Laut der neuesten Studie von Forrester streben 56 Prozent der Unternehmen eine digitale Transformation ihrer Geschäftsprozesse, Daten und Dokumente an. Da Unternehmen jedoch zunehmend danach streben, die Speicherung und Verarbeitung von Dokumenten zu revolutionieren, kommt es immer häufiger zu einer Verwechslung der Begriffe Dokumentenmanagement und Dokumentenautomatisierung.
Diese Begriffe sind bei weitem nicht gleichbedeutend. Sie stehen vielmehr für zwei unterschiedliche Phasen der digitalen Transformation: Die eine verändert die Art und Weise, wie Unternehmen Dokumente speichern, die andere die Art und Weise, wie Unternehmen sie erstellen.
Wenn Ihr Unternehmen dabei ist, von Altsystemen und Speicherprozessen auf digital transformierte Prozesse umzusteigen, finden Sie hier drei wichtige Unterschiede zwischen den beiden Prozessen und wie sie sich auf Ihr Unternehmen auswirken.
- Dokumentenautomatisierung spart Zeit. Wenn Sie Ihre Dokumentenmanagement-Prozesse in die Cloud verlagern, kann Ihr Unternehmen zwar Zeit sparen, aber die Automatisierung von Dokumenten hat unmittelbare und dramatische Auswirkungen auf Produktivität und Zeit. Die Dokumentenverwaltung macht Dokumente einfach leichter auffindbar und zugänglich. Die Dokumentenautomatisierung hingegen macht den kreativen Prozess der Dokumentenerstellung exponentiell schneller und effizienter. Ein Beispiel: Ein HotDocs-Kunde aus der öffentlichen Verwaltung nutzte die Dokumentenautomatisierung, um die Art und Weise der Erstellung von Kooperationsvereinbarungen zu verändern. Ein Prozess, der früher mehrere Wochen dauerte und einen erheblichen Anteil an manueller Zusammenarbeit mit Partnerbehörden erforderte, dauerte plötzlich nur noch Tage, wodurch 204.000 Stunden pro Jahr eingespart wurden. Ein anderes internes Rechtsunternehmen nutzte die Dokumentenautomatisierung, um den Prozess der Vertragserstellung zu rationalisieren und seinem Team die Bearbeitung von mehr als 300 Verträgen pro Monat zu ermöglichen.
- Die Automatisierung von Dokumenten reduziert Fehler. Die Dokumentenverwaltung bzw. -ablage ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Dokumente zu organisieren und schnell darauf zuzugreifen. Dies hat jedoch nicht unbedingt Auswirkungen auf die Genauigkeit dieser Dokumente. Die Automatisierung von Dokumenten kann das Risiko für Ihr Unternehmen aktiv verringern, da es sich um einen Prozess handelt, der aus einem statischen, geschäftskritischen Dokument eine dynamische Vorlage macht, die einfach zu aktualisieren, zu überprüfen und zu verarbeiten ist. Ein Bankkunde hat mit Hilfe automatisierter Dokumente den Entwurfs- und Überprüfungsprozess von zwei Stunden auf zwanzig Minuten verkürzt und dabei eine 100-prozentige Fehlerreduzierung erreicht - das spart jährlich Millionen von Dollar.
- Die Automatisierung von Dokumenten verbessert das Kundenerlebnis. Bei der Kundenbetreuung müssen Ihre Mitarbeiter schnell auf wichtige Dokumente zugreifen können, und dabei kann die Online-Dokumentenverwaltung helfen. Wenn es jedoch darum geht, die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen seine Kunden bedient, neu zu erfinden, ist die Dokumentenautomatisierung der Prozess, der einen großen Einfluss auf die Kundenerfahrung haben wird. Ein Content-Management-Anbieter konnte beispielsweise mithilfe der Dokumentenautomatisierung die Zeit reduzieren, die für die Erstellung von Kundenverträgen und deren Übermittlung an potenzielle Kunden benötigt wird. Ein anderes Unternehmen nutzte die Dokumentenautomatisierung, um schnell klare und präzise Dokumente zu erstellen, die es den Kunden erleichtern, ihre Verträge zu verstehen.
Wenn Ihr Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus seinen Bemühungen um die digitale Transformation ziehen möchte, sollten Sie Dokumentenmanagement nicht mit Dokumentenautomatisierung verwechseln. Eigentlich brauchen Sie beides: Dokumentenmanagement, um Ihre Dateien besser zugänglich zu machen, und Dokumentenautomatisierung, um sie leistungsfähiger zu machen. Die Übertragung Ihrer Daten in die Cloud ist nur der erste Schritt, um die Vorteile der fortschrittlichen Technologie zu nutzen. Der letzte Schritt ist die Zusammenarbeit mit einem vertrauenswürdigen Partner, um Ihren Dokumentenerstellungsprozess zu automatisieren und die Zeit-, Genauigkeits- und Kundendienstvorteile zu nutzen, die sich aus der Kombination von Verwaltung und Automatisierung ergeben, um eine echte digitale Transformation zu erreichen.
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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
