Für den Erfolg der Rechtsabteilung im Jahr 2019 müssen Sie die Pumpe anwerfen!

2019 könnte als das Jahr der Legal Operations in die Geschichte eingehen, da sich die Rechtsabteilungen von Unternehmen immer häufiger diesem Thema zuwenden. Aber wie können sie sicher sein, dass sie effektive und effiziente Legal Ops implementieren?

Ein Zeichen für diese Bewegung ist die nahezu exponentielles Wachstum in den letzten Jahren der Corporate Legal Operations Consortium (CLOC).  Das Unternehmen wurde in den USA gegründet und expandiert nun nach Übersee mit CLOC-Institut Konferenzen im Vereinigten Königreich und Australien. Die Organisation und ihre Mitglieder verfügen über die Art von Pioniergeist und innovativer Energie, die man typischerweise bei denjenigen findet, die sich bewusst sind, dass sie dazu beitragen, bedeutende Veränderungen in ihrer Branche voranzutreiben.

Eine Antwort auf den neuen Druck

Dieses Wachstum ist natürlich darauf zurückzuführen, dass Unternehmen und Rechtsteams mit immer komplexeren und sich überschneidenden rechtlichen und behördlichen Verpflichtungen konfrontiert sind, mit der globalen Komplexität der Expansion in neue Regionen (und sei es nur über den elektronischen Handel) und mit anderen Anforderungen, die zu mehr Arbeit und Verantwortung für die Mitarbeiter der Rechtsabteilung führen. Aber sie sind auch angehalten, die Kosten zu kontrollieren und die Produktivität zu steigern.

In einem Umfeld, in dem Rechtsabteilungen gefordert sind, "mit weniger mehr zu erreichen", besteht der einzige Weg zum Erfolg darin, die richtigen Prozesse und Technologien einzusetzen, um die Leistung der Rechtsabteilung zu optimieren und den ROI zu steigern. So können sich die Mitarbeiter der Rechtsabteilung auf das konzentrieren, wofür sie eigentlich bezahlt werden - die Arbeit der Rechtsabteilung.

Im Zuge des Unternehmenswachstums stehen viele Rechtsteams unter wachsendem Druck, die Ausgaben zu kontrollieren und die Qualität der Arbeit aufrechtzuerhalten, einen Überblick über die gesamte Rechtsabteilung zu gewinnen und mehr hochwertige Arbeit von ihren Anwälten zu erhalten.

Aber wenn Sie erwarten, dass Sie dies mit den Methoden, Prozessen und Instrumenten von gestern erreichen? Dann müssen Sie sich als Erstes von der Vorstellung verabschieden, dass Sie den Wert Ihrer Rechtsabteilung maximieren werden, weil Sie sie von Anfang an gefesselt haben.

Um ein Legal-Operations-Team für den Erfolg im Jahr 2019 zu rüsten, gibt es zehn "Muss"-Bereiche, in denen es Best Practices einführen und die aktuellsten Tools, einschließlich Legal Tech, nutzen sollte:

• Matter Management
• Ausgabenmanagement
• Vertragsmanagement
• Verwaltung von Inhalten
• Automatisierung von Arbeitsabläufen
• Berichterstattung und Analytik
• Wichtige Integrationen
• Kollaborative Partnerschaften und Kundenbetreuung
• Sicherheit
• Eine bewährte Erfolgsbilanz des Anbieters

Zur Veranschaulichung wollen wir uns einige davon ansehen, wie in unserem kürzlich erschienenen Ebook zu diesem Thema beschrieben.

Ein Must-have? Inhaltsmanagement

Wie Anwälte sehr gut wissen, ist jede Rechtsangelegenheit sehr inhaltsreich. Jedes Detail ist wichtig und jeder Teil jeder Angelegenheit muss sorgfältig dokumentiert werden. Viele Rechtsabteilungen von Unternehmen und Großkanzleien profitieren seit langem von zentralisierten Dateifreigabe- und Dokumentenmanagementsystemen.

Kleinere Rechtsteams sind mit höheren Hürden bei der Einführung von Technologien konfrontiert, aber unabhängig von ihrer Größe haben praktisch alle Rechtsteams damit zu kämpfen, dass Inhalte auf Wechsellaufwerken gespeichert werden, als E-Mail-Anhänge an mehrere Empfänger gesendet werden oder anderweitig in der digitalen Wildnis verloren gehen.

Denken Sie daran, dass Inhalt mehr bedeutet als nur Word-Dokumente oder PDFs. Sie können auch E-Mails, Metadaten, Daten zu Dokumenten, Bildern, Videos, Aufzeichnungen usw. umfassen. Der Versuch, die Kontrolle über all diese Inhalte in all ihren Varianten zu behalten, ohne dass es einen einzigen Ort gibt, an dem alles abgelegt wird, ist in der Welt des Rechts ein absoluter Alptraum. An dieser Stelle wird das Inhaltsmanagement zu einer entscheidenden Ergänzung Ihres juristischen Verwaltungssystems.

Wie sieht eine gute Content-Management-Lösung aus?

Vereinfacht ausgedrückt, ist Content Management der Prozess für die Sammlung, den Abruf, die Bereitstellung, die Verwaltung und das allgemeine Management von Informationen jeglicher Art und in jedem Format. Und es ist wichtig, Inhalte über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten, von der Speicherung bis zur Löschung. Effektives Content Management umfasst:

• Zentralisierte Speicherung und Nachverfolgung von Akten, Sach- und Fallinformationen.
• Die Möglichkeit, Dokumente mit einzelnen Vorgängen oder Vorgangsarten zu verknüpfen, ist sofort verfügbar.
• Strenge Sicherheitsmaßnahmen; nur die richtigen Personen mit den richtigen Berechtigungen sollten Zugang zur Ansicht, zum Zugriff oder zum Kopieren bestimmter Dokumente haben.
• Volltextsuche zum einfachen Auffinden und Abrufen von Inhalten.
• Versionskontrolle, damit Sie nur die richtige Version zur richtigen Zeit sehen.
• Unterstützung für alle Dokumenttypen, einschließlich Video und Audio.
• Die Möglichkeit, Vorlagen für Standardformulare, Briefe und Berichte zu speichern.
• Macht in den Händen der Nutzer: Die einzelnen Nutzer sollten in der Lage sein, alles rund um ihre Daten selbst zu gestalten.
• Die Möglichkeit, Namen und Adressen in Standardformulare, -briefe und -mitteilungen einzubinden.
• Die Möglichkeit, verschiedene Dokumente im Zusammenhang mit einer Angelegenheit oder Rechnung einfach zu verpacken.

Ein weiteres Must-have? Wichtige Integrationen

Seien wir ehrlich. Wahrscheinlich wollen Sie keine Zeit damit verschwenden, sich durch mehrere Systeme zu wühlen, um herauszufinden, wo verschiedene Dokumente und Unterlagen gespeichert sind, die für dieselbe Angelegenheit benötigt werden.

Selbst wenn Sie eine Plattform oder ein System für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten einsetzen, um andere Anforderungen der Rechtsabteilung zu erfüllen, wie z. B. die Verwaltung von Angelegenheiten und Verträgen, die Steuerung von Prozessen, die Verwaltung von Ausgaben usw., müssen Sie sicherstellen, dass die Plattform oder das System sauber mit den anderen Systemen integriert ist, auf die Sie sich am meisten verlassen. Wenn alles sicher in Ihr LMS integriert ist, können die Benutzer mit einer einzigen Anmeldung alles, was sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen, an einem einzigen Ort einsehen.

Hier sind nur einige Beispiele für Programme, mit denen Ihr Rechtsverwaltungssystem unbedingt integriert werden sollte, wenn Sie Ihre Rechtsabteilung optimieren wollen:

Kreditorenbuchhaltung

Senden Sie Rechnungen automatisch an diese Systeme auf der Grundlage von voreingestellten Workflow- und Routing-Regeln. Die elektronische Rechnungsstellung ist zwar großartig, aber ohne die Verknüpfung mit der Kreditorenbuchhaltung muss jemand die Rechnung immer noch separat bezahlen und den Status im System manuell aktualisieren. Diese Integration automatisiert, was sonst ein zeitaufwändiger manueller Prozess sein könnte.

Microsoft Büro

Die Integration mit Outlook, Excel, Powerpoint, Word usw. hilft dem Rechtsteam, sowohl innerhalb der eigenen Abteilung als auch mit dem gesamten Unternehmen besser zusammenzuarbeiten. Dank dieser Integration müssen Sie E-Mails und andere Dateien nicht mehr separat speichern, sondern können sie direkt in Ihre Vorgangsverwaltung ziehen. Die Metadaten, der Text und die Anhänge werden mit einem einzigen Drag-and-Drop-Vorgang automatisch erfasst. So haben Sie auch hier alles an einem Ort. Auch über die Versionskontrolle müssen Sie sich keine Gedanken machen, da die Integration einen vollständigen Prüfpfad für alle Ihre Inhalte bietet.

Verwaltung von Dokumenten

Je nachdem, mit wem Sie zusammenarbeiten, können verschiedene Anwälte unterschiedliche Dokumentenverwaltungssysteme verwenden, um neue Verträge zu schreiben und zu erstellen, Nachträge und Klauseln zu verfassen oder andere Änderungen an einem ursprünglichen Entwurf vorzunehmen. Auch wenn Sie die Zusammenarbeit mit anderen Anwälten nicht einschränken wollen, ist es doch unpraktisch, Dokumente in verschiedenen Systemen zu speichern. Idealerweise sollten sie alle an einem Ort sein, zusammen mit der zugehörigen Rechtsangelegenheit.

Der einfachste Weg, dies zu tun, ohne eine massive IT-Überholung? Binden Sie einfach Ihr Dokumentenverwaltungssystem über eine API-Integration ein. Auf diese Weise können Sie ganz einfach von Ihrer einzigen Quelle aus nach rechtlichen Informationen suchen, die automatisch aus allen von Ihnen verwendeten Dokumentenverwaltungssystemen abgerufen werden.