7 fuentes de despilfarro en operaciones jurídicas (que los procesos Lean pueden solucionar)

Incluso en circunstancias normales, el departamento de Operaciones Jurídicas está sometido a la presión de encontrar formas más eficientes de hacer negocios para los departamentos jurídicos internos. Los trastornos causados por la pandemia de COVID-19 han puesto de manifiesto esta necesidad de forma aún más cruda.

En primera parte de esta serie, exploramos por qué las prácticas Lean Six Sigma son relevantes para las operaciones jurídicas y los pasos fundamentales para aplicarlas. En esta ocasión, nos centraremos un poco más en los detalles y revelaremos siete áreas en las que pueden producirse despilfarros e ineficiencias dentro de un departamento jurídico. ¿El objetivo? Ayudarle a crear y perfeccionar una visión de sus propios sistemas finales óptimos y de alta eficiencia.

Como en todas las entradas de esta serie, nos basamos en el trabajo de Brian McGovern, Master Black Belt en Lean Six Sigma, y de nuestro propio Director General de Workflow Solutions en Mitratech.

Como él señalaría... Cuando contemplamos el "despilfarro", es importante entender que no lo estamos definiendo desde nuestro propio punto de vista. Al contrario:

El pensamiento Lean define el despilfarro desde la perspectiva del cliente.

¿Qué significa esto? Que estamos eliminando residuos para mejorar el producto final que recibe el cliente:

• Aportar valor desde el punto de vista del cliente
• Reducción de la duración total del ciclo
• Reducción de costes (para ellos)
• Mejora del flujo y la eficacia de los procesos

Encuentro (y superación) con TIM WOOD

TIM WOOD es un acrónimo mnemotécnico, aunque si este "Tim Wood" fuera una persona real, estamos bastante seguros de que se parecería mucho al tipo de la izquierda. Esa persona que probablemente hayas conocido y que tiene una verdadera inclinación a dejar que el dinero, el tiempo y las oportunidades se le escapen de las manos sin ni siquiera darse cuenta.

Y nos gustaría añadir que todos los Tim Woods que hemos conocido no se ajustan en absoluto a esta descripción.

Entonces... ¿qué significa TIM WOOD?

Inventario

Se refiere a cualquier trabajo en curso o proceso que exceda de lo necesario para producir trabajo para el cliente. Los ejemplos de operaciones jurídicas en este caso consisten en atrasos, solicitudes pendientes, transacciones en cola, llamadas en espera, realización de copias innecesarias, compra excesiva de suministros, papeleo a la espera de ser procesado y archivado, o correos electrónicos inactivos en la bandeja de entrada.

Movimiento

El movimiento innecesario de los trabajadores es una forma de despilfarro; en las operaciones jurídicas, esto puede incluir caminar para entregar papeleo, perder tiempo buscando la información necesaria, hacer clic en varias pantallas para llegar a la que se necesita, hacer varios viajes para hacer el mismo trabajo, buscar archivos que se encuentran en algún lugar en los datos o el almacenamiento físico, o el cambio entre dominios o unidades informáticas.

En espera

Cualquier retraso entre el final de un paso/actividad del proceso y el inicio del siguiente paso/actividad. Ejemplos de operaciones legales: Cuando un proceso se detiene porque el papeleo necesita múltiples aprobaciones/firmas, o cuando cualquier tarea, documento o participante del proceso está esperando en una cola para ser procesado, o cuando el trabajo se detiene porque la información necesaria o una decisión no está disponible.

Sobreproducción

Cuando la producción de servicios o productos va más allá de lo necesario para su uso inmediato. Ejemplos en operaciones jurídicas Cada vez que se hace más de lo que es realmente necesario, como elaborar demasiados informes, realizar demasiadas revisiones, requerir demasiadas aprobaciones, procesar elementos antes de que exista una necesidad real o tomar decisiones demasiado pronto en un proceso cuando aún no son necesarias y pueden requerir cambios de dirección o reelaboraciones posteriores.

Procesamiento excesivo

Añadir más valor a un servicio o producto del que los clientes desean o están dispuestos a pagar; en el ámbito de las operaciones jurídicas, esto ocurre cuando los formularios exigen que el usuario facilite información redundante o innecesaria, o se estipulan múltiples firmas/aprobaciones cuando son innecesarias, cuando hay que volver a introducir datos o contenidos, o cuando se duplican tareas o se producen variaciones del mismo proceso en distintos equipos, unidades o departamentos.

Defectos

Cualquier aspecto del producto o servicio que no se ajuste a las necesidades del cliente. Los ejemplos de Legal Ops incluyen errores, que el trabajo no cumpla los requisitos, que falte información y la necesidad de corregir errores. ¿Los resultados de este tipo de defectos? La necesidad de reelaborar y corregir contenidos, volver a introducir datos, corregir erratas, localizar e incluir información que falta, así como reuniones improductivas y retrasos en los procesos que se ven obstaculizados por estos errores.

Entender el despilfarro de Legal Ops es el primer paso

Entender dónde pueden producirse desperdicios en sus procesos de Operaciones Jurídicas y realizar incluso pequeñas modificaciones puede dar lugar a mejoras significativas. Como dijimos en el primer post, es fundamental ver los procesos desde una perspectiva integral, en la que se analiza cada paso para ver si añade valor para el cliente.

En nuestro próximo artículo, analizaremos cómo evitar los errores humanos en los procesos de operaciones jurídicas y cómo evitarlos en la medida de lo posible.