Su nuevo empleado ni siquiera ha iniciado sesión en su correo electrónico y ya está dudando de su papel. Ese es el peligro de una experiencia de incorporación desorganizada o impersonal.
Por otra parte, una experiencia bien estructurada puede aumentar la satisfacción en el trabajo, mejorar el rendimiento y aumentar la retención de los empleados. Muchas empresas creen que cuentan con un plan de incorporación sólido: el papeleo, el programa de orientación y la agenda de la primera semana ya están planificados. Pero, ¿hay lagunas que no ve? ¿Hay lagunas que están minando silenciosamente sus esfuerzos y costándole valiosos talentos?
Reunimos a algunas de las mejores mentes en Interact y debatimos este tema en nuestra sesión "De la incorporación al éxito continuo". Ha llegado el momento de revisar esas ideas, analizar detenidamente el proceso de incorporación actual e identificar las áreas que necesitan mejoras. Exploremos algunas de las lagunas más comunes, y más perjudiciales, en la experiencia de incorporación.
El agujero negro previo al embarque: donde se crean (o se rompen) las primeras impresiones
El periodo que transcurre entre la aceptación de la oferta por parte de un candidato y su fecha oficial de incorporación es una de las fases más delicadas del proceso de contratación.
Esto es lo que llamamos "pre-internado", y es donde muchas empresas se equivocan. Su nuevo empleado ha tomado una decisión importante en su vida. Ha renunciado a su puesto anterior y está lleno de una mezcla de emoción y ansiedad. Esta es su oportunidad de oro para validar su elección y crear impulso.
Con demasiada frecuencia, la fase previa al embarque se convierte en un agujero negro de silencio, una oportunidad perdida salpicada únicamente por el papeleo ocasional.
Brecha 1: Papeleo engorroso y manual
Piense en las primeras tareas administrativas que envía a su nuevo empleado. Para las organizaciones con sede en EE.UU., esto incluye el formulario I-9.
¿Es este proceso una experiencia digital fluida? ¿O les envía un PDF para que lo impriman, lo rellenen a mano y lo lleven consigo el primer día? Puede parecer un detalle sin importancia, pero dice mucho de su organización. Un proceso manual basado en papel en un mundo digital puede indicar inmediatamente que los sistemas de su empresa están anticuados y son ineficaces.
Esto es más que un inconveniente, es un riesgo de cumplimiento. Los procesos manuales I-9 son propensos a errores y omisiones, lo que puede dar lugar a importantes multas y dolores de cabeza de auditoría en el futuro.
Brecha 2: La lucha por la investigación de antecedentes
En un mundo ideal, el proceso de investigación de antecedentes se completa sin problemas y de forma transparente antes del primer día de trabajo del nuevo empleado. En realidad, suele ser una experiencia inconexa y estresante. Los retrasos, la mala comunicación y la falta de transparencia pueden crear una ansiedad innecesaria en el candidato. Cuando no saben a qué atenerse en el proceso, su confianza puede flaquear.
Además, cuando las comprobaciones de antecedentes no se completan antes del primer día, se corre el riesgo de que empiece a trabajar alguien que no está autorizado, lo que crea una importante responsabilidad para la organización. Esta confusión de última hora pone a Recursos Humanos, al responsable de contratación y al nuevo empleado en una situación incómoda y poco profesional.
Brecha 3: El jefe de contratación no preparado
El responsable de contratación es posiblemente la persona más importante en el proceso de incorporación de un nuevo empleado. Sin embargo, con demasiada frecuencia, no está preparado o se desentiende del proceso. Puede que no hayan elaborado un plan claro para la primera semana, comunicado la llegada del nuevo empleado al equipo o preparado el equipo y el acceso necesarios.
Cuando un recién contratado se presenta ante un jefe que no está preparado, envía un mensaje claro: "No eres una prioridad". Esto puede ser increíblemente desmotivador y puede establecer un tono negativo para toda la relación laboral.
Brecha 4: Falta de conexión con el liderazgo
¿Incluye su proceso de incorporación algún tipo de interacción con la dirección de la empresa?
Para muchos recién contratados, el equipo directivo es un concepto lejano y abstracto. Crear oportunidades para que los nuevos empleados conecten con los líderes, aunque sea para una breve bienvenida o una sesión informal de preguntas y respuestas, puede tener un profundo impacto. Les ayuda a comprender la visión y los valores de la empresa desde arriba hacia abajo y les hace sentirse parte del conjunto.
Brecha 5: El precipicio posterior al embarque
Muchos programas de incorporación tienen un principio claro, pero no un final claro. Tras el aluvión inicial de actividad, a menudo se abandona a los nuevos empleados a su suerte. Este "precipicio posterior a la incorporación" puede provocar desinterés y una sensación de estar a la deriva.
Sin un plan estructurado de desarrollo continuo y feedback periódico, es difícil que los nuevos empleados sepan si van por buen camino. Se trata de un periodo crítico en el que, según nuestro estudio, el 33 % de los nuevos empleados empiezan a buscar activamente un nuevo puesto debido a una mala experiencia de incorporación.
Es hora de colmar las lagunas
Su proceso de incorporación es un reflejo directo de la marca y los valores de su empresa. Cada laguna, cada ineficacia y cada interacción impersonal envían un mensaje a los nuevos empleados. La pregunta es, ¿es el correcto?
Si adopta una visión holística del proceso de incorporación, desde la fase previa a la incorporación hasta el desarrollo continuo, y aprovecha la tecnología adecuada para automatizar, agilizar y conectar, podrá cerrar las brechas y crear una experiencia que no sólo retenga a los mejores talentos, sino que también les permita prosperar.
¿Por dónde empezar? No tiene por qué arreglarlo todo a la vez
Leer sobre todas estas posibles deficiencias puede resultar abrumador. La buena noticia es que no es necesario modificar todo el proceso de incorporación de la noche a la mañana para lograr un impacto significativo.
Un cambio significativo suele comenzar con una única mejora específica. La clave está en identificar el área que proporcionará el mayor rendimiento a su esfuerzo.
Pero, ¿cuál es el mejor punto de partida? Hágase a sí mismo y a su equipo estas preguntas para identificar los puntos débiles más significativos de su proceso actual:
- La prueba de la tecnología:
- Si un recién contratado realiza su papeleo en un smartphone, ¿la experiencia es fluida o frustrante?
- ¿Cuánto tiempo dedica su equipo de RR.HH. a realizar un seguimiento manual de los I-9 o del estado de las comprobaciones de antecedentes?
- ¿Dispone de una visión clara y en tiempo real de la situación de cada nuevo empleado en el proceso de preincorporación?
- Comprobación de la temperatura del gestor:
- ¿Con qué regularidad se preparan los responsables de contratación para el primer día de un nuevo empleado?
- ¿Disponen los directivos de una lista de comprobación clara y repetible de las tareas que deben realizar antes de la llegada de un nuevo empleado?
- ¿Cómo valoran los nuevos empleados la implicación de su jefe en las primeras semanas?
- Auditoría de conexión y comunicación:
- ¿Cuáles son los comentarios más frecuentes que recibe de los recién contratados a los 30, 60 y 90 días?
- ¿Cuánto tiempo suele tardar un recién contratado en sentir que forma parte de su equipo?
- ¿Existen oportunidades formales o informales para que los nuevos empleados se relacionen con personas ajenas a su equipo inmediato, incluida la dirección?
Las respuestas a estas preguntas pondrán de manifiesto las lagunas más importantes de su proceso de incorporación.
Cerrar las brechas en la incorporación, de principio a fin, con las soluciones de Mitratech
Cada laguna en el proceso de incorporación, ya sea un papeleo engorroso, una comunicación deficiente o la falta de conexión humana, envía un mensaje a los nuevos empleados. La tecnología adecuada puede garantizar que sea el correcto.
Por este motivo, el paquete de soluciones de RRHH de Mitratech se ha diseñado específicamente para cerrar estas brechas y crear una experiencia de incorporación conectada, conforme a las normas y centrada en las personas.
He aquí cómo.
- Precontratación sin fisuras
Digitalice el papeleo y elimine riesgos desde el primer día.
Nuestras galardonadassoluciones para el cumplimiento de la normativa I-9 y la comprobación exhaustiva de antecedentes facilitan la cumplimentación de todos los requisitos previos a la contratación, de forma segura y remota. Las nuevas contrataciones disfrutan de una experiencia móvil, mientras que los equipos de RR.HH. obtienen una visibilidad completa y confianza en el cumplimiento. - Directivos capacitados, equipos preparados
Haga que cada primera impresión cuente.
Mitratech automatiza los recordatorios a los gerentes, las listas de verificación de tareas y los avisos de configuración del espacio de trabajo, asegurando que los gerentes de contratación estén listos y comprometidos desde el primer día. Esto crea responsabilidad y elimina la confusión de última hora. - Cultura y liderazgo conectados
Ayude a los nuevos empleados a sentirse como en casa, más rápido.
Estructure planes de incorporación que incluyan presentaciones de liderazgo, emparejamientos de mentores y puntos de contacto interfuncionales utilizando nuestras herramientas de gestión del rendimiento y el aprendizaje. Esa conexión temprana con los valores y las personas de la empresa fomenta el compromiso a largo plazo. - De la incorporación al éxito continuo
Convierta las primeras semanas en las primeras victorias.
La plataforma de RRHH de Mitratech soporta planes de desarrollo estructurados, rutas de aprendizaje personalizadas y ciclos de retroalimentación continua. Puede supervisar el progreso de los nuevos empleados, detectar los riesgos de fuga y capacitar a los empleados desde el primer día hasta el primer año y más allá.
Tanto si se trata de agilizar el proceso de preembarque con una mejor tecnología como de dotar a los directivos de mejores herramientas y procesos, empezar por un elemento puede crear un efecto dominó de cambio positivo en toda la experiencia del empleado.
