Incluso en circunstancias normales, el departamento jurídico se ve presionado para encontrar formas más eficientes de trabajar. Los trastornos causados por la pandemia de COVID-19 han puesto aún más de relieve esa necesidad.
En primera parte de esta serie, exploramos por qué las prácticas Lean Six Sigma son relevantes para las operaciones legales y cuáles son los pasos fundamentales para aplicarlas. En esta ocasión, profundizaremos un poco más y revelaremos siete áreas en las que pueden producirse desperdicios e ineficiencias dentro de un departamento legal. ¿El objetivo? Ayudarle a crear y perfeccionar una visión para sus propios sistemas finales óptimos y de alta eficiencia.
Al igual que todas las publicaciones de esta serie, nos basamos en el trabajo de Brian McGovern, cinturón negro maestro en Lean Six Sigma y nuestro propio director general de Soluciones de Flujo de Trabajo en Mitratech.
¿Como él señalaría? Cuando contemplamos el «desperdicio», es importante comprender que no lo estamos definiendo desde nuestro propio punto de vista. En cambio:
El pensamiento Lean define el desperdicio desde la perspectiva del cliente.
¿Qué significa eso? Que estamos eliminando residuos para mejorar el producto que recibe su cliente, lo que se desglosa de la siguiente manera:
- Aportar valor desde el punto de vista del cliente
- Reducción del tiempo total del ciclo
- Reducción de costes (para ellos)
- Mejorar el flujo y la eficiencia de los procesos.
Encuentro (y superación) TIM WOOD
TIM WOOD es un acrónimo mnemotécnico, aunque si este «Tim Wood» fuera una persona real, estamos bastante seguros de que se parecería mucho al tipo de la izquierda. Esa persona que probablemente conozcas y que tiene una verdadera inclinación por dejar escapar el dinero, el tiempo y las oportunidades sin siquiera darse cuenta.
Y nos gustaría añadir aquí la aclaración de que todos los Tim Woods que hemos conocido no encajan en absoluto en esta descripción.
Entonces... ¿qué significa TIM WOOD?
Transporte/Traslado
En este caso, nos referimos a cualquier movimiento innecesario de materiales, productos o información. Algunos ejemplos de esto en las operaciones jurídicas serían el envío de un documento para aprobaciones y trámites no esenciales, el uso de papel en lugar de la transferencia electrónica de datos, el intercambio de información por teléfono o correo electrónico, o simplemente un flujo de documentos deficiente en general.
Más allá del desperdicio que esto supone, existe el riesgo y la exposición que pueden generar los procesos de manejo de documentos descuidados, especialmente cuando se trata de cuestiones relacionadas con la confidencialidad de los clientes.
Inventario
Esto se refiere a cualquier trabajo en curso o proceso que exceda lo que se requiere para producir trabajo para el cliente. Los ejemplos de operaciones legales aquí consisten en atrasos, solicitudes pendientes, transacciones en cola, llamadas en espera, copias innecesarias, compra excesiva de suministros, papeleo pendiente de procesar y archivar, o correos electrónicos sin procesar en la bandeja de entrada.
Moción
El movimiento innecesario de los trabajadores es una forma de desperdicio; en Legal Ops, esto puede incluir caminar para entregar documentos, dedicar tiempo a buscar la información necesaria, hacer clic en varias pantallas para llegar a la que se necesita, hacer varios viajes para realizar el mismo trabajo, buscar archivos que se encuentran en algún lugar en datos o almacenamiento físico, o al cambiar entre dominios o unidades informáticas.
Esperando
Cualquier retraso entre el final de un paso/actividad del proceso y el inicio del siguiente paso/actividad. Ejemplos de operaciones legales: cuando un proceso se detiene porque el papeleo requiere múltiples aprobaciones/firmas, o cuando cualquier tarea, documento o participante en el proceso está esperando en una cola para ser procesado, o cuando el trabajo se detiene porque no se dispone de la información necesaria o de una decisión.
Sobreproducción
Cuando la producción de servicios o productos supera lo necesario para su uso inmediato. ¿Ejemplos en operaciones jurídicas? Siempre que se haga más de lo realmente necesario, como elaborar demasiados informes, realizar demasiadas revisiones, exigir demasiadas aprobaciones, procesar elementos antes de que exista una necesidad real o tomar decisiones demasiado pronto en un proceso, cuando aún no son necesarias y pueden requerir cambios de dirección o reelaboraciones posteriores.
Procesamiento excesivo
Añadir más valor a un servicio o producto del que los clientes desean o están dispuestos a pagar; en operaciones jurídicas, esto ocurre cuando los formularios exigen al usuario que proporcione información redundante o innecesaria, o cuando se estipulan múltiples firmas/aprobaciones que no son necesarias, cuando hay que volver a introducir datos o contenidos, o cuando se producen duplicaciones de tareas o variaciones en el mismo proceso entre diferentes equipos, unidades o departamentos.
Defectos
Cualquier aspecto del producto o servicio que no se ajuste a las necesidades del cliente. Algunos ejemplos de operaciones legales son los errores, el trabajo que no cumple los requisitos, la información que falta y la necesidad de corregir errores. ¿Cuáles son las consecuencias de este tipo de defectos? La necesidad de reelaborar y corregir el contenido, volver a introducir datos, corregir errores tipográficos, localizar e incluir la información que falta, así como reuniones improductivas y procesos retrasados que se ven obstaculizados por estos errores.
Comprender el desperdicio en las operaciones legales es el primer paso.
Comprender dónde pueden producirse desperdicios en sus procesos de operaciones legales y realizar incluso pequeñas modificaciones puede dar lugar a mejoras significativas. Como dijimos en la primera publicación, es fundamental ver sus procesos desde una perspectiva integral, en la que se analiza cada paso para ver si aporta valor al cliente.
En nuestra próxima publicación, analizaremos cómo evitar los errores humanos en los procesos de operaciones legales y cómo prevenirlos en la medida de lo posible.
Seminario web bajo demanda: Las 5 mejores formas de preparar su tecnología jurídica para el futuro
¿Cuáles son las mejores estrategias para preservar su inversión en tecnología jurídica ante cualquier eventualidad? Descúbralo en este seminario web bajo demanda con la participación de los mejores expertos.
