Los bufetes de abogados especializados en inmigración capturan y almacenan una enorme cantidad de datos. Diferentes tipos de datos, almacenados en diferentes lugares y capturados de diferentes maneras: comunicaciones de clientes almacenadas en correos electrónicos, documentos de ciudadanos extranjeros y empresas en carpetas en unidades locales, una nube de gestión de casos o un servicio de terceros como Dropbox o Box.com, notificaciones gubernamentales en papel y otros tipos de carpetas en armarios de oficina y mucho más.
En circunstancias normales, tener toda esta información repartida en varias ubicaciones no es un gran problema. Supongamos que el H-1B de un beneficiario ha sido aprobado: usted escanea su notificación de aprobación y guarda la imagen escaneada en su unidad "G" local, actualiza el caso de ese beneficiario en la plataforma de gestión de casos de su elección, envía una actualización al beneficiario por correo electrónico o mensaje de texto, y da por terminado el día.
Pero hoy las circunstancias distan mucho de ser normales.
Mientras la pandemia de coronavirus sigue congelando la economía estadounidense y ha obligado a casi todo el mundo a trabajar desde casa, los bufetes de abogados se han apresurado a poner en marcha sistemas que les permitan seguir funcionando. Pero la realidad es que uno de los sistemas más eficaces ya está siendo utilizado por la mayoría de los bufetes, aunque no en toda su extensión: la gestión de casos de inmigración.
Porque ahora que los despachos de abogados se están asentando en un entorno de trabajo totalmente remoto, organizar y centralizar sus datos en una plataforma de gestión de casos es la forma más sencilla de avanzar. Estas son las principales formas en las que puedes aprovechar tu plataforma de gestión de casos como tu oficina remota central.
Utiliza tu nube de gestión de casos para almacenar documentos
Los bufetes de abogados trabajan con documentos. Esto era mucho más evidente en la época en que todos los documentos eran en papel y se almacenaban en archivadores, escritorios o, en el caso de grandes volúmenes, unidades de almacenamiento. Hoy en día, aunque el número de documentos puede haber aumentado, muchos de ellos son digitales y, por tanto, se almacenan en las versiones digitales de los archivadores (carpetas de ordenador), escritorios (el escritorio de su ordenador) o unidades de almacenamiento de terceros (almacenamiento basado en la nube).
En otras palabras, aunque hoy en día las empresas tienen mucho menos desorden de papel, probablemente haya tanto o más desorden digital.
Y al igual que en el mundo físico, es importante organizar adecuadamente y, lo que es más importante, centralizar toda la documentación. Los bufetes de abogados que utilizan servicios en la nube estaban y están ciertamente por delante de la curva en muchos aspectos, pero si esos mismos bufetes también utilizan una plataforma de gestión de casos, la mayoría de los cuales lo hacen, todavía significa que la información debe ser rastreada, recuperada y a menudo transferida entre múltiples sistemas, causando retrasos o errores.
Así que la primera buena práctica para trabajar desde casa es organizar y, lo que es más importante, centralizar la mayor cantidad posible de datos de tu bufete. Es probable que ya estés haciendo la mayor parte de tu trabajo en un sistema de gestión de casos, pero ¿sabías que la mayoría de las plataformas de gestión de casos también ofrecen almacenamiento en la nube? INSZoom, por ejemplo, proporciona almacenamiento en la nube a todos sus usuarios, lo que les permite almacenar todo, desde documentos e información del peticionario corporativo hasta fotografías, expedientes, fechas y datos biométricos del beneficiario y del dependiente.
Esto significa que cuando trabajas desde casa, que es el MO (modus operandi) actual de casi todos los bufetes de abogados de EE.UU. debido a COVID-19, puedes trabajar en un sistema y evitar tratar de encontrar, extraer y transferir documentación e información de fuentes dispares como correos electrónicos, Dropox/Box.com o una carpeta compartida en red.
Aleje la correspondencia del correo electrónico y diríjala a su portal de clientes
Otra de las mejores prácticas para los nuevos bufetes de abogados remotos es mantener correspondencia con su cliente a través del portal de clientes de su gestor de casos, ya sea con un contacto corporativo o con un particular. Sí, el correo electrónico sigue siendo uno de los métodos de comunicación más populares y, en muchos casos, también hay conversaciones entre abogado y cliente a través de mensajes de texto o por teléfono. Pero en la medida de lo posible, comunícate a través del portal de clientes de tu gestor de casos Aquí tienes por qué.
En primer lugar, al igual que el almacenamiento de documentos, esto le permite mantener toda la correspondencia en un solo lugar, lo que es extremadamente útil durante los períodos de mucho trabajo y ajetreo. Los bufetes de abogados que nunca o casi nunca han tenido empleados remotos no tienen que esforzarse por configurar su infraestructura remota, mientras siguen trabajando con sus clientes, que probablemente estén más ansiosos y tengan más preguntas que nunca.
Esto hace que sea difícil mantenerse al día y que se pierda mucho tiempo intentando hacer malabarismos entre los canales de comunicación. Si te comunicas en gran medida o exclusivamente a través de tu portal de clientes, tendrás todo el historial de conversaciones en un solo lugar y podrás dedicar menos tiempo a reconstruir las conversaciones con los clientes y más a aportar valor.
En segundo lugar, y en cierto modo más importante, los portales de clientes son simplemente más seguros. Con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) como telón de fondo, el correo electrónico y otras formas de comunicación no seguras son algunas de las formas más comunes de comunicación digital que en realidad exponen a los profesionales de la inmigración, y a sus clientes, a posibles violaciones de la seguridad de los datos.
Ahora que todos los empleados del bufete trabajan a distancia, al menos de momento, es más difícil que antes garantizar que las conexiones a Internet sean seguras, que los dispositivos estén suficientemente bloqueados, etc., lo que significa que las posibles infracciones son teóricamente más probables. Utilizar un portal de clientes para la comunicación, por tanto, puede ayudar a aliviar estos problemas sin preocuparse de cómo y dónde están trabajando sus empleados a distancia. INSZoom, por ejemplo, se toma muy en serio el GDPR y la CCPA, y una de las formas es a través del portal de Extranjero.
Así pues, está claro que organizar los documentos y datos del bufete, así como la correspondencia con los clientes, es importante para los despachos de abogados que acaban de empezar a trabajar en remoto y que aún están trabajando para establecer sus infraestructuras "WFH".
Pero hay algo más que los bufetes de abogados pueden hacer para agilizar realmente su práctica y centrarse en acostumbrarse a la "nueva normalidad", y es automatizar las tareas administrativas de gran volumen con la ayuda de un bot.
Agilice sus tareas de datos recién organizadas con la ayuda de un "bot" mientras se acostumbra a trabajar a distancia.
Los bots son cada vez más populares. Casi todos los sitios web tienen un simple chatbot de autoayuda en algún lugar de la pantalla para ayudar a guiarle a través del sitio web, y existen bots más sofisticados que realmente pueden proporcionar algún nivel de ayuda sustancial como luchar contra una multa de aparcamiento.
Pues bien, los bots también son una realidad en el mundo de la inmigración, porque INSZoom ha lanzado el primer bot de automatización de procesos del sector de la inmigración, Zoomi.
Zoomi es un robot inteligente de automatización de procesos para equipos de inmigración. Como asistente virtual, Zoomi puede encargarse de procesos administrativos tediosos que a menudo son realizados por asistentes legales o auxiliares jurídicos sobrecargados de trabajo, como actualizar un caso después de recibir un aviso de recibo por correo. Esto puede sonar trivial al principio, pero si lo piensa, recibir, escanear e introducir la información de la notificación de recibo en papel en su plataforma de gestión de casos lleva mucho tiempo, especialmente durante la temporada del límite H-1B. Pero es un trabajo importante que hay que hacer y hacerlo bien.
Pero con Zoomi, puede hacerlo por usted con precisión garantizada con un bot que conoce su plataforma de gestión de casos - bueno, eso es si está utilizando INSZoom. Eso significa que si todavía estás en el proceso de configurar tu empresa para el trabajo remoto, especialmente si tienes un equipo grande, puedes centrarte en educar a tu equipo en todos los nuevos sistemas de teleconferencia, ordenadores portátiles y tabletas y otras soluciones WFH para asegurar una transición sin problemas mientras Zoomi hace el trabajo importante pero que consume tiempo.
Al final, ¡organiza y automatiza!
En estos tiempos de incertidumbre, en los que los despachos de abogados se ven desarraigados y obligados a trabajar de forma totalmente remota, hay un resquicio de esperanza: una oportunidad, aunque sea forzada, para racionalizar los procesos de tu bufete. Sí, no es la situación ideal, pero por otro lado, el trabajo remoto no sólo proporciona flexibilidad a los empleados y es hacia donde se dirige el trabajo de todos modos, sino que también es una especie de medida de emergencia para futuras emergencias, desastres y otros escenarios en los que no nos gusta pensar pero que, sin embargo, debemos planificar.
Así que si estás en medio de la preparación de tu empresa para una práctica totalmente remota, recuerda que mediante la organización y la centralización, puedes eliminar una gran cantidad de trabajo administrativo innecesario, automatizarlo cuando sea posible y redirigir el tiempo y el esfuerzo a la nueva realidad de hoy. Una vez configurado, estarás preparado para todo.
Y si tiene alguna pregunta sobre la mejor manera de aprovechar INSZoom, especialmente durante estos tiempos difíciles, por favor póngase en contacto con su representante oa través de la página web de la empresa.
Cuídese y recuerde lavarse las manos.
