Selon la dernière étude de Forrester, 56 % des entreprises poursuivent la transformation numérique de leurs processus métier, de leurs données et de leurs documents. Mais alors que les organisations cherchent de plus en plus à révolutionner la manière dont elles stockent et traitent les documents, il est de plus en plus fréquent de constater une certaine confusion entre les termes de gestion documentaire et d'automatisation des documents.
Ces termes sont loin d'être identiques. Ils représentent en fait deux phases distinctes de la transformation numérique : l'une transforme la manière dont les entreprises stockent les documents, l'autre transforme la manière dont les entreprises les créent.
Si votre entreprise est en train de passer de systèmes et de processus de stockage hérités à des systèmes transformés numériquement, voici trois différences importantes entre les deux processus et leur impact sur votre entreprise.
- L'automatisation des documents permet de gagner du temps. Si l'intégration de vos processus de gestion documentaire dans le nuage peut certainement faire gagner du temps à votre entreprise, l'automatisation des documents a un impact immédiat et considérable sur la productivité et le temps. La gestion documentaire facilite simplement la recherche et l'accès aux documents. L'automatisation des documents, en revanche, rend le processus créatif d'élaboration des documents exponentiellement plus rapide et plus efficace. Par exemple, un client gouvernemental de HotDocs a utilisé l'automatisation des documents pour transformer sa façon de créer des accords de coopération. Un processus qui prenait auparavant plusieurs semaines et nécessitait une collaboration manuelle importante avec les agences partenaires n'a pris que quelques jours, ce qui a permis d'économiser 204 000 heures par an. Une autre société juridique interne a utilisé l'automatisation des documents pour rationaliser le processus de rédaction des contrats et permettre à son équipe de traiter plus de 300 contrats par mois.
- L'automatisation des documents réduit les erreurs. La gestion ou le stockage de documents permet à votre entreprise d'organiser et d'accéder rapidement aux documents. Mais elle n'a pas nécessairement d'impact sur l'exactitude de ces documents, qui sont toujours créés manuellement, ce qui signifie qu'ils peuvent être la proie d'une erreur humaine. L'automatisation des documents peut activement réduire les risques pour votre entreprise, car il s'agit d'un processus qui prend un document statique, essentiel pour l'entreprise, et le transforme en un modèle dynamique facile à mettre à jour, à réviser et à traiter. En fait, un client du secteur bancaire a utilisé des documents automatisés pour réduire son processus de rédaction et de révision de deux heures à vingt minutes, tout en atteignant une réduction de 100 % des erreurs - ce qui représente une économie de plusieurs millions de dollars par an.
- L'automatisation des documents améliore l'expérience des clients. Lorsqu'ils assistent les clients, vos collaborateurs doivent pouvoir accéder rapidement aux documents importants, et c'est là que la gestion des documents en ligne peut les aider. Par exemple, un fournisseur de gestion de contenu a pu utiliser l'automatisation des documents pour réduire le temps nécessaire à la rédaction des contrats clients et à leur transmission aux clients potentiels. Une autre entreprise a utilisé l'automatisation des documents pour générer rapidement une documentation claire et concise qui permet aux clients de comprendre plus facilement leurs accords.
Si votre entreprise veut tirer le meilleur parti de ses efforts de transformation numérique, ne confondez pas la gestion documentaire et l'automatisation des documents. En fait, vous avez besoin des deux : la gestion des documents pour rendre vos fichiers plus accessibles et l'automatisation des documents pour les rendre plus performants. Le transfert de vos données dans le nuage n'est que la première étape de l'accès aux avantages offerts par les technologies de pointe. La dernière étape consiste à travailler avec un partenaire de confiance pour automatiser votre processus de création de documents et profiter des avantages en termes de temps, de précision et de service à la clientèle qui combinent la gestion et l'automatisation pour offrir une véritable transformation numérique.
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Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
