![Afrontar el reto de mantener el cumplimiento de las políticas de RRHH [Recapitulación del seminario web].](data:image/svg+xml;nitro-empty-id=MTY4OToxMDc2-1;base64,PHN2ZyB2aWV3Qm94PSIwIDAgMTQ0MCA0NTAiIHdpZHRoPSIxNDQwIiBoZWlnaHQ9IjQ1MCIgeG1sbnM9Imh0dHA6Ly93d3cudzMub3JnLzIwMDAvc3ZnIj48L3N2Zz4=)
Mitratech y Clear Law Institute se reunieron en un panel de expertos para desvelar cómo las empresas de hoy en día pueden ir un paso por delante de las cambiantes políticas reguladoras y de RRHH.
Empleadores y profesionales de RR.HH. y Cumplimiento Normativo de todos los sectores asistieron el mes pasado a un seminario web en directo con Mitratech y Clear Law Institute en el que se detallaron los cambios recientes en las leyes federales y estatales que podrían afectar a las políticas. El 17 de noviembre, el miembro de Mitratech Henry UmneyDirector General de GRC Strategy, estuvo acompañado por Michael JohnsonCEO de Clear Law Institute, para conversar sobre cómo mantener el cumplimiento de la normativa y avanzar al mismo tiempo hacia una mayor eficiencia en los procesos. Este blog cubrirá las principales conclusiones de su discusión, y usted también puede escuchar la grabación completa aquí.
Mantener al día las políticas de RRHH
Según Michael Johnson, del Clear Law Institute, lo primero que hay que hacer cuando se trata de cumplir la legislación es averiguar dónde viven y trabajan realmente sus empleados. Es un error común pensar que sólo hay que cumplir la legislación del estado donde se tiene la sede. La verdad es que hay que cumplir la ley en el lugar donde se encuentran todos los empleados y estar al tanto de todos los cambios políticos en las áreas pertinentes. A continuación, Michael desglosa los seis pasos para mantenerse al día en la gestión de las políticas de RR.HH:
- Identifique todas las políticas requeridas en los estados donde tiene empleados (¡No se olvide de los empleados remotos!)
- Redactar políticas, asegurándose de que el lenguaje de las políticas es conforme.
- Supervisar la legislación en todos los estados para detectar cambios legales
- Realice los cambios necesarios en sus políticas a medida que cambia la legislación
- Proporcionar políticas en el momento de la contratación y asegurarse de que los empleados las aceptan
- Exigir la certificación anual de los empleados
"Se puede dedicar mucho tiempo a redactar una política para que luego cambie. Por eso es fundamental establecer un sistema que garantice el seguimiento de los cambios de política en todos los estados en los que haya empleados. Una buena práctica consiste en entregar un manual a los empleados y hacer que lo reciban anualmente". - Michael Johnson, director general de Clear Law Institute
Actualizaciones recientes de la política de recursos humanos a nivel estatal y federal
Es un reto para los empresarios no sólo mantener las políticas actualizadas, sino también asegurarse de que las políticas, tal como están redactadas, incluyen todo el contenido requerido, que puede variar según el estado.
"Algunos estados tienen requisitos normativos muy específicos. Y si acabas en medio de un pleito, lo primero que van a mirar es si tienes todos los requisitos y recomendaciones de contenido." - Michael Johnson, director general de Clear Law Institute
Algunos ejemplos de políticas de RRHH exigidas a nivel federal y estatal incluyen:
- Acoso sexual y políticas de EEO (características protegidas)
- Alojamientos
- Salarios y horarios (incluidas las horas extraordinarias y las pausas para comer y descansar)
Por ejemplo, Nueva York ha revelado recientemente la existencia de una nueva línea de atención telefónica sobre acoso sexual en el lugar de trabajo de apoyo y orientación, un cambio que obligará a los empresarios a actualizar sus políticas para incluir ese recurso. Washington, DC, por su parte, aprobó recientemente una actualización de la política que afecta sólo a los empleados que reciben propinas. que sólo afecta a los empleados que reciben propinas.
Otro gran tema de conversación es la legislación sobre permisos. Los empresarios deben ser conscientes de los matices de los permisos exigidos en cada estado, incluidos los detalles relacionados con las vacaciones o la baja por enfermedad. Por ejemplo, existen nuevas leyes de duelo en Illinois y Washington para cubrir los casos de pérdida de un hijo y el permiso parental. Otros casos a tener en cuenta son:
- Baja médica y familiar y FMLA remunerada por el Estado
- Vacaciones y baja por enfermedad
- Vacaciones de los funcionarios electorales
- Permiso por violencia doméstica
- Permiso por servicio de víctimas y testigos de delitos
- Permiso para prestar servicio como jurado
- Permiso parental
- Baja como donante de órganos, médula ósea y sangre
- Permiso para actividades escolares
- Permiso militar
- Permiso voluntario de funcionario y de interviniente en emergencias
Tecnología para impulsar la eficiencia y el cumplimiento en los procesos de RRHH
Entonces, ¿cómo supervisan y gestionan las organizaciones actuales las actualizaciones de sus políticas? Según nuestra encuesta en directo:
- El 60% de los asistentes sigue utilizando procesos manuales
- El 15% ha implantado la automatización
Se espera que aumente el número de empresas que aprovechan la tecnología para gestionar las actualizaciones de las políticas, especialmente ante el trabajo remoto e híbrido.
Como explican Michael y Henry, hacer llegar la información a las personas adecuadas en el momento oportuno es sólo la mitad de la batalla. La otra mitad es asegurarse de que se puede comprobar si un empleado entiende el cambio de política y mantener un rastro completo y accesible de la información sobre la política. La tecnología puede ayudar, ya que permite centralizar todas las políticas de la empresa y la información de RRHH, almacenar todas las políticas y comunicarlas a escala de toda la organización para su comprobación instantánea.
Algunas de las principales ventajas de aprovechar la tecnología para ello son:
- Mitigar el riesgo operativo: reducir el número y el coste de los incidentes de incumplimiento de la normativa.
- Aumento de la resistencia de la empresa: añada agilidad, flexibilidad y precisión a la gestión de políticas
- Reducción de costes - una mayor visibilidad dará lugar a revelaciones más proactivas de infracciones de las políticas, lo que le permitirá clasificar y responder a esos incidentes incidentes para reducir el coste del incumplimiento y proteger la la reputación de la marca y los ingresos
- Aumente la eficiencia: elimine la revisión manual, la aprobación y la atestación en torno a políticas y documentos a lo largo de su ciclo de vida
Gestión de políticas de RRHH - de principio a fin - con PolicyHub y Clear Law Institute
Garantizar que las políticas de RRHH están actualizadas y que el manual del empleado está al día y cumple la normativa supone un reto importante para muchas organizaciones.
Para ayudar, Clear Law Institute y Mitratech's PolicyHub se han asociado para proporcionar un servicio que simplifique las considerables complejidades de la gestión y comunicación de las políticas y procedimientos de RRHH. A través de nuestra asociación, Clear Law Institute y Mitratech proporcionarán un servicio integral en el que los profesionales de RRHH y Compliance podrán externalizar todos sus procesos de políticas y manuales, desde la creación hasta la entrega.
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