die Website führt, und es gibt auch ausgefeiltere Bots, die tatsächlich ein gewisses Maß an substanzieller Hilfe leisten können, z. B. bei der Bekämpfung eines Strafzettels.
Nun, Bots sind auch in der Welt der Einwanderung Realität, denn INSZoom hat den ersten Prozessautomatisierungs-Bot der Einwanderungsbranche, Zoomi, auf den Markt gebracht.
Zoomi ist ein intelligenter Prozessautomatisierungs-Bot für Einwanderungsteams. Als virtueller Assistent kann Zoomi langwierige Verwaltungsprozesse übernehmen, die oft von überlasteten Rechtsanwaltsgehilfen oder juristischen Mitarbeitern erledigt werden, wie z. B. die Aktualisierung eines Falls nach Erhalt einer Empfangsbestätigung per Post. Dies mag zunächst trivial klingen, aber wenn man darüber nachdenkt, nimmt das Empfangen, Scannen und Eingeben von Empfangsbestätigungen in Papierform in Ihre Fallverwaltungsplattform eine Menge Zeit in Anspruch, insbesondere während der H-1B-Saison. Aber es ist eine wichtige Arbeit, die erledigt werden muss und die richtig gemacht werden muss.
Aber mit Zoomi können Sie diese Aufgabe mit garantierter Genauigkeit von einem Bot erledigen lassen, der Ihre Case-Management-Plattform kennt - zumindest, wenn Sie INSZoom verwenden. Das heißt, wenn Sie noch dabei sind, Ihre Kanzlei für die Arbeit aus der Ferne einzurichten, vor allem, wenn Sie ein großes Team haben, können Sie sich darauf konzentrieren, Ihr Team in all die neuen Telekonferenzsysteme, Laptops und Tablets und andere WFH-Lösungen einzuweisen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, während Zoomi nebenbei wichtige, aber zeitaufwändige Fallarbeit erledigt.
Organisieren und automatisieren Sie schließlich!
In diesen unsicheren Zeiten, in denen Anwaltskanzleien entwurzelt und gezwungen sind, vollständig auf Fernarbeit umzusteigen, gibt es einen Silberstreif am Horizont - eine Gelegenheit, wenn auch gezwungenermaßen, die Prozesse in Ihrer Kanzlei zu rationalisieren. Ja, das ist nicht die ideale Situation, aber auf der anderen Seite bietet Remote-Arbeit nicht nur Flexibilität für die Mitarbeiter und ist die Richtung, in die sich die Arbeit ohnehin entwickelt, sondern sie ist auch eine Art Notfallmaßnahme für künftige Notfälle, Katastrophen und andere Szenarien, an die wir nicht gerne denken, für die wir aber dennoch planen sollten.
Wenn Sie also gerade dabei sind, Ihr Unternehmen auf eine vollständige Remote-Praxis umzustellen, denken Sie daran, dass Sie durch Organisation und Zentralisierung eine Menge unnötiger Verwaltungsarbeit einsparen, sie nach Möglichkeit automatisieren und Zeit und Mühe auf die neue Realität von heute umlenken können. Wenn Sie erst einmal so weit sind, sind Sie für alles gerüstet.
Und wenn Sie Fragen dazu haben, wie Sie INSZoom am besten nutzen können, insbesondere in diesen schwierigen Zeiten, wenden Sie sich bitte an Ihren Vertreter oder über die Website des Unternehmens.
Bleiben Sie sicher und denken Sie daran, sich die Hände zu waschen!
