Para el éxito de las operaciones jurídicas en 2019, ¡cebe la bomba!

2019 puede pasar a la historia como el Año de las Operaciones Jurídicas, ya que los departamentos jurídicos de las empresas recurren a ellas cada vez en mayor número. Pero, ¿cómo pueden estar seguros de implementar unas Operaciones Jurídicas eficaces y eficientes?

Un signo de este movimiento ha sido la crecimiento casi exponencial en los últimos años de la Consorcio de Operaciones Jurídicas Corporativas (CLOC).  Fundada en EE.UU., ahora se ha expandido al extranjero con Instituto CLOC conferencias en el Reino Unido y Australia. La organización y sus miembros poseen el espíritu pionero y la energía innovadora típicos de quienes se dan cuenta de que están ayudando a impulsar un cambio significativo en su sector.

Una respuesta a las nuevas presiones

Este crecimiento es, por supuesto, el resultado de cómo las empresas y los equipos jurídicos se enfrentan a un aumento de las obligaciones legales y reglamentarias complejas y que se solapan, a las complejidades globales de la expansión a nuevas regiones (aunque solo sea a través del comercio electrónico) y a otras exigencias que suponen más trabajo y responsabilidad para el personal jurídico interno. Pero también se les pide que controlen los costes y aumenten la productividad.

Por lo tanto, en un entorno en el que los departamentos jurídicos se enfrentan al reto de "hacer más con menos", el único camino real hacia el éxito es contar con los procesos y la tecnología adecuados para optimizar el rendimiento de las operaciones jurídicas e impulsar el retorno de la inversión. Esto libera al personal jurídico para centrarse en aquello por lo que realmente se les paga: el trabajo jurídico.

A medida que las empresas crecen, muchos equipos jurídicos se ven sometidos a una presión cada vez mayor para controlar el gasto y mantener la calidad del trabajo, ganar visibilidad en todo el departamento jurídico y obtener más trabajo de alto valor de sus abogados.

Pero si espera hacerlo con los métodos, procesos y herramientas de ayer... Entonces lo primero que tiene que hacer es desengañarse de la idea de que va a maximizar el valor de sus operaciones jurídicas, porque las ha encadenado desde el principio.

Para preparar a un equipo de Operaciones Legales para el éxito en 2019, hay diez áreas "imprescindibles" en las que debe iniciar las mejores prácticas y utilizar las herramientas más actualizadas, incluida la tecnología legal:

• Gestión de asuntos
• Gestión de gastos
• Gestión de contratos
• Gestión de contenidos
• Automatización del flujo de trabajo
• Informes y análisis
• Principales integraciones
• Colaboración y atención al cliente
• Seguridad
• Un historial de proveedores probado

Para ilustrarlo, veamos un par de ellas, detalladas en nuestro reciente ebook sobre el tema.

¿Es imprescindible? Gestión de contenidos

Como bien saben los abogados, cada asunto jurídico tiene mucho contenido. Cada detalle es importante y cada pieza de cada asunto debe documentarse cuidadosamente. Muchos departamentos jurídicos de empresas y grandes bufetes se benefician desde hace tiempo de sistemas centralizados de intercambio de archivos y gestión de documentos.

Los equipos jurídicos más pequeños se han enfrentado a mayores barreras para la adopción de la tecnología, pero independientemente de su tamaño, prácticamente todas las operaciones jurídicas tienen que lidiar con contenidos que se almacenan en unidades extraíbles, se envían a múltiples destinatarios como archivos adjuntos de correo electrónico o se pierden en el desierto digital.

Tenga en cuenta que el contenido no se limita a documentos de Word o PDF. Puede incluir correos electrónicos, metadatos, datos que rodean a los documentos, imágenes, vídeos, registros, etc. Intentar mantener el control sobre todo este contenido en todas sus variedades sin un único lugar donde ponerlo todo ha sido una auténtica pesadilla en todo el mundo jurídico. Aquí es donde la gestión de contenidos se convierte en una adición fundamental a su pila de gestión jurídica.

¿Cómo es una buena solución de gestión de contenidos?

En pocas palabras, la gestión de contenidos es el proceso de recopilación, recuperación, entrega, gobierno y gestión general de cualquier tipo de información en cualquier formato. Y es importante gestionar los contenidos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su almacenamiento hasta su eliminación. La gestión eficaz de contenidos incluye:

• Almacenamiento y seguimiento centralizados de expedientes e información sobre asuntos y casos.
• Capacidad inmediata para asociar documentos a asuntos individuales o tipos de asuntos.
• Estrictas medidas de seguridad; sólo las personas adecuadas con los permisos adecuados deben tener acceso para ver, acceder o copiar determinados documentos.
• Búsqueda de texto completo para localizar y recuperar contenidos fácilmente.
• Control de versiones para que sólo vea la versión correcta en el momento adecuado.
• Compatibilidad con todo tipo de documentos, incluidos los de vídeo y audio.
• Posibilidad de almacenar plantillas de formularios, cartas e informes estándar.
• Poder en manos de los usuarios: los usuarios individuales deben poder personalizar todo lo que rodea a sus datos.
• La posibilidad de combinar por correo nombres y direcciones en formularios, cartas y notificaciones estándar.
• La posibilidad de empaquetar fácilmente varios documentos relacionados con un asunto o una factura.

¿Otro elemento imprescindible? Integraciones clave

Seamos sinceros. Lo más probable es que no quiera perder el tiempo buscando en varios sistemas dónde están almacenados los documentos y registros necesarios para un mismo asunto.

Incluso si adoptas una plataforma o sistema de gestión jurídica para gestionar otras demandas de operaciones jurídicas, como la gestión de asuntos y contratos, la gobernanza de procesos, la gestión de gastos, etc., debes asegurarte de que se integra perfectamente con los demás sistemas en los que más confías. Si todo está integrado de forma segura en su LMS, los usuarios pueden tener una única vista desde un único inicio de sesión, con todo lo que necesitan para hacer su trabajo en un único lugar.

Estos son sólo algunos ejemplos de los programas con los que su sistema de gestión jurídica debería integrarse absolutamente si desea optimizar las operaciones jurídicas:

Cuentas por pagar

Envíe automáticamente las facturas a estos sistemas basándose en el flujo de trabajo preestablecido y las reglas de enrutamiento. Aunque la facturación electrónica es fantástica, si no se vincula a cuentas por pagar, alguien tendrá que pagar la factura por separado y actualizar manualmente el estado en el sistema. Esta integración automatiza lo que de otro modo sería un proceso manual que llevaría mucho tiempo.

Microsoft Office

La integración con Outlook, Excel, Powerpoint, Word, etc., ayuda al equipo jurídico a colaborar mejor tanto dentro de su departamento como con la organización en general. Con esta integración, no hay necesidad de almacenar correos electrónicos y otros archivos por separado, puede arrastrarlos directamente a su gestión de asuntos. Captura automáticamente los metadatos, el texto y los archivos adjuntos con un solo arrastrar y soltar. Una vez más, esto te permite tenerlo todo en el mismo sitio. Tampoco deberías tener que preocuparte por el control de versiones, ya que la integración debería mantener una pista de auditoría completa de todo tu contenido.

Gestión de documentos

Dependiendo de con quién trabajes, distintos abogados pueden utilizar diferentes sistemas de gestión de documentos para redactar y crear nuevos contratos, redactar anexos y cláusulas, o realizar cambios en un borrador original. Aunque no quieras limitar tu capacidad de colaborar con otros abogados, al final resulta incómodo almacenar documentos en distintos sistemas. Lo ideal sería tenerlos todos en el mismo sitio, con su asunto jurídico asociado.

¿La forma más sencilla de hacerlo, sin una revisión informática masiva? Simplemente conecte su sistema de gestión de documentos a través de una integración API. De este modo, puedes buscar fácilmente desde tu única fuente todo lo relacionado con la legislación, y automáticamente se extraerá de cualquier sistema de gestión de documentos que estés utilizando.