根据Forrester的最新研究，56%的企业正在推进业务流程、数据和文档的数字化转型。然而，随着组织日益寻求革新文档存储与处理方式，"文档管理"与"文档自动化"这两个术语之间的混淆现象也日益普遍。
这些术语绝非同义词。它们实际上代表着数字化转型的两个不同阶段：一个阶段改变企业存储文档的方式；另一个阶段则改变企业创建文档的方式。
若贵公司正处于从传统系统和存储流程向数字化转型过渡的阶段，以下是两种流程之间的三大关键差异及其对业务的影响：
- 文档自动化节省时间。虽然将文档管理流程迁移至云端确实能为企业节省时间，但文档自动化对生产力和时间的提升具有立竿见影且显著的效果。文档管理仅能提升文件的检索和访问效率，而文档自动化则能使创建文档的创意过程实现指数级加速与效率提升。例如某政府客户通过HotDocs文档自动化技术，彻底革新了合作协议的创建方式。 原本需数周时间且需与合作伙伴机构进行大量人工协作的流程，如今仅需数日即可完成，每年节省204,000小时。另一家内部法律公司通过文档自动化简化合同撰写流程，使团队每月处理量突破300份合同。
- 文档自动化可降低错误率。文档 管理（或文档存储）能让企业快速整理和调取文件， 但未必能提升文档准确性——文件仍需人工创建，难免出现人为失误。文档自动化则能主动降低企业风险，它将静态的业务关键文档转化为动态模板，便于更新、审核和处理。 事实上，某银行客户通过自动化文档将起草和审核流程从两小时缩短至二十分钟，同时实现零差错率——每年节省数百万美元成本。
- 文档自动化能提升客户体验。在 协助客户时， 您的员工需要快速获取重要文件，而在线文档管理正能满足这一需求。但若要重塑企业服务模式，文档自动化才是真正能深刻改变客户体验的关键环节。例如某内容管理服务商通过文档自动化，大幅缩短了客户协议的起草周期及向潜在客户交付的时间。 另一家公司则通过文档自动化快速生成清晰简洁的文件，使客户更易理解协议条款。
若贵公司希望充分实现数字化转型的价值，切勿将文档管理与文档自动化混为一谈。 您实际上需要两者兼备：文档管理使文件更易获取，文档自动化则赋予文件更强大的功能。将数据迁移至云端仅是获取先进技术红利的开端。最终要 与可信赖的合作伙伴携手，实现文档创建流程自动化，从而融合管理与自动化优势，在 时间效率、精准度及客户服务方面创造价值，最终 达成真正的数字化转型。
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编者按 本文最初发表于 HotDocs.com.2024 年 6 月，Mitratech 收购了高级文档自动化平台 HotDocs。此后，我们对内容进行了更新，以纳入与我们的产品、法规变化和合规性相一致的信息。
