Según un informe del bufete de abogados escocés Brodies, la decisión del Reino Unido de abandonar la Unión Europea podría tener un efecto perjudicial en muchos de los contratos que los bancos y otras grandes organizaciones tienen en vigor para respaldar sus relaciones comerciales. Esto se aplica no solo a los contratos con organizaciones de la UE, sino también a los contratos con otras organizaciones dentro del Reino Unido.
Brodies menciona que el impacto del Brexit en los contratos depende del tipo de contrato y de la organización. Sin embargo, es probable que los documentos que cumplen con la legislación y la normativa actuales de la UE se vean afectados. También pueden surgir problemas comerciales para la cadena de suministro cuando los proveedores se encuentran en otros Estados miembros de la UE o en países en los que la pérdida de los acuerdos de libre comercio garantizados a través de la UE pueda tener un impacto.
La indecisión en torno al Brexit continuará mientras el Reino Unido negocia su salida de la UE. Sabemos que el panorama contractual podría cambiar, pero no sabemos en qué medida ni cuándo. Los dos años que establece el artículo 50 pueden parecer mucho tiempo para preparar su negocio, pero con miles de documentos que revisar, ese tiempo pasará muy rápido.
A continuación se ofrecen algunos consejos para ayudarle a prepararse para los próximos cambios.
Identificar y localizar todas las plantillas de documentos que corren riesgo debido al Brexit.
La creación, gestión y control de documentos es un reto en el mejor de los casos, pero con la llegada del Brexit es más importante que nunca. Para ello, será necesario recopilar todas las plantillas de documentos y consultar con las partes interesadas para asegurarse de que se dispone de la versión más actualizada de cada uno de los documentos de la organización.
Con HotDocs, sus plantillas de documentos se almacenan en HotDocs Hub. Ofrecemos formación completa sobre cómo utilizar HotDocs Hub, pero también sobre cómo gestionar eficazmente sus plantillas. Esto significa que siempre podrá localizar sus documentos rápidamente y realizar cambios con facilidad.
Revise sus documentos e identifique las secciones que pueden verse afectadas por el Brexit.
Ahora que ya ha organizado sus documentos, seleccione los contratos que probablemente se vean más afectados por los cambios normativos. Priorice los documentos de alto riesgo y comience a identificar los elementos de cada documento que deberán modificarse. Tenga en cuenta los siguientes elementos:
- Cláusulas que pueden requerir actualización
- Rescisión del contrato
- Fuerza mayor
- Conformidad
- Control de cambios
- Restricciones territoriales
- Cambio Adverso Significativo (MAC)
Con HotDocs, puede dividir los elementos recurrentes de un contrato en variables intercambiables. Así, si el Brexit afecta a algún elemento, solo tiene que cambiar esa variable utilizando la herramienta de creación de plantillas HotDocs. Rápido y sencillo.
Considere los siguientes pasos para los documentos afectados mediante el desarrollo de una estrategia para mitigar el impacto.
Prepare sus contratos comerciales revisando sus actividades empresariales para comprender cómo les afectan el Brexit y las posibles estructuras comerciales futuras entre el Reino Unido y la UE. Es posible que desee:
- Sometan a pruebas de resistencia los contratos existentes para comprender cómo se abordan los impactos relacionados con el Brexit y determinar su nivel actual de riesgo ante el Brexit.
- Considerar cómo los contratos actuales y futuros podrían proteger mejor contra esos riesgos.
- Revisar los contratos existentes
- Busque asesoramiento estratégico para gestionar los contratos existentes y las estrategias de mitigación.
- Considera qué contratos deberán reescribirse teniendo en cuenta el Brexit.
Para empezar a automatizar documentos, primero hay que transformarlos en plantillas dinámicas. A menos que los documentos existentes estén en perfectas condiciones, esto puede llevar un poco de tiempo y, aunque el retorno de esta inversión de tiempo es casi inmediato, programar el tiempo necesario para verificar la exactitud de los documentos y la cobertura legal antes de crear las plantillas puede ser un reto para las empresas muy ocupadas.
Las organizaciones podrían considerar el Brexit como una oportunidad para implementar una tecnología de automatización de documentos como HotDocs, ya que, de todos modos, se dedicará tiempo a reescribir documentos. Entonces, ¿por qué no implementar un sistema que le permita recuperar ese tiempo, al tiempo que mejora enormemente la forma en que se producen los documentos para siempre?
Otros aspectos a tener en cuenta al revisar sus documentos
- Analizar los contratos e identificar los términos que podrían quedar invalidados tras el Brexit.
- Revise cualquier precio con documentos que puedan no incluir aranceles, cuotas u otras barreras.
- Revisar los contratos basados actualmente en la libre circulación de mercancías y personas en la UE.
- Considerar el impacto de las perturbaciones del mercado y las fluctuaciones monetarias.
El uso de HotDocs ahorra tiempo, reduce costes y mejora la experiencia del cliente. Pero con el Brexit a la vuelta de la esquina, HotDocs ofrece la ventaja más valiosa de todas: flexibilidad.
Con HotDocs, puede realizar cambios fácilmente y el software se integra con los sistemas empresariales existentes, lo que permite a las empresas reaccionar ante cualquier cambio a medida que se produce.
Si la documentación de su empresa se enfrenta a cambios a raíz del Brexit, póngase en contacto con nosotros para saber cómo podemos ayudarle. Para obtener más información sobre cómo HotDocs puede transformar la forma en que produce documentos, programe una demostración de 30 minutos.
Fuentes de información:
http://www.brodies.com/sites/default/files/commercial_contracts_and_brexit.pdf
http://www.nortonrosefulbright.com/files/impact-of-a-brexit-on-contracts-137551.pdf
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
